Entscheidungsvorlage - FB 14/0297/WP18

Der Rat der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Anpassung der Wertgrenzen für Direktaufträge bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen zur Kenntnis

 

und beschließt

 

die Anpassung der Wertgrenzen gemäß 1., 2. und 3.,

die Anpassung der entsprechenden Regelungswerke nach 4.,

das Aufsetzen eines Schulungs- und Maßnahmenpakets nach 5. und

die beigefügte Version der Rechnungsprüfungsordnung (RPO).

 

Er erlässt die Dienstanweisung für den Fachbereich Rechnungsprüfung gemäß § 9 Abs. 1 Rechnungsprüfungsordnung.

 

Ausgangslage

Die Stadt Aachen hat die Aufgabe, die kommunale Infrastruktur und öffentliche Daseinsvorsorge sicherzustellen und findet sich als Dienstleisterin in einem komplexen Spannungsfeld verschiedenster Bedarfe und Anforderungen wieder. Gleichzeitig verstärkten multiple Krisen wie die Covid-19 Pandemie in 2020, das Jahrhunderthochwasser in 2021 und der russische Angriffskrieg auf die Ukraine in 2022 den ohnehin hohen Handlungsdruck in den Kommunen. Der Sanierungsbedarf der kommunalen Infrastruktur und die zunehmende Dichte an baulichen Anforderungen bei alten und neuen Projekten wird für die öffentliche Hand zunehmend zu einer Mammutaufgabe. Dies führt zu längeren Projektlaufzeiten in allen Bereichen der Verwaltung. Besonders deutlich werden die längeren Realisierungszeiträume im Hochbau, die zu hoher Frustration in der Bevölkerung, der Politik und der Verwaltung selbst führen. Dieses Problem betrifft alle Kommunen. Nicht zuletzt unter diesem Eindruck hat der Bundestag am 26. September 2024 das Bürokratieentlastungsgesetz IV auf den Weg gebracht.

 

Aktuelle Rechtslage in Nordrhein-Westfalen

Durch den Runderlass vom 13.12.2021 „Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 26 der Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (Kommunale Vergabegrundsätze)“ wurden öffentliche Auftraggeber*innen in NRW ermächtigt, Aufträge bis zu einer Wertgrenze i.H.v. 25.000 € o. USt. durch Direktauftrag zu vergeben.

 

Bisherige Umsetzung bei der Stadt Aachen

Auf Grundlage der Ratsentscheidung vom 21.04.2021 - umgesetzt durch die Dienstanweisung der Stadt Aachen für die Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen (Vergabedienstanweisung) - können die städtischen Bedarfsträger*innen aktuell Dienst- und Lieferleistungen bis zu einem Auftragswert von 5.000 € o. USt. und Bauleistungen bis zu einem Auftragswert von 12.000 € o. USt. ohne Einbindung der zentralen Vergabestelle selbst vergeben. Dabei obliegt ihnen bereits jetzt selbstständig die Einhaltung der Vergabe- und Haushaltsvorschriften.

 

Entwicklungen der letzten Jahre

In den letzten drei Jahren entfielen verwaltungsweit zwischen 152 und 282 Vergaben pro Jahr (Auswertung FB 60) auf den Bereich zwischen 5.000 € o. USt. bis 25.000 € o.USt.. Erschwerend kommt hinzu, dass die deutlichen Preissteigerungen der letzten Jahre eine Anpassung an die im Frühjahr 2021 beschlossenen Wertgrenzen notwendig machen.

 

Angesichts der in der Ausgangslage dargestellten Situation erscheint es widersprüchlich, an den eigens definierten Wertgrenzen festzuhalten, die weit hinter dem aktuell bestehenden Runderlass des Landes NRW zurückbleiben.

 

Empfehlung der Verwaltung

 

1. Beteiligung der Zentralen Vergabestelle

Die aktuell geltenden städtischen Vergabewertgrenzen für einen Direktauftrag könnten hinsichtlich der Beteiligung der Zentralen Vergabestelle auf das aktuell geltende Niveau des Runderlasses „Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 26 der Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (Kommunale Vergabegrundsätze)“, sprich insgesamt auf 25.000 € o. USt., erhöht werden. Dementsprechend könnten die Bedarfsträger (Fachdienststellen und Eigenbetriebe) die Vergabe von Direktaufträgen bis zu einem vorab kalkulierten Auftragswert von bis zu 25.000 € o. UST. eigenständig durchführen.

 

Durch die Anhebung der Wertgrenzen würden mehr Vergaben dezentral in den jeweiligen Dienststellen durchgeführt. Dadurch würde die Effektivität der einzelnen Dienststellen enorm gesteigert, Projekte schneller in Umsetzung gebracht und die Zentrale Vergabestelle von einfachen Vergabeverfahren quantitativ entlastet. Dies steigert nicht nur die Beratungsqualität, sondern schafft mehr Raum für die Befassung mit zentralen Großprojekten in und für Aachen.

 

Gleichzeitig wird mit der Veränderung der Wertgrenzen die Verantwortung der Dienststellen gestärkt, die zukünftig noch wachsamer auf die Einhaltung der Vergabegrundsätze wie die Transparenz, Dokumentation und das Rotationsprinzip achten müssen. Dies soll u. a. über Schulungen der Mitarbeiter*innen in den Dienststellen und den Einsatz der jüngst bei FB 60 eingeführten Vergabemanagementsoftware sichergestellt werden, die eine zentrale Dokumentation gewährleistet. Die Fachdienststellen müssen einschätzen, ob die eingesetzten Mitarbeitenden die entsprechende Fachlichkeit bereits besitzen. Ggf. werden die Mitarbeitenden vor Anwendung der neuen Wertgrenzen geschult. Hierbei wird der FB 60 selbst Schulungen anbieten. Selbstverständlich bleibt FB 60 auch bei Direktaufträgen unter 25.000 Euro o. USt. erster Ansprechpartner im Vergaberecht und berät die Dienststellen bei schwierigen Sachverhalten.

