24.03.2022 - 3 Digitale Ausstattung der Sitzungsräume der Frak...

Herr Klee (Dez. I) berichtet über den aktuellen Umsetzungsstand bezüglich der Bestandsaufnahme der Gremienräume. Das Bestreben zur schnellstmöglichen Umsetzung der in den Räumlichkeiten festgestellten Handlungsbedarfe sei sehr hoch. Trotz intensiver Betreuung durch die Mitarbeitenden des Teams „IT - Infrastruktur und Telekommunikation“ des Fachbereichs Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie (FB 11) und des Dezernats Personal, Feuerwehr und Sport (Dez. V) hemmten fehlende personelle Ressourcen im Fachbereich Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung (FB 01) aktuell eine zügigere Umsetzung.

Ausschussvorsitzende Ratsfrau Fohn (CDU) bedankt sich bei Herrn Klee für den Sachstandsbericht. Sie erkundigt sich, welche Kriterien beim Handlungsbedarf zu einem „Ja“ bzw. entsprechend zu einem „Nein“ führten.

Herr Klee (Dez. I) erläutert, dass unter anderem das Fehlen von Präsentationstechnik, kein Rats-WLAN und langsame Systembetriebsbereitschaft zu einem roten Feld „Ja“ mit Verweis auf einen entsprechenden Handlungsbedarf führten.

Ratsfrau Eschweiler (CDU) bedankt sich ebenfalls bei Herrn Klee für die Übersicht. Bezugnehmend auf das Bezirksamtsgebäude Heinrich-Thomas-Platz in Eilendorf stelle sich ihr die Frage, welche Kriterien zu einem hellblauen Feld mit nur einem „eventuellen“ Handlungsbedarf führten. Der aktuelle Medientechnikbestand im Bezirksamt sei bisher aus eigenen Haushaltsmitteln finanziert worden und trotzdem immer noch sehr unbefriedigend. Weshalb würde bei Vorliegen der Voraussetzungen keine zügige Umsetzung erfolgen? Zudem bitte sie um exakte Erläuterung des Wortes „nein“, des gelb hinterlegten Feldes „klären“ in diesem Kontext und um die Mitteilung, welche Räume unverzüglich ausgestattet würden.

Herr Klee (Dez. I) führt aus, dass die Räumlichkeiten mit Handlungsbedarf „ja“ in erster Priorität angegangen würden. Bei Unklarheit bestimmter Parameter erfolge der Eintrag „ungeklärt“ beim Handlungsbedarf und der Eintrag „eventuell“ impliziere, dass durchaus wichtige Parameter im Rahmen der Medientechnik (beispielsweise WLAN-Zugang) vorlägen, jedoch andere Kriterien nicht dem angestrebten Standard entsprächen. Grundsätzlich seien die Voraussetzungen der Räumlichkeiten sehr unterschiedlich, deshalb gestalte es sich auch schwierig, alles in einem Guss umzusetzen. Jede Räumlichkeit müsse einer separaten Bestandsaufnahme unterzogen werden. Herausforderungen brächten auch die Einhaltung baurechtlicher und datenschutzrechtlicher Aspekte mit sich.

Ratsherr Kiemes (CDU) bedankt sich ebenfalls bei Herrn Klee für seinen Bericht zur Bestandsaufnahme der Gremienräume. Vor dem Hintergrund, dass bereits viele Räumlichkeiten über eine gleiche technische Ausstattung verfügten, bitte er um eine detaillierte Aufgliederung des durch die Verwaltung angestrebten Zielzustandes. Gegebenenfalls könne er sich auch eine Weitergabe dieses Auftrages -beispielsweise an die regio iT- vorstellen.

Herr Klee (Dez. I) unterstreicht, dass die Verwaltung den höchsten Standard zur möglichen Umsetzung hybrider Formate anstrebe. Eine Inanspruchnahme externer Ansprechpartner*innen könne natürlich bei Bedarf in Betracht gezogen werden.

Herr Eickholt (GRÜNE) erkundigt sich, von wem nach erfolgter Ausstattung einer Räumlichkeit die Qualitätskontrolle durchgeführt werde und welche inhaltlichen Maßstäbe bei einer Abnahme festgelegt worden seien. Er weise an dieser Stelle auf die weiterhin -nach dem Austausch der Mikrophone- bestehende schlechte Tonqualität im Ratssaal hin.

