Entscheidungsvorlage - FB 14/0277/WP17
Grunddaten
- Betreff:
-
Vorlage des Berichts der überörtlichen Prüfung der Gemeindeprüfanstalt NRW gem. § 105 Abs. 5 und 6 GO NRW
- Status:
- öffentlich (Vorlage für Öffentlichkeit freigegeben)
- Vorlageart:
- Entscheidungsvorlage
- Federführend:
- FB 14 - Fachbereich Rechnungsprüfung
- Verfasst von:
- Prüfer-Team
Beratungsfolge
Status | Datum | Gremium | Beschluss | NA |
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Erledigt
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Rechnungsprüfungsausschuss
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Anhörung/Empfehlung
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27.08.2020
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Erledigt
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Rat der Stadt Aachen
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Entscheidung
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16.09.2020
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Beschlussvorschlag
Beschlussvorschlag:
Den Beratungen des Rechnungsprüfungsausschusses haben der Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt über die überörtliche Prüfung der Stadt Aachen im Jahr 2019, die Stellungnahmen der Verwaltung sowie die ergänzenden Erläuterungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung zugrunde gelegen. Insgesamt schließt sich der Rechnungsprüfungsausschuss den Ausführungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung an.
Der Rechnungsprüfungsausschuss weist mit Blick auf den Prüfbericht der GPA aus dem Jahr 2014 darauf hin, dass nach wie vor dringender Handlungsbedarf hinsichtlich der Haushaltssituation besteht.
Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat über die von der Verwaltung abgegebene Stellungnahme zu den Feststellungen und Empfehlungen zu beschließen.
Beschlussvorschlag: (für den Rat)
Der Rat der Stadt Aachen nimmt den Bericht und das Beratungsergebnis des Rechnungsprüfungsausschusses über den wesentlichen Inhalt des Prüfberichtes der Gemeindeprüfungsanstalt über die überörtliche Prüfung der Stadt Aachen im Jahr 2019 nebst Bericht der GPA NRW zur Kenntnis. Er erkennt die dringende Notwendigkeit weitere Maßnahmen zu definieren und umzusetzen, die einen weiteren Verzehr des Eigenkapitals verhindern und die Genehmigungsfähigkeit des Haushaltes sichern.
Der Rat beschließt über die von der Verwaltung abgegebene Stellungnahme zu den Feststellungen und Empfehlungen.
Erläuterungen
Erläuterungen:
Die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (GPA NRW) führte von September 2018 bis Dezember 2019 eine umfassende überörtliche Prüfung nach § 105 GO NRW bei der Stadt Aachen durch. Das Ergebnis wurde am 04.02.2020 dem Verwaltungsvorstand vorgestellt. Dem Finanzausschuss wurde der Bericht am 09.06.2020 zur Kenntnis gebracht. Nach § 105 Abs. 6 legt der Oberbürgermeister den Bericht mit den Stellungnahmen der Verwaltung dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Beratung vor. Anschließend wird der Rat über das Ergebnis der Beratungen informiert und beschließt über die der GPA gegenüber abzugebende Stellungnahme der Verwaltung zu den einzelnen Feststellungen und Empfehlungen gem. § 105 Abs. 6 GO NRW.
Im Folgenden werden zu den einzelnen von der GPA untersuchten Themenfeldern neben einer Zusammenfassung des Prüfergebnisses seitens der GPA die Stellungnahmen der Verwaltung für den jeweiligen Fachausschuss wiedergegeben sowie das Ergebnis einer Prüfung und Einschätzung seitens der Rechnungsprüfung.
Der umfassende Bericht der GPA ist in Allris als Unterlage abzurufen. Aufgrund des Umfangs wurde er nur auf Wunsch den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses als Druckexemplar zur Verfügung gestellt.
Zusammenfassung der Feststellungen und Einschätzungen der Rechnungsprüfung:
- Grundsätzlich ist festzustellen, dass sich die Prüfung über einen recht langen Zeitraum von September 2018 bis Ende 2019 hinweg erstreckt hat. Vergleichsjahr ist überwiegend 2018 gewesen, wobei punktuell auf aktuelle Planungen Bezug genommen wurde. Die in der Vergangenheit durch länger zurück liegende Vergleichsjahre reduzierte Aussagekraft konnte verbessert werden. Dennoch bleibt festzustellen, dass Umsetzungen haushaltswirksam frühestens im Jahr 2021 wirksam werden und insofern ein mindestens 3-jähriger Versatz zur Vergleichsgrundlage gegeben ist.
