06.05.2025 - 3 Anpassung der Wertgrenzen für Direktaufträge be...

Herr Emmerich teilt dem Ausschuss mit, dass aus Sicht der Rechnungsprüfung die Notwendigkeit geteilt werde, die Wertgrenzen aufgrund der notwendigen Beschleunigung der Vergabeverfahren anzupassen. In der Regel dauern normale Verhandlungsvergaben mit oder ohne Teilnehmerwettbewerb insgesamt 2-3 Monate. Herr Emmerich macht zusätzlich sehr deutlich, dass die gesetzliche Aufgabe der Vergabeprüfung durch den §104 Gemeindeordnung (GO) weiterhin bei der Rechnungsprüfung verbleibe und dies an der Hauptaufgabe nichts verändere, auch wenn andere möglichen gesetzlichen Abschaffungen der UVgO oder VOB A vorgenommen werden sollten. Die Aufgabe der Stichprobenkontrolle oder der Risikoeinschätzung bei Vergabeprüfungen sei dadurch nicht betroffen.

 

Herr Emmerich ergänzt, dass die Anpassung der Wertgrenzen auf 25.000 € auch Risiken seitens der Verwaltung mit sich bringe. Zudem berichtet Herr Emmerich, dass das vergaberechtliche Wissen und die Handhabung der Direktaufträge noch nicht in allen Bereichen der Verwaltung vorhanden sei. Weitere Herausforderungen bestehen in den dezentralen Beauftragungen seitens der Dienststellen hinsichtlich der zunehmenden Schwierigkeit Rahmenverträge zu definieren. Gleiches gilt für potentielle preisliche Risiken, da unterhalb der vorgesehenen Grenze von 25.000 Euro, die vertraglichen Konditionen nicht mehr zentral zusammenlaufen.  Diese Risiken seien mit der Verwaltungsleitung besprochen worden.

 

Entsprechende Maßnahmen seien bereits vorgesehen und werden in Rahmen von Schulungen durch FB 60 in Form von Moodle (online) oder in Präsenz angeboten. Herr Emmerich teilt weiterhin mit, dass es eine weitere Maßnahme sei in Vergabevermerken, die weiterhin zu erstellen seien, die Unterschrift des nächsthöheren Vorgesetzten aufgenommen werde, sodass ein Vier-Augen-Prinzip gewährleistet sei.

 

 

Als weitere Maßnahme sei vorgesehen, Vergaben ab einer Wertgrenze von 15.000 € netto mit vorhandener Dokumentation (Angebote und Vergabevermerk etc.) im Nachhinein dem RPA zur Verfügung zu stellen. Somit könne das RPA weiterhin im Nachgang Stichprobenkontrollen ab 15.000 € durchführen.

 

Ergänzend teilt Herr Emmerich folgende Daten mit. Von rund 1000 Vergaben aus dem letzten Jahr sind ca. 350 Vergaben nach UVgO und VOB unter 25.000 Euro. Dies habe ein finanzielles Volumen von ca. 5,2 Mio.€.

 

Bei der Grenze zwischen 15.000 € und 25.000 € sei dies ein Volumen von rund 3,5 Mio.€ und bei den Grenzen zwischen 5.000 € bis 15.000 € sei es ein Volumen von rund 1.7 Mio.€. Schlussfolgernd mache dies ein Betrag von 3% bis 4% des gesamtstädtischen Investitionsvolumens aus.

 

Frau Begolli (Die Linke) stimmt Herrn Emmerich zu und weist darauf hin, dass die Fraktion „Die Linke“ ebenfalls die Notwendigkeit sehe, die Vergabeverfahren zu beschleunigen und bedankt sich bei allen Fraktion für das auf den Weg bringen eines ergänzenden Antrages zur Beschlussänderung.

 

Des Weiteren hat Frau Begolli (Die Linke) die Bitte, zukünftig eine ähnliche Dokumentation wie bei Anwalts- oder Ingenieurleistungen dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Verfügung zu stellen, um die Transparenz der zukünftigen Vergaben mit Anpassung der Wertgrenzen zu gewährleisten und gleichzeitig festzustellen, ob eine notwendige Streuung erfolge. Dies sei eine Maßnahme durch die eventuelle Unregelmäßigkeiten erkannt werden können.

 

Herr Haase (SPD) sei es wichtig, dass bei den Stichproben die technische und die kaufmännisch-rechtliche Seite im Rahmen der Beauftragung aber auch die Thematik der Terminsicherungsmaßnahmen zu berücksichtigen seien.

