Anhörung - E 26/0003/WP18-1

Beschlussvorschläge:

Beschlussvorschlag für den Betriebsausschuss Gebäudemanagement

1. Der Betriebsausschuss des Gebäudemanagements empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen, den Wirtschaftsplan 2021 des Gebäudemanagements unter folgendem Vorbehalt zu beschließen.

          „Die Ergebnisse der politischen Beratung zum Haushalt 2021 werden nach ihrem Abschluss in den Wirtschaftsplan 2021 eingearbeitet.“

Beschlussvorschlag für den Finanzausschuss

2. Der Finanzausschuss der Stadt Aachen nimmt den Wirtschaftsplan 2021 des Gebäudemanagements zur Kenntnis.

Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt Aachen

3. Der Rat der Stadt Aachen beschließt auf Empfehlung des Betriebsausschusses des Gebäudemanagements der Stadt Aachen den Wirtschaftsplan 2021 des Gebäudemanagements unter folgendem Vorbehalt.

          „Die Ergebnisse der politischen Beratung zum Haushalt 2021 werden nach ihrem Abschluss in den Wirtschaftsplan 2021 eingearbeitet.“

Erläuterungen:

Die Ergänzungsvorlage ersetzt die Ursprungsvorlage zum Tagesordnungspunkt 8 in Gänze. Die Ursprungsvorlage enthielt einen Formelfehler, der im Bereich der Investitionen zwar zur korrekten Gesamtsumme führte, jedoch wurde die Aufteilung in Gesellschafterdarlehen und Zuweisungen nicht korrekt wiedergegeben.

Wirtschaftsplan 2021

Gebäudemanagement

der Stadt Aachen

Vorbemerkungen

Aufgrund der besonderen Situation und den aktuellen Rahmenbedingungen im Zusammenhang mit der Pandemie und der zeitlich versetzten Einbringung und den Beschlussfassungen zum städtischen Haushaltsplanentwurf für das Jahr 2021 basiert der Wirtschaftsplan 2021:

-          im Bereich der Investitionen und

-          bei der Transferzahlung

in Abstimmung mit dem Finanzdezernat auf dem Haushaltsplan 2020 bzw. der Mittelfristplanung des Haushalts 2020.

Er steht somit unter dem Vorbehalt, dass die Ergebnisse der politischen Beratungen zum Haushalt 2021 abschließend eingearbeitet werden. 

Die Transferzahlung soll für 2021 laut Aussage des Finanzdezernates mindestens um die Corona-bedingten Mehraufwendungen erhöht werden.

A)  Entwicklung von Transferzahlungen und maßgeblicher Kennzahlen

Entwicklung der Transfer-Zahlungen des Haushalts an den Betrieb (in Euro)

Die Transfer-Zahlung an den Betrieb setzt sich aus verschiedenen Positionen zusammen:

-          Erstattung von Zinsaufwand für Investitionen (Gesellschafterdarlehen)

-          Erstattung des gesamtstädtischen Aufwands für den Betrieb (Verwaltungskosten)

-          Erstattung der Gebäude-Abschreibung (in Teilen)

-          jährliche Einmalzahlung („Zuschuss“) zur Abdeckung der nicht durch unmittelbare interne oder externe Erträge erstatteten gebäudewirtschaftlichen Kosten

Die Transfer-Zahlung ist in ihrer Summe von verschiedenen Faktoren (z.B. Investitionshöhe, Entwicklung des Zinsniveaus,  aber auch von Flächenveränderungen, Zunahme von Dienstleistungen für die Stadt und Preis- und Tarifsteigerungen) abhängig. Diese sind größtenteils nicht vom Betrieb zu beeinflussen. Vom Betrieb beeinflussbar ist die wirtschaftliche Wahrnehmung der ihm übertragenen Aufgaben.

Entwicklung der EK-Quote in Prozent (ohne Sonderposten)

Laut Beschluss des Finanzausschusses vom 26.02.2008 soll das Rücklagenkapital nicht unter 15 % der Bilanzsumme sinken. Dies wird voraussichtlich in 2024 der Fall sein.

Entwicklung der EK-Quote in Prozent (einschließlich Sonderposten)

Die Sonderposten sind der Stadt Aachen überwiegend ohne Rückzahlungsverpflichtung gewährt worden, so dass sie de facto wie Eigenkapital zu werten sind.

Entwicklung der durch den E 26 zu betreuenden Flächen (BGF / m2)

In die Planung ab 2021 wurden lediglich die Flächen aufgenommen, die aufgrund des städtischen Investitionsprogramms und/oder absehbarer Veränderungen (z.B. politische Beschlüsse) verbindlich planbar sind. Eine darüber hinausgehende Prognose ab 2022, insbesondere auch für den Bereich der Anmietungen, wurde aufgrund der damit verbundenen Planungsunsicherheit nicht getroffen.