- Die Rechnungsprüfung hat an wesentlichen Sitzungen mit der Verwaltung und der GPA während der Prüfphase teilgenommen. Eine engere Einbindung zum Beispiel in die Beratung des Verwaltungsvorstands wäre wünschenswert gewesen.
- Es kann festgestellt werden, dass seitens der Fachverwaltung alle angeforderten Unterlagen umgehend und umfassend der GPA zur Verfügung gestellt wurden.
- Im Prüfbericht wird deutlich, dass es einige Ansatzpunkten der Haushaltsverbesserung gibt, die neben Gesichtspunkten der Wirtschaftlichkeit auch organisatorische Verbesserungen umfassen. Sie sind der Verwaltung teilweise nicht neu, werden aber durch den Bericht neu aufzugreifen, zu beurteilen und umzusetzen sein. Dies sind insbesondere:
- Verbesserung der Haushaltssituation durch weitere Konsolidierungsmaßnahmen
- Einhaltung der Fristen für die Anzeige der Haushaltssatzung und Aufstellung/Feststellung des Jahresabschlusses
- Optimierung der Geschäftsprozesse im Bereich Hilfen zur Erziehung insbesondere durch kontinuierlich strukturierte Kontrollen und Nutzung steuerungsrelevanter Kennzahlen
- Optimierung der Straßendatenbank Logo
- Einrichtung eines wirkungsorientierten Verkehrsflächenmanagements
- Umsetzung des Friedhofskonzeptes zur Reduzierung/Umnutzung von Friedhofsflächen
- Optimierung der Friedhofsgebühren
- Einführung mobiler digitaler Lösungen für die Arbeiten der Friedhofskolonnen
- Verbesserung der Geschäftsprozesse im Bereich Bauaufsicht insbesondere durch Digitalisierung und Nutzung steuerungsrelevanter Kennzahlen
- Optimierung der Digitalisierung für den Themenbereich Zahlungsabwicklung und Vollstreckung insbesondere im Bereich eRechnung, elektronische, medienbruchfreie Archivierung und digitaler Hardwareausstattung
- Prüfung der künftigen Erhebung einer Pfändungsgebühr zur Steigerung des Deckungsgrades
- Themenbereich Finanzen
Bei ihrer überörtlichen Prüfung der Stadt Aachen im Jahr 2019 hat die GPA im Bereich Finanzen im Prüfgebiet Haushaltssituation fünf Feststellungen, im Prüfgebiet Haushaltssteuerung vier Feststellungen sowie eine Empfehlung und im Prüfgebiet Kommunale Abgaben zwei Feststellungen getroffen. Zu allen Feststellungen und Empfehlung hat der Fachbereich Finanzsteuerung Stellung genommen.
Die GPA sieht den wesentlichen Handlungsbedarf der Stadt Aachen im Bereich der Finanzen darin, die Haushaltssituation durch weitere Konsolidierungsmaßnahmen zu verbessern. Die vorsichtige und solide Haushaltsplanung sowie das gute Jahresergebnis 2018 werden zwar positiv gesehen, sollten jedoch weiterhin ausgebaut werden, um ungeplante Fehlbeträge sowie eintretende Risiken kompensieren zu können.
Seitens der Finanzsteuerung wird auf den seit der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements erstmalig in der Haushaltsplanung 2020 vorgesehenen ausgeglichenen Haushalt verwiesen. Es wird jedoch auch zu bedenken gegeben, dass dieser stark von der allgemeinen konjunkturellen Entwicklung und von nicht bzw. kaum zu beeinflussenden Erträgen abhängig ist. Diese Abhängigkeit und Ungewissheit wird gerade in 2020 durch die Corona-Pandemie und deren Auswirkungen bestätigt.
Der Fachbereich Rechnungsprüfung schließt sich den Feststellungen der GPA NRW und der Stellungnahme des Fachbereiches Finanzsteuerung an. Die Corona-Pandemie wird sich negativ auf den Haushalt 2020 und in einem noch nicht absehbaren Maße auf die folgenden Haushalte auswirken, so dass weiterhin Konsolidierungsmaßnahmen erforderlich sind, um diese Risiken zumindest teilweise abzufangen.