 

Herr Schmitz (SPD) bittet ebenfalls um die Erstellung eines Merkblattes seitens der Beschaffungsstelle, das Aufschluss darüber geben solle, welche Gegenstände zentral beschafft werden.

 

Herr Pilgram (Grüne) stimmt den Vorredner*innen zu und erwähnt, dass der Beschlussvorschlag die Thematik noch ausführlicher beschreibe und dem Rat vorzulegen sei.

 

Frau Moselage (FDP) stimmt Herrn Emmerich zu und hat die Bitte, das Bestreben der Kontrolle nicht aus dem Auge zu verlieren. Sie betone ebenfalls, dass eine kritische Betrachtung der Thematik und Kontrolle nichts mit Misstrauen zu tun habe und dass es sehr wichtig sei, nach einem Jahr eine Evaluierung zu starten.

 

Herr Wagner (Ausschussvorsitzender, Die Zukunft / Volt Aachen) weist darauf hin, dass bereits im Vorfeld der Wunsch geäußert wurde, dem Rat eine Empfehlung zum Beschluss der Rechnungsprüfungsordnung und der Dienstanweisung der Rechnungsprüfung auszusprechen. Insofern würde er gerne den Beschluss ergänzen.

 

Frau Grehling betont, dass es bei der vorliegenden Thematik wichtig sei, sich auf die gegebenen Handlungsspielräume innerhalb der neu gesetzten Grenzen zu beziehen. Hier werde man weniger mit der Thematik der Vertragsstrafen als mit Themen der Ordnungsmäßigkeit und Dokumentation konfrontiert. Wenn es im zukünftigen Vergabeverfahren zu Komplikationen komme, würde eine zeitnahe Information erscheinen und nicht erst bei der Evaluierung nach einem Jahr.

 

Zudem greift Frau Grehling den Hinweis von Frau Begolli (Die Linke) zu Fortbildungen und praktiziertem 4-Augen-Prinzip auf und weist darauf hin, dass von den Mitarbeitenden nichts anderes erwartet werde als das, was ohnehin geregelt sein. Hierbei ginge es nicht um eine Stelleneinsparung durch reduzierte Bearbeitungen bei der Beschaffungsstelle auf der einen Seite noch um einen Stellenausweiterungsbedarf durch Schulungen auf der anderen Seite.

 

Frau Grehling erläutert schlussendlich, dass die Frage der Liste in der Umfänglichkeit in Zukunft zu berücksichtigen sei. Dazu wäre es hilfreich, wenn zukünftig im Intranet für die Mitarbeitenden hinterlegt sei, welche Rahmenverträge bereits vorhanden sind. Sie betont, dass eine Evaluierung nach einem Jahr völlig klar sei, aber stellte die Frage an die Fraktionen, ob eine zusätzliche und gesonderte Auflistung neben der ohnehin bestehenden Infoliste notwendig sei.  

 

Herr Emmerich teilt mit, dass geprüft werde, wie die Auflistung der Vergaben für den Rechnungsprüfungsausschuss zukünftig mit vertretbarem Aufwand möglich sei. Des Weiteren erläutert Herr Emmerich die weitere Vorgehensweise mit der Tischvorlage zur Beschlussänderung. Der Beschluss sei im Anschluss als Tischvorlage für den Rat abzuändern und zusammenzufassen. Zusätzlich nimmt Herr Emmerich die Formulierung aus der vorgelegten Beschlussergänzung auf und schlägt vor, dass die entsprechende Mail der Dienststellen mit den notwendigen Unterlagen (Vergabevermerk, Angebote etc.) analog zum Fraktionsinfo von FB 01 bzw. den Dienststellen versendet wird.

 

 

Geänderter Beschlussentwurf als Tischvorlage:

 

Ö 3 – Anpassung der Wertgrenzen für Direktaufträge bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen

 

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung darüber hinaus Vergaben im Bereich von 15.000€ - 25.000€ den Fraktionen zur Kenntnis vorzulegen. Nach einem Jahr soll eine Evaluierung erfolgen.

 

Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Vorgehensweise der Verwaltung zur Kenntnis und stimmt den geänderten Beschlussentwurf einstimmig zu.  Er empfiehlt dem Rat die geänderte Rechnungsprüfungsordnung und die Dienstanweisung der Rechnungsprüfung entsprechend zu beschließen.