28.11.2007 - 5 Kasseneinnahmereste / offene Posten – aktueller...

Als Gäste zu diesem Tagesordnungspunkt begrüßt Herr Schäfer Frau Kleinholz vom Fachbereich Personal und Organisation und Frau Drews vom Fachbereich Kinder und Jugend.

 

An der Diskussion beteiligen sich seitens der Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses die Herren Königs, Rau, Pabst, Schäfer und Schmitz sowie seitens der Verwaltung die Damen Grehling, Drews und Kober und Herr Plaum.

 

Herr Königs geht auf den Bereich Unterhaltsvorschuss und die hier bestehenden hohen offenen Posten ein. Die Gründe, die zu der Situation geführt haben und die im Fazit des Berichtes auf Seite 9 beschrieben werden, sind zwar nachvollziehbar, können aber im Ergebnis nicht zufrieden stellen. Nicht zuletzt auch wegen des Bemühens um einen Haushaltsausgleich muss dringend etwas geschehen. Daher reicht es nicht aus, den Sachstandsbericht zur Kenntnis zu nehmen.

 

Er beantragt daher eine umfängliche Beschlusserweiterung. Die von ihm vorgetragene Formulierung führt zu einer Diskussion. Herr Rau zeigt sich von dem Wunsch der CDU nach einer derart komplexen Beschlusserweiterung überrascht und hätte sich hierfür eine Tischvorlage gewünscht.

Herr Pabst schließt sich diesem Votum an, möchte sich jedoch dem Inhalt der von Herrn Königs erbetenen Beschlusserweiterung anschließen. Alle sind sich darin einig, dass etwas Wirkungsvolles geschehen muss, weil die Thematik nicht zum ersten Mal diskutiert wird. Es soll eine Empfehlung an die Verwaltung (VV) bzw. den Personal- und Verwaltungsausschuss ausgesprochen werden. Es muss zu einer deutlichen Verbesserung in diesem Bereich kommen.

Frau Grehling weist darauf hin, dass der Personal- und Verwaltungsausschuss zu beteiligen wäre, wenn es um externe Einstellungen geht. Die Verwaltung selbst ist zuständig, wenn es um reine Umstrukturierungsmaßnahmen geht (z.B. Personalverschiebung von FB X nach FB Y).

Herr Schäfer hält es nicht für machbar, durch reine Umstrukturierungsmaßnahmen den Arbeitsstau in den Griff zu bekommen.

Frau Grehling stellt fest, dass die Verwaltung der erste Ansprechpartner ist, wenn es darum geht,

1.       den Abbau der bestehenden Rückstände zu organisieren und

2.       dauerhafte Stellenbesetzung  vorzunehmen.

 

Herr Schäfer richtet die Frage an Frau Drews, ob vom Fachbereich Jugend angesichts der enormen Rückstände keine Hilfeschreie Richtung Verwaltung herausgegangen sind.

Frau Drews antwortet, dass die Mitteilungen seitens Ihres Fachbereiches an die Verwaltung ganz klar waren. Es gab und gibt viele persönliche Krankheitssituationen (vom Burnout bis hin zum Versterben von Mitarbeitern). Trotz intensiver, enger und guter Zusammenarbeit mit FB 11, ist es bisher nicht gelungen, adäquates Personal zur Verstärkung des Bereiches heranzuziehen. Das wird von Frau Kleinholz bestätigt. Frau Drews hat eine Arbeitsgruppe bestimmt, die Maßnahmen zur Verbesserung festlegen soll. Der Fachbereich Rechnungsprüfung sagte seineUnterstützung zu, weil erst wenn der Rückstau beseitigt ist, wieder eine ordnungsgemäße Sachbearbeitung stattfinden kann.

Frau Grehling führt hierzu aus, dass FB 51 bereits eine Menge unternommen hat, um die Situation wieder in den Griff zu bekommen. So sind inzwischen die Sollstellungen grundsätzlich gemacht worden. Der Bereich müsse aber auch eine Chance bekommen, wieder „auf die Füße zu kommen“. Deshalb sollen bis März die geeigneten Maßnahmen ergriffen werden.