Herr Klee (Dez. I) berichtet, dass die Abnahme durch den Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie (FB 11) erfolge. Über den medientechnischen Ausstattungsstand des Ratssaales könne er aktuell keine Aussage tätigen, er nehme diese Einlassung jedoch selbstverständlich mit auf.

Ausschussvorsitzende Ratsfrau Fohn (CDU) bittet die Verwaltung um Ausarbeitung eines standardisierten Prozesses zur Ausstattung aller politisch genutzten Räumlichkeiten.

Ratsfrau Parting (SPD) betont, dass auch sie keine klare Zielsetzung des Ausstattungsstandards erkennen könne. Wie sähen die Zielvorgaben der Fraktionssitzungsräume bezugnehmend auf die Durchführung hybrider Sitzungen aus? An dieser Stelle weise sie auch darauf hin, dass bereits im letzten Haushaltsjahr Mittel zur Ausstattung der Gremienräume in Höhe von 70.000 € zur Verfügung gestanden hätten, welche entsprechend übertragen worden seien. Darüber hinaus stelle sich ihr die Frage, wie eine zeitnahe Umsetzung durch die Verwaltung ohne eigene Mitarbeitende erfolgen könne. Auch verfügten ihres Wissens die Büros und internen Sitzungsräume der städtischen Mitarbeitenden aktuell über kein WLAN.

Herr Klee (Dez. I) merkt an, dass für den gesamten Katschhof WLAN zur Verfügung stehe. Selbstverständlich denke die Verwaltung über Outsourcing nach. Jedoch stehe man hier -wie bereits vorab erwähnt- vor dem Problem der Erstellung des notwendigen Leistungsverzeichnisses aufgrund fehlender personeller Ressourcen mit entsprechenden Kenntnissen in der Medientechnik.

Frau Nußbaum (CDU) hinterfragt, weshalb die Raumgröße der Räumlichkeiten des Fachbereiches Feuerwehr und Rettungsdienst (FB 37) nicht bekannt sei. Erfolgte für diese Kenngröße keine Abfrage oder sei diese vom Fachbereich nicht geliefert worden? Zudem bitte sie um Mitteilung, welches Zeitfenster zur Ausstattung des Stabsraumes vorgesehen werde.

Herr Klee (Dez. I) legt dar, dass es sich beim Stabsraum um einen besonderen Raum handele. Dieser sei bewusst herausgenommen worden und werde in einem separaten Prozess betrachtet.

Ratsherr Dolan (GRÜNE) kritisiert ebenfalls die fehlende Nachvollziehbarkeit im Rahmen des Handlungsbedarfs. Er halte das verwaltungsseitige Bestreben zur Erreichung des höchsten Standards nicht für zielführend und schlage daher zur Verbesserung der Nachvollziehbarkeit -entgegen der städtischen Maxime- vor, zunächst einen Mindeststandard für die technischen Aspekte festzulegen.

Herr Klee (Dez. I) schildert, dass die Technik heutzutage sehr schnelllebig sei. Aus diesem Grund sollte die Verwaltung doch einen höheren Standard und nicht nur einen Mindeststandard anstreben. Es bestehe ansonsten die Gefahr, dass bereits mit der Fertigstellung eine Veralterung der Medientechnik vorliegen könne.

Ratsherr Dolan (GRÜNE) führt zu seiner vorherigen Einlassung erläuternd aus, dass selbstverständlich nicht der Ausstattungsmindeststandard angestrebt werden solle, sondern zur Erleichterung einer zeitnahen Umsetzung in einem ersten Schritt alle Räumlichkeiten wenigstens mit diesem technischen Mindeststandard bestückt werden müssten.

Ratsherr Kiemes (CDU) bringt vor, dass die Politik infolge der pandemischen Lage nunmehr bereits seit über 2 Jahren gezwungen sei, digital zu arbeiten und es daher an dieser Stelle um den von der Politik gewünschten Minimalstandard gehe. Zudem könne er die Einlassung von Herrn Eickholt zur schlechten Tonqualität nach dem Einbau neuer Mikrophone bestätigen. Daher sei auch für ihn die Verneinung eines Handlungsbedarfs im Ratssaal nicht nachvollziehbar.

