Entscheidungsvorlage - FB 11/0071/WP15

Beschlussvorschlag:

 

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis.

 

Der Personal- und Verwaltungsausschuss unterstützt den Vorschlag der Verwaltung, zusammen mit der E.V.A. für den Fachbereich Personal und Organisation SAP R/3 HR bis zum 01.01.2007 einzuführen. Zur Deckung der hierfür erforderlichen Mittel in Höhe von 684.000,00 € empfiehlt die Verwaltung die bei der HHST 1.06400.53410.4 „Miete Hard- und Software“ im Haushaltsjahr 2005 nicht in Anspruch genommenen Mittel in das Haushaltsjahr 2006 zu übertragen und bei der HHST 1.06400.62400.6 „Projekte“ zur Verfügung zu stellen.

 

Nach der Einführung entstehen laufende jährliche Mehrkosten in Höhe von 94.400,00 €..

 

Die SAP-Module kommen einheitlich für die Verwaltung und die Eigenbetriebe zum Einsatz.

Erläuterungen:

Die Ausgangssituation für die Stadt Aachen stellt sich wie folgt dar:

 

Das Entwicklungsprojekt „ePersInf“ zur Einführung eines integrierten Personalmanagementsystems mit der regioiT aachen konnte nicht zu einem Erfolg geführt werden. Dieser Erfolg ist aber u.a. Voraussetzung für die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung bei der Stadt Aachen.

 

Zurzeit werden getrennte Personalabrechnungs- und Personalserviceverfahren ohne integrierte Datenhaltung eingesetzt. Als Folgen sind u.a. mangelnde Auswertungsmöglichkeiten und eine fehlende  Personalkostenhochrechnung zu benennen.

 

Ziel eines integrierten Personalmanagementsystem ist die durchgängige und optimale Unterstützung von Personalprozessen.  Mit der Folge einer Reduzierung von Organisationsaufwänden und manuellen Tätigkeiten, der Ermöglichung einer effizienten Datenbasis für ein aktuelles Berichtswesen und Schaffung neuer Qualitätsstandards. Darüber hinaus gehört die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung zum geplanten Projektumfang.

 

Zur Umsetzung der v.g. Ziele wurden zwischenzeitlich noch 2 Maßnahmen seitens der Verwaltung initiiert:

 

 

1. Testgestellung DS2000:

 

Zum Test eines integrativen Personalmanagementsystem wurde im Jahr 2005 eine Testgestellung der Firma dsoftware für das Produkt DS 2000 mit der regioiT durchgeführt. Als Basis diente ein konkretes Anforderungsprofil des FB 11.

 

Folgende Funktionen werden durch ds2000 abgedeckt und waren tlw. Gegenstand der Testgestellung:

 

·         Personalabrechnung

·         Sozialversicherungsmeldeverfahren

·         Personalinformationssystem

·         Schnittstelle zu KIRP

·         Stellenbewirtschaftung

·         Personalcontrolling/Personalkostencontrolling

·         Benutzer-und Rechteverwaltung

·         Personalentwicklung

·         Arbeitsmedizin

·         Anbindung an GroupWise

·         Zeitwirtschaft

 

Dieses Produkt erscheint für die Abbildung der o.g. Anforderungen des FB 11 als geeignet.

 

Nicht festgelegt wurde, welche Module neben der Personalabrechnung und Personaladministration für die städtischen Eigenbetriebe zum Einsatz kommen würden

Interne Personalaufwände wurden in diesem Zusammen nicht ermittelt.

 

Die Kostenaufstellung ist als Anlage 1 beigefügt.

 

2. Machbarkeitsstudie SAP R/3 HR:

 

Durch die E.V.A. Aachen wurde eine Machbarkeitsstudie zur Einführung von SAP R/3 HR bei der Beratungsfirma Mummert Consulting beauftragt. Dieser Machbarkeitsstudie hat sich die Stadt Aachen angeschlossen.

 

Im Rahmen dieser Studie wurden mehrere Workshops mit Mitarbeitern des FB 11 durchgeführt.

 

Durch die Firma Mummert Consulting wurde basierend auf diesen Workshops eine Rahmenkonzeption mit nachfolgenden Aspekten erarbeitet:

 

1.                  Festlegung Funktionsumfang (funktional)

2.                  Festlegung Einführungsrelease und Mandantenstrategie

3.                  Festlegung Unternehmensstruktur incl. Organisationsstruktur

4.                  Festelegung der Personal- und Abrechnungsstruktur

5.                  Festelegung Lohnartenrahmen

6.                  Festlegung aller relevanten Systemparameter

7.                  Anforderungen an Konzernberichtswesen

8.                  Festlegung notwendiger zukünftiger Schnittstellen

9.                  Festlegung Projektdefinition

10.               Festlegung Einführungsumfang (personell)

11.               Festlegung Rahmenzeitplan

 

Spezielle Anforderungen der Stadt Aachen zu folgenden Themen

-          Administration und Abrechnung

-          Stellenplanung und Bewirtschaftung

-          Beamtenbesoldung und Versorgung

-          Zukünftiger Anschluss an NKF

 

 

Hinsichtlich einer elektronischen Zeiterfassung geht die Studie konsequenterweise vom Status Quo aus. Verwaltungsweite Änderungen bezgl der Zeitwirtschaft wären noch im Gesamtprojektplan zu berücksichtigen.

 

Die Software SAP R/3 HR ist gem. der Machbarkeitsstudie geeignet den Anforderungen der Stadt Aachen gerecht zu werden.

