26.09.2023 - 5 Digitalisierung im Eurogress Aachen

Frau Wulf verweist auf die Erläuterungen, die an die Betriebsausschussmitglieder im Vorfeld der Sit-zung verschickt worden sind. Sie führt aus, dass der Schwerpunkt bei der Auseinandersetzung mit dem Thema Digitalisierung die Frage war, was Digitalisierung konkret für die Arbeit im Eurogress Aachen bedeutet. Vor allem die Frage, wie interne Abläufe und Prozesse effizienter mit vorhandenen und neuen Tools (ohne Medienbrüche und unter Vermeidung von Insellösungen) gestaltet werden können. Darüber hinaus wurde auch Wert auf die Steigerung der Zufriedenheit sowohl bei den Kundinnen und Kunden als auch bei der Mitarbeiterschaft gelegt.

Die daraus resultierende Beschaffung eines neuen Veranstaltungsbuchungssytems für den Geschäftsbereich Veranstaltungen führte zu einer erheblichen Verschlankung der Prozesse und dazu, dass dieses System jetzt das Führende ist. Die komplette Bearbeitung einer Veranstaltung, von der ersten Anfrage über die Erstellung der Verträge bis zur Abrechnung, wird seit Anfang 2021 digital abgebildet. Auch die anderen Geschäftsbereiche nutzen neue Tools, z.B. im Bereich Personal ein Zeiterfassungssystem, bei dem neuerdings die Nutzung via App möglich ist. Der Geschäftsbereich Marketing prüft derzeit sinnvolle Einsatzmöglichkeiten von KI-Systemen und beschäftigt sich mit den Rahmenbedingungen für den Einsatz von KI. Im Geschäftsbereich Technik ist aktuell die Optimierung der Gebäudetechnik in Bearbeitung.

Frau Wulf betrachtet die Digitalisierung im Eurogress als Change-Managementaufgabe, bei der alle Mitarbeitenden mitgenommen und nicht aus dem Blick verloren werden dürfen. Als ein weiteres Bei-spiel führt sie den Wandel bei den Ablaufplänen an. Vor der Umstellung wurden diese ausgedruckt und an die verschiedenen Gewerke verteilt. Bei Änderungen mussten jeweils Nachträge oder komplett neue Versionen zur Verfügung gestellt werden. Jetzt können alle Mitarbeitenden die aktuellen Daten ständig abrufen, was zu einer erheblichen Arbeitsentlastung und effizienterem Arbeiten führt.

Frau Crumbach-Trommler fragt nach wie die Datensicherheit erfolgt bzw. wie vor Hacker-Angriffen geschützt wird.

Frau Wulf erklärt, dass das neue System cloudbasiert ist und nicht auf einem eigenen Server läuft.

Frau Verbracken findet es gut, dass die Mitarbeiterschaft von Anfang an mitgenommen und beteiligt worden ist. Sie fragt nach, wie es um den Datenschutz bestellt ist, wenn die eingesetzten Tools aus Nicht-EU-Staaten stammen.

Frau Hennefeld, als Datenschutzkoordinatorin des Hauses, führt dazu aus, dass die Firma Un-gerboeck, jetzt Momentus, vertraglich im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung zugesichert hat, dass die Daten auf Servern im EU-Ausland gehostet werden. Weiterhin erklärt sie, dass im Eurogress vorrangig Daten von juristischen Personen, weniger personenbezogene Daten, verarbeitet werden. Alle Kundinnen und Kunden werden über die Verarbeitung ihrer Daten aufgeklärt bzw. deren Zustimmung eingeholt. Bei anderen genutzten Anwendungen, z.B. DATEV, sind die Server in Deutschland. Grundsätzlich sei aber eine hohe Sensibilität im Umgang mit Daten im Eurogress gegeben.

Herr Pilgram fragt nach, ob das Eurogress bei diesem Projekt die Dienste der Stadt Aachen bzw. der regio iT in Anspruch genommen hat. Außerdem möchte er wissen, ob in Zukunft noch einmal Work-shops mit Kundinnen und Kunden geplant sind.

Frau Wulf erklärt, dass weder die Stadt Aachen noch die regio iT an diesem Projekt beteiligt waren. Die regio iT ist vor vielen Jahren gefragt worden, ob sie das Eurogress betreuen könne, hat dies aber abgelehnt, da sie keinen Support 24/7, wie im Eurogress benötigt, bereitstellen könne. Alle Tätigkeiten werden in Eigenregie mit eigener IT und Unterstützung von Fachfirmen ausgeführt. Die verschiedenen Workshops wurden von 2017 bis 2019 durchgeführt. Inzwischen haben sich die Prozesse so verselbstständigt, dass kontinuierlich an ihnen weitergearbeitet wird. Sobald neue Fragestellungen auftauchen, bilden sich interdisziplinäre Projektgruppen.

Herr Pilgram möchte wissen, ob weitere Marketingkanäle, außer der Homepage, bespielt werden.

Frau Wulf bestätigt, dass weitere Kanäle (Facebook, Instagram etc.) genutzt werden.

Beschluss:

Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt die Ausführungen der Betriebsleitung einstimmig zur Kenntnis.