In der Regel sind zusätzliche Anmietungen durch die Fachbereiche („Bedarfsträger“) einzuplanen und werden dem Betrieb erstattet, so dass dies zumindest für die Sachaufwendungen im Wirtschaftsplan einen neutralen Vorgang darstellt.

Auswirkungen hat die extreme Zunahme der Serviceleistungen jedoch auf den erforderlichen Personaleinsatz (siehe dazu die nachfolgende Tabelle Entwicklung der Serviceleistungen für die Stadt Aachen und die Erläuterungen zur Stellenübersicht).

Entwicklung der Serviceleistungen für die Stadt Aachen in Euro

Die Serviceleistungen bewegen sich auch weiterhin auf hohem Niveau.

Entwicklung des umzusetzenden Investitionsvolumens in Euro

*Werte ohne Neues Kurhaus (Dienstleistung für den Eurogress E 88)

Die Werte sind - wie eingangs erläutert - dem Haushaltsplan 2020 entnommen und basieren nicht auf dem Haushaltsplanentwurf für 2021.

B)  Detaillierte Erläuterungen zur Wirtschaftsplanung 2021

Erläuterungen zum Erfolgsplan 2021  (Anlage 1)

Der im Rahmen der mittelfristigen Planung 2020 für das Wirtschaftsjahr 2021 ausgewiesene operative Verlust in Höhe von 1,18 Mio. Euro erhöht sich nunmehr auf 4,6 Mio. Euro, sofern im Rahmen der politischen Beschlüsse zum Haushalt 2021 keine Anpassung der Transferzahlung beschlossen wird.

Die Ertragsstruktur ist im Wesentlichen durch die sog. Einmalzahlung („Zuschuss“) an den Betrieb geprägt, der zur Abdeckung der nicht durch unmittelbare interne oder externe Erträge erstatteten gebäudewirtschaftlichen Kosten dient.

In 2021 ergibt sich ein operativer Verlust, da die Einmalzahlung des Haushalts an den Betrieb von 2020 auf 2021 nicht erhöht wird, sich jedoch Preissteigerungen und höhere Aufwendungen in verschiedenen Bereichen unweigerlich ergeben. Allein die Corona-bedingten Mehraufwendungen schlagen in 2021 mit mindestens 1,52  Mio. Euro in den Bereichen z.B. Reinigung, Hausdienste und Energie zu Buche. 

Erläuterungen zu den einzelnen Ertrags-Positionen

Die externen Erträge aus Vermietung steigen um rd. 342 T Euro insbesondere aufgrund von Vermietungen an externe Kita-Träger. Dem steht Aufwand in gleicher Höhe gegenüber, da es sich nicht um städtische, sondern wiederum angemietete Objekte (sog. Investorenmodelle) handelt.

Die internen Erstattungen steigen erheblich um rd. 5,78 Mio. Euro. Zum einen wurden die Kostenmieten der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen angepasst. Dies ist neutral für Wirtschafts- und Haushaltsplanung, da die Einmalzahlung an den E 26 in gleicher Höhe reduziert wird.

Zum anderen werden seit 2020 – zur Vorbereitung auf die elektronische Rechnung, aber auch um die durch den E 26 umzusetzenden Volumina vollständig darzustellen – Aufgaben für andere Bereiche der Verwaltung nicht mehr nach der Beauftragung und Prüfung der Rechnungen zur Anweisung weitergeleitet, sondern auch die Verbuchung und Auszahlung durch den E 26 vorgenommen. Die Auftraggeber erhalten im Nachgang eine quartalsweise oder maßnahmenbezogene Abrechnung.

Die direkten Verrechnungen mit dem Haushalt sind leicht rückläufig, insbesondere aufgrund von Abmietungen im Auftrag der jeweiligen Bedarfsträger.

Die aktivierte Eigenleistung steigt leicht an, da verschiedene größere Bauvorhaben in die konkrete Ausführungsphase eintreten werden.

Die Einmalzahlung des Haushalts an den Betrieb verändert sich haushaltsneutral um die Erhöhung der Erstattung aus Kostenmieten.

Das nachfolgende Diagramm zeigt die Ertragsstruktur in 2021 – ohne etwaige Anpassungen, die sich aus dem Haushalt 2021 ergeben können:

Die Ertragsstruktur ist im Wesentlichen von der sog. Einmalzahlung geprägt. Wird diese nicht an steigende Aufwendungen angepasst, ergeben sich – neben den Verlusten aus nicht erstatteter Abschreibung – Verluste auch im operativen Bereich.

Das nachfolgende Diagramm zeigt die Aufwandsstruktur in 2021:

Im Bereich der betrieblichen Aufwendungen ergeben sich Veränderungen / Erhöhungen zum Vorjahr im Wesentlichen durch höhere Aufwendungen für:

-             Bewirtschaftung

-             Serviceleistungen

-             Personalausgaben aufgrund von Tarifsteigerungen und 7,5 zusätzlich benötigten Stellen

-             Instandhaltung

Bei den Bewirtschaftungsaufwendungen fallen rd. 1,1 Mio. Euro (exkl. Städteregion) zusätzlich für Erhöhung der Reinigungsintensität aufgrund von Pandemie-Schutzmaßnahmen an. Darüber hinaus werden Reinigungsleistungen für andere Bereiche gebucht und erstattet – somit neutral – die bis dato zur Anweisung an die Bereiche versendet wurden, siehe auch Erläuterungen zu den Erträgen.