Frau Kober weist darauf hin, dass die Prüfer/innen des Fachbereiches Rechnungsprüfung bei ihren Prüfungen schon immer auch das Thema Sollstellungen im Auge behalten und entsprechend auf die Fachbereiche eingewirkt haben und einwirkten, wenn hier Mängel in der Bearbeitung festgestellt werden. Das Problem speziell im UVG-Bereich,  besteht darin, dass die Rückstände aufgrund der hohen Fallzahl nicht bearbeitet werden können und hierdurch auch die notwendigen Sollstellungen unterbleiben.

 

Die Beschlusserweiterung wird daraufhin wie folgt formuliert:

Die Verwaltung wird beauftragt, unter Beteiligung des Personal- und Verwaltungsausschusses, dafür Sorge zu tragen, dass durch organisatorische und personelle Maßnahmen, ggf. durch befristete Einstellungen, sichergestellt wird, dass zeitnah eine deutliche Verbesserung der Sachbearbeitung im Fachbereich 51 eintritt. Ziel dieser Maßnahmen soll sein, die bestehenden Rückstände abzubauen und die damit einhergehenden offenen Posten deutlich zu reduzieren. Dem Rechnungsprüfungsausschuss ist bis Mitte 2008 ein Bericht vorzulegen, aus dem hervorgeht, welche Maßnahmen ergriffen und mit welchem Erfolg sie umgesetzt wurden.

 

Da im Bericht über die offenen Posten auch das Forderungsmanagement angesprochen ist, richtet Herr Schäfer die Frage an Frau Grehling wie es damit steht. Diese geht auf die Unterschiedlichkeit der Situationen für Einnahmen ein. Bei dem Aufbau eines Forderungsmanagements geht es darum, für alle Fachbereiche einheitliche Richtlinien zu erarbeiten. Diese Richtlinien sollen auch eine Niederschlagungsmöglichkeit vorsehen.

Frau Kober fügt den Erläuterungen von Frau Grehling hinzu, dass das Verfolgen von Forderungen dem Grunde nach nichts Neues ist, aber der Aufbau eines zentralen oder vernetzten Forderungsmanagements für alle Forderungsbereiche Sinn macht.

Herr Schmitz spricht sich dafür aus, ein entsprechendes Forderungsmanagement auf den Weg zu bringen. Es gilt zu bedenken, dass Kredite, die unvermeidbar aufgenommen werden müssen, schließlich viel Geld kosten.

Er geht alsdann auf die offenen Posten bei der Gewerbesteuer ein und möchte wissen, warum bei einigen großen offenen Forderungen keine Bewegung feststellbar ist. Frau Grehling geht noch einmal auf das Thema Niederschlagung ein. Selbst, wenn es sich um Altfälle aus früheren Jahren handelt, können diese nicht einfach niedergeschlagen werden, weil sonst nach Außen hin schnell der Eindruck entstehen kann, man müsse nur lange genug abwarten bis die Niederschlagung erfolgt. Das darf auf gar keinen Fall passieren. Herr Plaum ergänzt die Ausführungen von Frau Grehling dahingehend, dass es bei den Zahlen aus den Jahren 2000 und 2001 um einen Betrag in Höhe von 3,1 Mio. geht. Es ist fraglich, ob das Geld überhaupt noch einmal hereinkommt, da die Zahlungspflichtigen Insolvenz anmelden mussten. Eine Anmeldung zur Insolvenztabelle sei selbstverständlich erfolgt.

 

 

Erweiterter einstimmiger Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von dem Sachstandsbericht Kenntnis. Die Verwaltung wird beauftragt, zeitnah geeignete Maßnahmen organisatorischer und personeller Art, ggf unter Beteiligung des Personal- und Verwaltungsausschusses, im Fachbereich 51 und darüber hinaus im Fachbereich 50 mit dem Ziel zu ergreifen, die dort bestehenden Rückstände abzubauen und die damit einhergehenden offenen Posten deutlich zu reduzieren. Ferner bittet er die Verwaltung, dem Rechnungsprüfungsausschuss bis Mitte 2008 zu berichten, welche Maßnahmen mit welchem Erfolg zur Einrichtung eines Forderungsmanagements ergriffen wurden.