Im Bereich der Haushaltssteuerung stellt die GPA des Weiteren fest, dass die Fristen für die Anzeige der Haushaltssatzung sowie für die Aufstellung und Feststellung des Jahresabschlusses nicht eingehalten werden. Positiv wird gesehen, dass den Entscheidungsträgern trotzdem unterjährige Informationen über den Stand der Haushaltsbewirtschaftung gegeben werden können. Im Gegensatz zu den im konsumtiven Bereich nur geringen Ermächtigungsübertragungen sind die Ermächtigungsübertragungen im investiven Bereich, auch im Vergleich zu anderen Städten, hoch.
Der Fachbereich Finanzsteuerung betont in seiner Stellungnahme die in den vergangenen Jahren erfolgte Aufarbeitung der rückständigen Jahresabschlüsse, weist jedoch auf die Wechselwirkungen zu den Jahresabschlüssen der städtischen Eigenbetriebe und Beteiligungen sowie die Komplexität der Jahresabschlussarbeiten hin. Der Bedeutung aktueller Jahresabschlüsse ist sie sich bewusst. Bezüglich der unterjährigen Informationen zur Haushaltsbewirtschaftung und –steuerung verweist die Finanzsteuerung auf das implementierte Risikoportal und Berichtswesen.
Bezüglich der hohen Ermächtigungsübertragungen im investiven Bereich bezieht sich die Finanzsteuerung in ihrer Stellungnahme auf die seit 2016 eingeführte „Übersicht über die aufgrund § 13 KomHVO NRW nicht in die Investitionsplanung aufgenommenen Maßnahmen“, wonach lediglich Maßnahmen mit entsprechender Planungstiefe in den Haushalt aufgenommen werden und bis dahin auf der zuvor genannten Liste im Anhang zum Haushalt aufgeführt sind.
Den zuvor genannten Feststellungen und Ausführungen schließt sich der Fachbereich Rechnungsprüfung an. Eine fristgerechte Aufstellung und Feststellung des Jahresabschlusses sollte weiterhin das Ziel sein.
Die unterjährigen Berichte werden positiv gesehen, um frühzeitig negativen Entwicklungen gegenwirken zu können. Sie sollten daher weiter verfolgt und entwickelt werden.
Auf die Umsetzung und Einhaltung des § 13 KomHVO (ehemals § 14 GemHVO) wird bereits seit vielen Jahren seitens des Fachbereiches Rechnungsprüfung hingewiesen. Die seit der Haushaltsplanung 2016 umgesetzte Vorgehensweise bzgl. der Nichtaufnahme unzureichend belegter investiver Maßnahmen in den Haushaltsplan und der damit einhergehenden Einführung der sogenannten § 13-Liste wird seitens der Rechnungsprüfung daher positiv gesehen.
- Themenbereich Hilfe zur Erziehung
Bei den Hilfen zur Erziehung kommt die GPA zu insgesamt 30 Feststellungen. Sämtliche Feststellungen werden seitens des Fachbereichs Kinder, Jugend und Schule zur Kenntnis genommen. Bei neun Feststellungen werden Empfehlungen ausgesprochen, zu denen der Fachbereich im Einzelnen jeweils Stellung bezogen hat. Eine darüber hinausgehende Stellungnahme seitens des Fachbereichs erfolgt in Abstimmung mit der Finanzsteuerung nicht.
Seitens der Rechnungsprüfung werden ebenfalls kontinuierlich strukturierte Kontrollen (F5) befürwortet. Die langjährigen Bemühungen seitens der Rechnungsprüfung haben letztendlich auch dazu beigetragen, ein Fach- und Finanzcontrolling im Bereich der Hilfen zur Erziehung einzurichten. Eine entsprechende personelle Ausstattung ist hierfür jedoch unerlässlich und sollte zeitnah umgesetzt werden.
Gleiches gilt auch für die Nutzung steuerungsrelevanter Kennzahlen (F6) beispielsweise zur Steigerung der Transparenz bei der Kostenentwicklung je Hilfefall. Eine Nichtbesetzung von Stellen im Controlling sollte unbedingt vermieden werden.
Ein Orga- und Personalbemessungsprozess (F11) wird in 2020 zum Abschluss gebracht. Hierdurch wird eine Verbesserung in der Personalbedarfsplanung insbesondere im Hinblick auf ungeplante Fluktuationen erwartet.
Die Kosten für einen stationären Hilfefall sind hoch (F23). Ganz wesentlich werden sie verursacht durch die hohe Anzahl an unbegleiteten minderjährigen Flüchtlinge und die hohen Aufwendungen im Einzelfall für junge Volljährige.
Eine Rückkehr in den elterlichen Haushalt oder die Verselbständigung junger Menschen ist Bestandteil jeder mindestens halbjährig stattfindenden individuellen Hilfeplanung.
Die Rechnungsprüfung begrüßt ausdrücklich die Aufnahme entsprechender Standards in den Geschäftsoptimierungsprozess.
- Themenbereich Verkehrsflächen
Im Rahmen der Prüfung wurden zwölf Feststellungen und zehn Empfehlungen getroffen. Im Wesentlichen zielen diese auf die Optimierung der Straßendatenbank Logo und die Einrichtung ein wirkungsorientiertes Verkehrsflächenmanagements. Grundsätzlich hat die Stadt Aachen zu allen Feststellungen Stellung genommen, die Art und Weise ist signifikant für die Stadt Aachen und muss gemäß Einschätzung des Fachbereichs Rechnungsprüfung Teil der Lösung sein. Der Themenbereich „Verkehrsflächen“ wurde innerhalb der Stadt Aachen hinsichtlich der Zuständigkeiten in viele verschiedene Bereiche zerlegt. Es fehlt an einem fachbereichs-/eigenbetriebsübergreifenden Gesamtprozess „Verkehrsflächen“, in welchem alle Schnittstellen sowie alle fachbereichsbezogenen Prozesse klar definiert sind und dem gemeinsame Zielvorgaben übergeordnet sind.
Ausgelöst durch verschiedene Prüfungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung wurde insbesondere in jüngster Zeit damit begonnen verschiedene Abschnitte dieses Prozesses zu definieren und fachbereichsübergreifend enger zusammen zu arbeiten. Diese positive Entwicklung gilt es nicht nur weiter voranzutreiben, sondern übergeordnet zu betrachten, zu organisieren und sicherzustellen, dass diese auch gelebt wird.
Den zahlreichen Stellungnahmen fehlt es entsprechend am Ausblick, wie und bis wann die Feststellungen, die im Wesentlichen anerkannt werden, umzusetzen sind. Unstrittig kostet die Installation eines solchen Gesamtprozesses Ressourcen, sowohl in der übergeordneten Organisation als auch in den einzelnen Bereichen. Zeitgleich ist davon auszugehen, dass bei Zielerreichung die Stadt Aachen langfristig in der Lage ist eine wirtschaftlichere und effizientere Verkehrsflächenerhaltung zu betreiben.
- Themenbereich Friedhofswesen
Die überörtliche Prüfung des Friedhofwesens der Stadt Aachen in 2019 enthält neben der Betrachtung der Steuerung und Organisation sowie der strategischen und operativen Ausrichtung des Friedhofwesens ebenfalls die Betrachtung des Flächenmanagements (Auslastungs- und Belegungssituation), der Gebühren (rechtliche und betriebswirtschaftliche Gestaltungs-möglichkeiten) und der Grünpflege (im Hinblick auf die wirtschaftliche Aufgabenerfüllung).
Flächenmanagement
Der Aachener Stadtbetrieb (E 18) hat zum Erhalt einer strategisch ausgerichteten Steuerung ein Friedhofskonzept erstellt, welches derzeit laut E18 mit dem zuständigen Dezernat abgestimmt wird und anschließend im Betriebsausschuss und weiteren Gremien vorgestellt werden soll.