 

Eine Einführung umfasst folgende Funktionen:

 

- Personaladministration

- Personalabrechnung

- Organisationsmanagement

- Zeitwirtschaft

- Stellenwirtschaft / -planung

- Personalkostenplanung

- Personalentwicklung

- Personalbeschaffung

- Reisekostenabrechnung

 

 

Bei einem geplanten Echteinsatz zum 01.01.2007 für die Einführung SAP R/3 HR muss der Projektbeginn im Dezember 2005 liegen.

 

 

 

In der Anlage 2 sind Eigenbetriebe und Zweckverbände noch mit einem Fragezeichen versehen. Hier muss im Interesse einer einheitlichen IT-Strategie entschieden sein, dass die Eigenbetriebe bei einem Umstieg der Verwaltung auf SAP ebenfalls diese neue Software mit den notwendigen Modulen (incl. Zeiterfassung) nutzen.

Dadurch wird die Einheitlichkeit der Verwaltung und in der Konsequenz der Konzerngedanke gefördert. Gemeinsame, einheitliche und übergreifende Auswertungen würden ermöglicht.

 

Es ist ebenso anzustreben, dass auch die Zweckverbände und die übrigen Gesellschaften (Kuba und GEWOGE), für die FB 11 die Entgeltabrechnungen im Auftrag erfüllt, sich einem geänderten Verfahren anschließen. Ansonsten müssen die Kosten für andere Verfahren zusätzlich von diesen Gesellschaften getragen werden.

 

Ein Einführungsprojekt würde gemeinsam mit der E.V.A.  589.600 Euro kosten,  für die Stadt Aachen getrennt 668.728 Euro jeweils zzgl. MwST.  (Anlage 3).

 

Die o.g. Kosten beruhen auf Einschätzungen und ihre  Darstellung im Rahmen der Machbarkeitsstudie der Firma Mummert Consulting. Eine detaillierte inhaltliche Prüfung kann daher erst im Rahmen der Detailkonzeptarbeit erfolgen

 

Der intern zu leistende Projektaufwand beläuft sich auf 760 Personentage, da in diesem Fall durch die Firma Mummert Consulting der „Coaching-Ansatz“ gewählt wurde. Dies entspricht 4 Mitarbeiter die dem FB 11 mindestens für den Einführungszeitraum zur Verfügung gestellt werden müssen.

 

 

In der Projektstruktur  sind im Bereich „SAC –Schnittstellen, Entwicklungen, Berechtigungen, Migration, Wartung“ noch Ressourcen aus dem Bereich FB 11 / 4 – IT-Management – dauerhaft einzuplanen.

 

Personalaufwände für die Funktion der Zeitbeauftragten in den einzelnen Organisations-einheiten sind zurzeit nicht ermittelbar.

 

 

Eine Ermittlung der laufenden Betriebs- / Lizenzkosten für SAP HR durch die regioiT aachen basiert auf folgenden Annahmen:

 

5.400 Abrechnungsfällen pro Monat

50 Volluserlizenzen

100 Lizenzen für Zeitbeauftragte

 

Bei einer Produktlaufzeit von vier Jahren beginnend ab dem 01.01.2007 ergibt sich, aufgrund des jetzigen Kenntnisstandes ein voraussichtlicher Preis von 5,50 € pro Abrechnung / Monat.

 

Hieraus ergeben sich für die Stadt Aachen jährliche Kosten in Höhe von 356.400,00 € bei geplanten 5.400 Abrechnungsfällen.

Demgegenüber fallen laufende Produktkosten für die Anwendungen Loga und PersInf in Höhe von  262.027,56  € nicht mehr an.

 

Demzufolge entstehen p.a. Mehrkosten in Höhe von ca. 94.400,00 €.

 

Dieser jährliche Produktpreis „SAP HR“ beinhaltet folgende Leistungen seitens regio iT:

 

- Gestellung der SAP Lizenzen

- Infrastruktur für eine 3-System-Landschaft

- Gestellung von Datenbanklizenzen

- Gestellung von Betriebssystemlizenzen

- SAP Wartungsvertrag

- Hochverfügbarkeitslösung über externen Plattenspeicher (SAN)

- tägliche Datensicherung der Entwicklungs- und Produktionsumgebung

- Systemadministration SAP-System

- First- and Second Level Support für die eingesetzten SAP-Anwendungsmodule

 

                       

            Die Einführung von SAP R/3 HR für die Verwaltung wird für die Zukunft richtungweisend sein und  die weitere Entwicklung der IT-Systemlandschaft in der Stadtverwaltung und Eigenbetriebe prägen. Sie ermöglicht darüber hinaus Dienstleistungen auf Konzernebene, und soweit später gewollt, auch auf der Ebene der Städteregion zu bündeln. Welche organisatorischen Auswirkungen damit verbunden sein werden, wird sich für die Verwaltung und die Eigenbetriebe aus der Einführungsphase begleitenden Prozessoptimierung ergeben.

            Nach einer Einführung von SAP R/3 HR entfällt die Notwendigkeit einer doppelten Dateneingabe und Datenpflege. Dies wird aller Voraussicht nach zu einer Einsparung von 2 Stellen führen.

 

            Eine darüber hinaus gehende zukünftige Einführung von SAP-Modulen ( CO, MM FI usw.) ist in einem gesonderten Projekt zu prüfen.

 

 

Finanzielle Auswirkungen: