10.02.2022 - 6 Sachstandsbericht "Digitales Stadtarchiv"

Der Ausschussvorsitzende Herr Pilgram (Die Grünen) leitet zum nächsten Thema „Digitales Stadtarchiv“ über. Dieses wird dem Ausschuss auf die Initiative von Herrn Kiemes (CDU) vorgestellt. Hierzu begrüßt Herr Pilgram (Die Grünen) Detlef Stoffels (E 49), den IT-Projektmanager für das Projekt "Digitales Stadtarchiv". Dieser bedankt sich und beginnt seine Präsentation. Im Anschluss an die Präsentation bedankt sich Herr Pilgram (Die Grünen) für den Vortrag und eröffnet die Fragerunde.

Herr Bruch (Die Grünen) bedankt sich für den Vortrag, hat jedoch noch eine Verständnisfrage. Er möchte gerne wissen, ob das Projekt eine Lösung bietet, bei der Metadaten auf einer Plattform hochgeladen werden können, die dann über die Stadt oder die regio iT GmbH betrieben wird. Herr Stoffels (E 49), bejaht dies. Die Plattform wurde im Zuge des Projekts aufgebaut und soll später von der regio iT GmbH betrieben werden. Sie soll nun mit Metadaten bespielt werden und dann, so die Hoffnung, quasi von selbst laufen. Die Idee ist es, dass sich auch andere Regionen an der Plattform beteiligen, indem sie Daten nutzen, aber auch hochladen können.

Herr Kiemes (CDU) freut sich, dass die Zukunft des digitalen Stadtarchivs nun durch eine gut funktionierende Politik gesichert wurde und betont, dass der Rat die Wichtigkeit eines digitalen Stadtarchivs erkannt hat. Man möchte keinesfalls, dass nachfolgende Generationen keinen Zugang zu Dokumenten unserer Zeit haben. Er bittet Herrn Stoffels (E 49) nochmal zu erläutern, welche Anforderungen und Aufgaben nach Projektende auf ihn als IT-Projektleiter zu kommen. Herr Stoffels (E 49) verweist hierzu auf die verschiedenen Schwerpunkte des Projekts. Ein Schwerpunkt war es drei Modellpiloten in das Dokumenten Management System (DMS) einzuführen. Ziel sei es aber, suggestiv die gesamte Verwaltung in das System zu integrieren. Hier gibt es also noch Folgeaufgaben. Neben dem DMS, das die führende Applikation ist, gibt es bei der Stadt noch 150 weitere Sachverfahren. Als Beispiel nennt er das Ratsverfahren ALLRIS System. Dieses Verfahren verwaltet Dokumente und auch hier braucht es eine Verbindung zwischen dem ALLRIS System und dem elektronischen Langzeitarchiv. Das gilt für alle 150 weiteren Verfahren. Es gibt hier noch keine allgemeingültige Schnittstelle. Herr Kiemes (CDU) fragt noch einmal genauer nach, ob es für jedes System eine separate Schnittstelle zum DMS braucht. Herr Stofffels bestätigt dies. Da es momentan nicht gelingt die gesamte Verwaltung einheitlich im DMS abzubilden, braucht es für jedes System eine eigene Schnittstelle.

Frau Meyers (Die Grünen) Frage bezieht sich auf die ungefähren Datenmengen, die im Langzeitarchiv auf Dauer gesammelt werden. Herr Stoffels (E 49) antwortet, dass man sich hier im Terabyte-Bereich bewegt. Während der Modellphase hätte man mit ungefähr 0,5 Terabyte gearbeitet, diese aber jetzt auf 1 Terabit erhöht. Frau Meyer entgegnet, dass dies ja nun nicht sonderlich viel sei. Herr Stoffels (E 49) stimmt ihr zu, gibt aber zu bedenken, dass erst wenn Unterlagen für die aktive Verwaltung uninteressant werden, diese ins Langzeitarchiv gelangen. Daher wäre es zum heutigen Zeitpunkt auch sehr schwierig eine genaue Datenmenge anzugeben. Daher stellt er an Herrn Dödtmann (FB 11) die Frage, wie viel Speichermenge aktuell für das Stadtarchiv von der regio iT GmbH bereitgestellt wird. Herr Dödtmann (FB11) kann die Frage so nicht beantworten, da es hier verschiedene Quellen gibt. Aber sicherlich wird sich das Stadtarchiv im Terabyte-Bereich bewegen. Frau Meyer (Die Grünen) bedankt sich für die Antwort.

Herr Pilgram (Die Grünen) fragt nach, ob auch die Personalakten digital aufbewahrt werden. Herr Stoffels (E 49) bedankt sich für die gute Frage und verweist auf die Umstellung auf die digitale Personalakte. Hier werden auch die Papierbestände digitalisiert, damit man keinen Medienbruch hat. Daher wurde die Entscheidung getroffen, die digitale Personalakte zum Original zu erklären, die auch im Stadtarchiv aufbewahrt wird.

Herr Pilgram (Die Grünen) bedankt sich für den Vortrag und wünscht Herrn Stoffels (E 49) beim Weiterführen des Projekts weiterhin viel Erfolg.