 

2. Einschätzung und Beteiligung des Fachbereichs Rechnungsprüfung

Der Fachbereich Rechnungsprüfung hat gemäß § 104 Abs. 1 Nr. 5 der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen die Aufgabe der Prüfung von Vergaben. Die Notwendigkeit einer angemessenen Anpassung der bisher geltenden Vorlagegrenze von 5.000 € o.USt. wird seitens der Rechnungsprüfung aus den seitens der Verwaltung genannten Gründen anerkannt.

 

Der Fachbereich Rechnungsprüfung weist weiter daraufhin, dass mit den verbundenen Freiräumen der unmittelbaren Beschaffungsmöglichkeit durch die jeweiligen Dienststellen Risiken verbunden sind, denen durch geeignete Maßnahmen zu begegnen ist. Dies betrifft auch die Wahrung eines angemessenen Mitarbeiter*innenschutzes.

 

Durch die vorgeschlagene Anhebung auf 25.000 € o.USt.  steigt die Verantwortung auf Sachbearbeiter*innenebene deutlich an. Die Anpassung der Wertgrenzen sollte in den Dienststellen von einem besonderen Augenmerk auf die bereits eingeübte Vergabepraxis begleitet werden (Fachlichkeit, Vier-Augen-Prinzip, …).

 

Im Hinblick auf den risikoorientierten Prüfansatz werden Direktaufträge zwischen 15.000 € o. USt. und 25.000 € o. USt. unmittelbar nach der Auftragsvergabe dem Fachbereich Rechnungsprüfung angezeigt. Dies geschieht bis zur Umsetzung der einer zentralen Vergabemanagementsoftware unmittelbar an den Fachbereich Rechnungsprüfung.

 

Die Rechnungsprüfungsordnung und Dienstanweisung für den Fachbereich Rechnungsprüfung wurden aufgrund er o.g. Gründe und aufgrund organisatorischer Änderungen überarbeitet und angepasst. Sie sind entsprechend in der Anlage beigefügt.

 

3. Beteiligung der Fraktionen

Vor Erteilung eines Auftrags ist bisher bei der Beschaffung von Dienst- und Lieferleistungen die Wertgrenze von 8.000 € o. USt. zur Vorlage bei den Fraktionen zu beachten (Fraktionsinfo). Die Vorlagengrenze für Bauleistungen (Direktauftrag, Freihändige Vergabe) liegt z. Z. bereits bei 15.000 € o. USt.. Entsprechend der Anpassung der Wertgrenzen auf 25.000 € o. USt. für beide Beschaffungsarten wird vorgeschlagen, auch die Grenze zur Vorlage der Vergaben bei den Fraktionen auf einheitlich 25.000 € o. USt. anzuheben. Diese Änderung soll bereits vor Änderung der Zuständigkeitsordnung in Kraft treten und bei der nächsten Überarbeitung der Zuständigkeitsordnung nachgearbeitet werden.

 

4. Anpassung der entsprechenden Regelungswerke

Entsprechend der Beschlüsse zu 1. bis 3. wird die Verwaltung die entsprechenden Regelungswerke anpassen. Dies sind insbesondere, die Vergabedienstanweisung, die Rechnungsprüfungsordnung (RPO) und die Zuständigkeitsordnung. Die Rechnungsprüfungsordnung wurde auch hinsichtlich redaktioneller und organisatorischer Änderungen im FB 14 aktualisiert und ist ebenso wie die Dienstanweisung für den Fachbereich Rechnungsprüfung beigefügt. Die RPO ist durch den Rat zu beschließen.

 

5. Aufsetzung eines Schulungs- und Maßnahmenpaketes

Zur Stärkung der Fachlichkeit in den Fachdienststellen und Eigenbetrieben wird zudem ein Schulungs- und Maßnahmenpaket (z.B: Vordrucke zur Dokumentation, Anschluss der Dienststellen an das eingekaufte IT System Beschaffungsmanagement, Schulungsangebote von FB 60) aufgesetzt werden, das die Qualitäten sichern und hinsichtlich des Korruptionsschutzes präventiv wirken soll. Hierzu zählen neben systematischen Schulungsansätzen auch die Stärkung von zentralen, digitalen Registern und Mustern sowie die Evaluierung des Prozesses.

 

Die weitere Entwicklung auch hinsichtlich ggfls. sich ändernder Gesetzesvorhaben wird beobachtet, bewertet und in die entsprechenden Gremien eingebracht werden.

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

	JA	NEIN
		X

 

 

Investive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Gesamt­bedarf (alt)	Gesamt­bedarf (neu)
Einzahlungen	0	0	0	0	0	0
Auszahlungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden
konsumtive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Folge-kosten (alt)	Folge-kosten (neu)
Ertrag	0	0	0	0	0	0
Personal-/ Sachaufwand	0	0	0	0	0	0
Abschreibungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden

 

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Keine

Klimarelevanz:

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig
X

 

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

gering	mittel	groß	nicht ermittelbar
			X

 

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig
X

 

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

 

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr  (über 1% des jährl. Einsparziels)

 

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)

 

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:

			vollständig
			überwiegend (50% - 99%)
			teilweise (1% - 49 %)
			nicht
			nicht bekannt