Das Konzept sieht im ersten Teil vor, dass aufgrund der geringen Auslastung der Friedhofsflächen nicht benötigte Areale ausgegliedert bzw. einer Umnutzung zugeführt werden, aber auch, dass teilweise Friedhofsschließungen nicht mehr vermieden werden können. Auch der Trend zu Grabarten mit geringem Flächenbedarf wird berücksichtigt. Aus Sicht der GPA werden zur Sicherung der Wirtschaftlichkeit die Überprüfungen der Reduzierung/Umnutzung von Friedhofsflächen sowie der Schließungen von Friedhöfen empfohlen. Die Rechnungsprüfung folgt dem Vorschlag der GPA und der Zielrichtung des Friedhofkonzeptes des E18, welches zeitnah umgesetzt werden sollte, um somit eine mögliche Kostenreduzierung im Friedhofswesen aktiv zu fördern. Im zweiten Teil des Friedhofkonzeptes ist die Analyse des Gebäudebestandes (Unterhaltungsrückstände und Nutzungsintensität) vorgesehen. Auch dies wird seitens der Rechnungsprüfung unterstützt.
Gebühren
Die derzeitige Vorgabe des Rates sieht den Erhalt aller Friedhöfe sowie eine kontinuierliche Fortschreibung der Gebührenhöhe des Vorjahres vor. Diese sind - im Vergleich zu den meisten umliegenden Kommunen – bereits als hoch einzustufen und doch ist eine volle Kostendeckung nicht erreichbar (89,21 % in 2017). Die GPA empfiehlt, die Gebührenkalkulation unter Berücksichtigung der ermittelten Kostenverteilung sowie der vorsichtigen Schätzung der Beisetzungszahlen zu optimieren. Ohne die Änderung der v.g. politischen Vorgaben ist zur Erreichung eines höheren Kostendeckungsgrades ausschließlich die Senkung der Kosten, u.a. auch durch die Verringerung des Pflegestandards, möglich.
Grünpflege
Darüber hinaus empfiehlt die GPA die Prüfung des mobilunterstützten Arbeitens insbesondere zur Verbesserung der Unterstützung der Friedhofskolonnen bei Grabvergabe und Grünpflege. Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung wird seitens der Rechnungsprüfung neben der bereits eingesetzten Fachsoftware ebenfalls der Einsatz mobiler Lösungen empfohlen. Insbesondere im Rahmen der Durchführung der Verkehrssicherungspflichten, z.B. Grabmalkontrolle oder Baumkontrolle, kann darüber hinaus eine rechtssichere Dokumentation gewährleistet werden.
Zusammenfassung:
Strukturell bedingt besteht ein hohes Kostenvolumen aufgrund der Erhaltung der 28 Friedhöfe, obwohl lediglich auf 3 großen Friedhöfen 75 % aller Beisetzungen erfolgen. Die strategische Ausrichtung des Friedhofkonzeptes bedarf in der weiteren Umsetzung der Formulierung operativer Ziele sowie eines entsprechenden Controllings. Den Empfehlungen der GPA – die bei der weiteren Ausrichtung des Friedhofwesens durch E18 bereits teilweise berücksichtigt werden - kann seitens der Rechnungsprüfung gefolgt werden.
- Themenbereich Bauaufsicht
Im Haushaltsjahr 2018 wurde durch den Fachbereich Rechnungsprüfung die Festsetzung von Baugenehmigungsgebühren im Fachbereich Bauaufsicht (FB 63) geprüft. Als Ergebnis der Prüfung wurde festgestellt, dass interne Kontrollmaßnahmen bestehen und seitens der Bauaufsicht gelebt werden. Mit einem festgelegten Maßnahmenkatalog, der seitens FB 63 umgesetzt wurde, wurde das Risiko von dolosen Handlungen minimiert und korruptionsvorbeugende Maßnahmen angewendet. Generell konnte seitens der Rechnungsprüfung festgestellt werden, dass das Verwaltungshandeln in Bezug auf die Erhebung der Baugenehmigungsgebühren ordnungsgemäß durchgeführt wird. In Bezug auf die Prüfung der GPA wurde dies bestätigt.
E1: Die GPA empfiehlt, den Eingangsprozess zu betrachten und Maßnahmen zu ergreifen um die gesetzliche Frist zur Vollständigkeitsprüfung einzuhalten.
FB 14 schließt sich dieser Empfehlung an, sofern Urlaubs- und Krankheitszeiten nicht zu Engpässen führen. Des Weiteren sollte seitens FB 63 geprüft werden, ob der Eingangsprozess nicht optimiert bzw. digitalisiert werden kann, um die Fristen zu verkürzen.