Herr Klee (Dez. I) bestätigt, dass die Tontechnik im Ratssaal ausgetauscht werden müsse. Die vorliegende Liste erfasse jedoch nur einen Handlungsbedarf in Bezug auf die digitale Ausstattung der Räumlichkeiten. Auch betone er noch einmal, dass dem Fachbereich Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung (FB 01) aufgrund der fehlenden personellen Ressourcen eine Ausgabe der zur Verfügung stehenden Mittel in Höhe von 70.000 € nicht möglich gewesen sei.

Ratsherr Ferrari (GRÜNE) erläutert, dass auch er ein Problem in der nicht klar vorgegebenen Zielsetzung sehe. Im Besonderen bemängele er, dass die vorliegende Liste nur auf die technische Ausstattung der Räumlichkeiten eingehe. Aus diesem Grund fehle natürlich auch eine qualitative Zielsetzung, welche er in diesem Kontext für wichtig halte. Finde eine Qualitätskontrolle der Nutzbarkeit der Räumlichkeit im Wege der Abnahme statt? Die Politik erwarte von der Verwaltung, dass diese ihnen nutzbare Räumlichkeiten zur Verfügung stelle.

Herr Klee (Dez. I) stellt dar, dass die Grundfunktionalitäten einer Räumlichkeit doch hinlänglich bekannt und auch gegeben seien. Die schlechte Akustik des Ratssaales werde selbstverständlich in die Liste aufgenommen.

Ratsfrau Griepentrog (GRÜNE) resümiert, dass für die Ausschussmitglieder aufgrund des Fehlens einer entsprechenden Vorlage eine thematische Vorbereitung nicht möglich gewesen sei und sich daher die geführte Debatte im Kreis drehe. Sie schlage daher vor, dass die Verwaltung eine Vorlage mit der Darlegung der Zielsetzung und einem Zeitraster erarbeite.

Herr Klee (Dez. I) äußert, dass er umgehend eine Verschriftlichung anfertigen werde.

Frau Becker (GRÜNE) zeigt auf, dass das Themenfeld rund um „hybride Sitzungen“ der Motor des Ratsantrages „Moderne digitale Kommunikationsformen in Sitzungssälen und Konferenzräumen ermöglichen“ ihrer Fraktion gewesen sei. Sie könne sich vorstellen, dass die Verwaltung nicht alle Räumlichkeiten gleichzeitig für moderne digitale Kommunikationsformen ausstatte, sondern in einem ersten Schritt beispielsweise 5 Räumlichkeiten auswähle und zeitnah ausstatte.

Ratsfrau Parting (SPD) nimmt noch einmal Bezug auf die zur Verfügung stehenden Mittel in diesem Haushaltsjahr und verdeutlicht, dass insgesamt 470.000 € für die Ausstattung der Gremienräume und die elektronische und digitale Ratsarbeit bereitgestellt worden seien.

Herr Dr. Kremer (Dez. V) bittet die Ausschussmitglieder um Beendigung der seines Erachtens zunehmend detailtief geführten Debatte. Standards müssten abhängig von der Nutzung festgelegt werden. Auch im Hinblick auf entsprechende Entwicklungen in der Gemeindeordnung NRW müssten die technischen Voraussetzungen zur Durchführung virtueller Sitzungen mit der Möglichkeit gegebenenfalls Teilnehmende zuzuschalten, geschaffen werden. Der Fachbereich Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung (FB 01) werde die angestrebten Standards mit den Fraktionsgeschäftsführungen gemeinsam erörtern.

Abschließend betont Ausschussvorsitzende Ratsfrau Fohn noch einmal, dass auch im Besonderen die pandemische Lage gezeigt habe, dass eine Ausstattung der entsprechenden Räumlichkeiten mit moderner digitaler Medientechnik unerlässlich sei.

Die Übersicht der Bestandsaufnahme der Gremienräume wird der Niederschrift beigefügt.

Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig.

Beschluss:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis.