Kenntnisnahme - E 42/0003/WP18

Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze  5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Volkshochschule den Zwischenbericht zum

30.Septemberi 2020 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt.

In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 1.:

Durch die Corona –Pandemie musste der Unterrichtsbetrieb vom 16.03.2020 bis 24.04.2020 (College) bzw. 15.05.2020 (die anderen Programmbereiche) unterbrochen werden und konnte auch danach nur eingeschränkt fortgesetzt werden. Der hierdurch entstandene Ertragsverlust konnte trotz gestiegener Anmeldezahlen in den Monaten August und September nicht kompensiert werden, 

Bis einschließlich 30.09.2020 konnten 898 Kurse (Ausfallquote 41,6 %) nicht durchgeführt werden. Die Jahresprognose muss darüber hinaus auch weiter nach unten korrigiert werden, da  durch die geltenden Hygienevorschriften von deutlich geringeren Teilnehmendenzahlen in den stattfindenden und geplanten Kursen ausgegangen werden muss. 

Zu 2.:

Bei den abgesagten Bildungsurlauben wurden die Teilnehmendenentgelte in voller Höhe zurückerstattet, da diese nicht mehr nachgeholt werden können. Die Höhe der Erträge wird in der Jahresprognose durch die abgesagten Bildungsurlaube entsprechend angepasst.

Zu 4.:

Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt.  Die seitens der Volkshochschule beantragten Zuschüsse beim Bund nach dem Sozialdienstleister-Einsatzgesetz (SodEG), wurden bis zum 30.09.2020 mit einer Höhe von 85 % der bisherigen Bundesmittel bewilligt. Im Berichtszeitraum erfolgte eine Finanzplanänderung des Projektes „Bildungsportal“, mit der Folge, dass die Erträge entgegen der ursprünglichen Planung, nicht in der Position 3 Landeszuweisungen verbucht werden. Daher wird die Jahresprognose in beiden Positionen entsprechend angepasst.

Zu 5:

Diese Sammelposition enthält u.a. neben Erträgen aus Kooperationen der VHS sowie Werbeeinnahmen und Vermietung auch Auflösung von Rückstellungen sowie periodenfremde Erträge (z.B. Heizkostenerstattungen).

Aufwendungen:

Zu 2.:

Durch den Unterrichtsausfall fielen weniger Honorarzahlungen an Dozenten/innen an. Die Jahresprognose muss daher korrespondierend zu den Positionen Teilnehmendenentgelte und Drittmittel (BAMF)  angepasst werden.

Zu 3.:

Die Mittel für die Gebäudeunterhaltung werden im Berichtszeitraum voraussichtlich nicht in der vollen Höhe ausgegeben, sodass sie nach unten korrigiert werden können.

Zu 4.:

Im Berichtszeitraum lagen noch nicht alle Rechnungen vor.

Zu 6.:

Diese Position beinhaltet u.a. die zur Volkshochschule verlagerten Unfallversicherungsbeiträge für die Teilnehmenden des College. Zur Deckung dieses zusätzlichen Aufwands wurde der städtische Zuschuss entsprechend angepasst.

Zu 7.:

Der größte Teil der Werbungskosten für den Programmheftdruck entsteht notwendigerweise zweimal jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der Volkshochschule bekannt zu machen. Kosten für das 2. Semester sind im Berichtszeitraum noch nicht angefallen.

zu 8:

Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten, die Fahrtkostenerstattung für Teilnehmende der Integrationskurse sowie die Prüfungskosten. Im Berichtszeitraum erfolgten aufgrund des Projektverlaufs höhere Weiterleitungen des INTERREG Projektes TREE (Training for intergrating REfugees in the Euregio).

Zu 9.:

Der Aufwand für diese Position hängt mit der Anzahl der Studienreisen zusammen, siehe auch Erträge Position 2. Durch die pandemiebedingt abgesagten Bildungsurlaube, und Studienreisen muss die Jahresprognose nach unten korrigiert werden.

Zu 10., 11. und 12.:

Es wurde im Berichtszeitraum auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet, daher kann die Jahresprognose bei der Position 12. und 13. angepasst werden.

Zu 13.:

Es stehen noch Rechnungen über erfolgte Fortbildungen aus, Reisekosten fallen pandemiebedingt nur im geringen Maße an, daher kann die Jahresprognose entsprechend nach unten korrigiert werden.

zu 14.:

Neben der Position Bewachungskosten gehören zu dieser Position auch die Kosten aus dem Zertifizierungsprozess der Volkshochschule. Die Bewachungskosten wurden im Berichtszeitraum noch nicht vollständig abgerechnet.

Die Kosten für die Konzeption und Realisierung des Projektes „Bildungsportal“ (siehe hierzu auch Erträge Punkt 4) wurden durch die erfolgte Finanzplanänderung auf 47.000 € reduziert, daher wird die Jahresprognose entsprechend angepasst.

zu 15.:

Es liegen noch nicht alle Rechnungen für den Berichtszeitraum vor.

Zu 16.:

Im Berichtszeitraum fielen keine weiteren Umzugskosten an.

Die Umzugskosten (Möbeltransporte innerhalb des Hauses) entstanden durch die Durchführung der Bundessprachenkonferenz im 1. Quartal.

Zu 18.:

Diese Position umfasst die Nutzung von Cambio-Fahrzeugen, die noch nicht wesentlich beansprucht wurde. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

Zu 21.:

Es steht noch die Abrechnung der Prüfung des Jahresabschlusses 2019 aus.

Zu 22.:

Die Jahresprognose wurde nach oben angepasst, da im Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung weitere Investitionen notwendig werden.

Zu 23.:

Zu dieser Position gehören u.a. auch die periodenfremden Aufwendungen. Im Berichtszeitraum erfolgte eine Nachzahlung aus dem Vorjahr für Energiekosten.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Im Berichtszeitraum wurden 7 Projekte beantragt, hiervon bereits 5 bewilligt.

Das Risikoportal für 2020 in Höhe von 200 TEUR  beinhaltet ein Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Das Risiko entspricht dem in der Konsolidierung durch Reorganisation beschlossenen Plan, es soll durch Akquisition von Drittmitteln sowie durch Optimierung des Programmangebotes geschlossen werden.

Die durch die Corona-Pandemie zusätzlich entstandene Deckungslücke führt mit Berücksichtigung der beantragten Unterstützungen des Landes und des Bundes zu einem prognostizierten Jahresverlust von 290 TEUR. Zu prüfen ist, ob der drohende finanzielle Verlust durch die Bereitstellung von Mitteln aus dem kommunalen „Rettungsschirm“ der Corona-Pandemie für die Volkshochschule erfolgen kann.

Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zueinander ins Verhältnis gesetzt.

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Finanzielle Auswirkungen

entfällt