E2: Laut Aussage der GPA sollen Kennzahlen zum Kostendeckungsgrad ermittelt werden, damit eingeschätzt werden kann, inwieweit festgesetzte Kosten den Aufwand decken.
Die Stadt Aachen ist an die Gebührenordnung des Landes gebunden (Kommentar FB 63)
Eine Prüfung der Auskömmlichkeit erübrigt sich, da ein eventuelles Missverhältnis nicht abgeändert werden kann. Seitens des Fachbereichs Rechnungsprüfung ist dies plausibel.
E7: Die Entwicklung der Fallzahlen sollte weiterhin beobachtet werden, um auf Fallzahlveränderungen reagieren zu können.
Seitens FB 63 sollten die Gründe festgestellt werden, warum sich die Stellenbesetzung problematisch gestaltet bzw. in Zusammenarbeit mit FB 11 Überlegungen angestellt werden, hier entgegenzuwirken.
E8: Nach Aussage der GPA sollte die Bauakte vollständig elektronisch vorliegen.
FB 14 schließt sich dieser Empfehlung an. Die Stadt Aachen ist Pilotkommune des Förderprojektes „Digitale Modellkommune“. Im Rahmen der FB 63 zur Verfügung stehenden Möglichkeiten sollte die Bauakte digitalisiert werden bzw. bei der Einführung des Dokumentenmanagementsystems berücksichtigt werden.
E9: Die Stadt Aachen sollte Kennzahlen für den Personaleinsatz festlegen.
Den Kommentar zur Empfehlung der GPA vom FB 63 ist seitens des Fachbereichs Rechnungsprüfung nachvollziehbar. Hier sollte Zeitaufwand und Nutzen im Einklang stehen.
E11: Die Stadt Aachen sollte die Bauüberwachung zukünftig auch digital erfassen und dokumentieren.
FB 14 schließt sich dieser Empfehlung an, weißt jedoch daraufhin, dass ab Nutzung der aktuellen Version von ProsozBau (Ab Mitte 2020 geplant) Dokumentationen grundsätzlich digital hinterlegt sind und sich daher die Empfehlung der GPA erübrigt.
E12: Die Stadt Aachen sollte prüfen, ob sie durchgeführte Rohbau- und Schlussabnahmen zukünftig differenziert auswertbar erfassen kann.
Die Stellungnahme vom FB 63 ist nachvollziehbar und dient als Präventionsmaßnahme im Rahmen der Schadensregulierung für die Bauherren.
- Themenbereich Zahlungsabwicklung
Im Prüfbericht über die überörtliche Prüfung der Stadt Aachen stellt die GPA das Ergebnis Ihrer Prüfung u. a., für die Prüffelder der Zahlungsabwicklung und Vollstreckung der Stadt Aachen im Jahr 2019 vor.
Erfüllungsgrad Zahlungsabwicklung und Vollstreckung
Die Prüfung führt zu dem Ergebnis, dass die Zahlungsabwicklung und Vollstreckung einen überdurch-schnittlichen Wert im Hinblick auf den Erfüllungsgrad erreicht. Die Zusammenstellung der Feststellungen und Empfehlungen der GPA zur überörtlichen Prüfung 2019 wird für die Bereiche Zahlungsabwicklung im engeren Sinne und Vollstreckung nach dem Grad der Erfüllung tabellarisch in einer Anlage dargestellt. Der Zielwert im Bereich Finanzwirtschaftliche Steuerung und Controlling wird ebenfalls nahezu erreicht. Der Erfüllungsgrad im Bereich der Digitalisierung bedarf noch der Optimierung, insbesondere in den Bereichen eRechnungs-Workflow, elektronische (medienbruchfreie) Archivierung, zentrale Annahmemöglichkeit der eRechnungen sowie im Bereich der digitaler Verarbeitung von Amtshilfeersuchen und digitaler Hardwareausstattung der Mitarbeiter des Vollstreckungsaußendienstes.
Den Hinweis der GPA in Bezug auf die Empfehlung eines monatlichen Mahnlaufes aufgreifend bleibt festzustellen, dass ein solcher grundsätzlich erfolgt. Zum Ende eines jeden Jahres erstellt FB 22/430 eine Übersicht der vorgesehenen monatlichen Mahnläufe für das darauf folgende Jahr. Diese Übersicht wird allen Mitarbeitern*innen des FB 22 per Mail zur Verfügung gestellt und beinhaltet die zwölf Mahntermine. In ihrem Bericht teilt die GPA mit, dass ein Mahnlauf im Januar 2019 wegen personeller Engpässe nachgeholt wurde. Insoweit wird die Stellungnahme der Verwaltung, dass grundsätzlich ein monatlicher Mahnlauf erfolge, geteilt.
Der Eingabe der GPA zufolge sollte künftig die Bearbeitung der Stundungs- und der Erlassvorgänge zentral von der Zahlungsabwicklung durchgeführt werden. Die Aufgabenerledigung sollte hierbei getrennt von der Vollstreckung erfolgen. Der Stellungnahme der Verwaltung ist zu entnehmen, dass diese Vorgehensweise nicht vorgesehen ist, da die jeweilige Situation der Zahlungspflichtigen in den dezentralen Fachbereichen vorgehalten werde. Die Verwaltung habe eine Zentralisierung bereits geprüft und sich für eine dezentrale Bearbeitung und Zuständigkeit für Stundungen und Erlasse entschieden. Aus Sicht der Rechnungsprüfung ist die nach Forderungshöhe gestaffelte Entscheidungsermächtigung, wie sie in der Dienstanweisung für das Forderungs-management der Stadt Aachen festgelegt und bislang angewandt wurde, nicht zu beanstanden.
Zahlungsabwicklung i.e.S. (S. 11-20) und Vollstreckung (S. 20-29)
Die Zahlungsabwicklung i.e.S. erledigt ihre Aufgaben ausweislich des Prüfungsergebnisses mit geringem personellen Einsatz sach- und zeitgerecht. Die Vollstreckung hat im interkommunalen Vergleich hingegen die höchsten Aufwendungen je abgewickelter Vollstreckungsforderung. Die Personal- u. Sachaufwendungen für die Vollstreckung der Stadt Aachen sind im Jahr 2018 die höchsten im Vergleich der kreisfreien Städte. Hauptsächlich der hohe Personaleinsatz im Bereich der Vollstreckung führt dem GPA Ergebnis zufolge zu einem vergleichsweise niedrigen Aufwandsdeckungsgrad. Die GPA regt an, die Kennzahlen im Bereich der Vollstreckung weiter fortzuschreiben und bei Bestätigung der vergleichsweise geringen Fallzahlen ihren Stellenanteil zu reduzieren.
Der Hinweis der Verwaltung, die Personalkosten der beiden Bereiche würde jeweils zur Hälfte auf die Zahlungsabwicklung und die Vollstreckung aufgeteilt, relativiert die Stellungnahme der GPA, da diese ihre Aussage unter Zugrundlegung der für beide Bereiche vorgehaltenen Stellenanteile (27,0 Vollzeitstellen in 2018) getätigt hat.
Eine ineinander verzahnte Aufgabenwahrnehmung der beiden Bereiche ist zweifelsohne vorteilhaft, um Schwankungen im Arbeitsaufkommen verfahrensökonomischer begegnen zu können. Daher wird die seitens der Verwaltung erklärte fortlaufende Optimierungsbemühung begrüßt.
Zusammenfassung:
Zur Steigerung des Deckungsgrades ist aus Sicht der Rechnungsprüfung die Eingabe der GPA in Bezug auf die Erhebung einer Pfändungsgebühr im Rahmen der Vollstreckungsankündigung sicherlich von Vorteil. Die Verwaltung weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass dieser Prozess nicht mit einem wirtschaftlich vertretbaren Aufwand umgesetzt werden könne. Ob mit der Erhebung der Pfändungsgebühr ein personal-intensiver Aufwand tatsächlich verbunden wäre oder eine Kompensierung des zu erwartenden Aufwands mittels der bereits im Einsatz befindlichen Software herbeigeführt werden könnte, müsste aus Sicht der Rechnungsprüfung noch untersucht werden. Aus Gründen der Effizienzsteigerung sollte aber die technische Lösung favorisiert werden. Insgesamt betrachtet kann das positive Prüfergebnis seitens der Rechnungsprüfung nachvollzogen und bestätigt werden.
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