Die Bewirtschaftungsaufwendungen erhöhen sich darüber hinaus im Bereich Stromausgaben auf der  Basis des aktuellen Ausschreibungsergebnisses.

Es wird in 2021 ein deutlich erhöhter Aufwand im Bereich der Heizenergie anfallen, zum einen aufgrund der erhöhten CO2- Abgabe, zum anderen aufgrund des erforderlichen Lüftungsverhaltens in städtischen Gebäuden zur Pandemie-Prävention.  

Im Bereich der Instandhaltung sind von rd. 2,6 Mio. Euro zusätzlichen Mitteln rd. 2,2 Mio. Euro in den Erstattungen enthalten und somit neutral. Lediglich rd. 400 T Euro stellen eine tatsächliche Erhöhung dar und resultieren im Wesentlichen aus der Anpassung an die jährlichen Preissteigerungen.

Die Steigerung beim Personalaufwand liegt bei rd. 1,25 Mio. Euro.

Das Ergebnis der aktualisierten Personalbemessung für 2021 - Basis sind das umzusetzende Volumen und Berücksichtigung von Corona-bedingtem Mehraufwand - ergibt insgesamt 7,5 zusätzliche Vollzeitstellen innerhalb der technischen Abteilungen.

Diese Bemessung besitzt aufgrund der bestehenden Unsicherheiten vorerst Gültigkeit für die Wirtschaftsjahre 2021 und 2022.

In der Bemessung noch nicht enthalten sind zusätzliche Stellen, die sich aus den Maßnahmen des Integrierten Klimaschutzkonzeptes ergeben könnten (siehe dazu die gesonderten Ausführungen weiter unten in der Vorlage).

Ob und in welchem Umfang Stellen ab 2023 sozialverträglich unter Ausschöpfung der altersbedingten Fluktuation abgebaut werden können, wird unter den dann gegebenen Rahmenbedingungen erneut zu beurteilen und bemessen sein.

Das laufende DV-Budget erhöht sich aufgrund der Erfordernisse von VPN-Anschlüssen und insbesondere aufgrund der Einführung eines CAFM-Systems und somit zusätzlicher betrieblich erforderlicher  Software.

Den einmaligen Aufwendungen für die Einführung des CAFM-System in Höhe von 700 T Euro stehen in gleicher Höhe noch nicht verausgabte Mittel aus Vorjahren zur Verfügung.

Der Zinsaufwand für das sog. Richtericher Modell sinkt aufgrund von auslaufenden Verträgen und vereinzelten Anpassungen der Zins- und Tilgungspläne.

Den größten Kostenblock stellen nach wie vor die Kapitalkosten (Zinsen und Abschreibung) mit insgesamt rd. 28,5 % dar, gefolgt von den Bewirtschaftungsausgaben (Energie, Grundbesitzabgaben, Reinigung etc., exkl. Städteregion) mit rd. 25,2 %.

Die Erstattung der Gebäudeabschreibung der Stadt an den Betrieb wurde ab 2016 von € 1.500.000,- auf € 3.000.000,- erhöht; somit verringerte sich das negative Jahresergebnis aus nicht erstatteter Abschreibung in Folgejahren um diese Erhöhung.

Der planmäßige Verlust aus nicht erstatteter Abschreibung unter Berücksichtigung der Sonderposten und unter Berücksichtigung des operativen Verlustes in Höhe von 4,6 Mio. Euro ergibt für 2021 einen Verlust von insgesamt rd. 16,6 Mio. Euro, sofern nicht die Transferzahlungen im Rahmen der Haushaltsbeschlüsse 2021 erhöht werden. Eine Erhöhung für 2021 ist laut Aussage des Finanzdezernates mindestens um die Corona-bedingten Mehraufwendungen vorgesehen.

Erläuterungen zum Vermögensplan 2021  (Anlage 2)

Der Vermögensplan basiert aus den eingangs genannten Gründen auf dem Haushaltsplan bzw. der Mittelfristplanung 2020.

Laut Haushaltsplanentwurf 2020 sind in 2021 insgesamt rd. 24,4 Mio. Euro (einschließlich Zuweisungen / Investitionszuschüsse) neue Haushaltsmittel durch den Betrieb zu verarbeiten.

In Dienstleistung für den Eurogress sind darüber hinaus weitere 8,0 Mio. Euro für das Neue Kurhaus umzusetzen.

Zusammen mit den Mitteln aus bereits laufenden Vorhaben aus Vorjahren ist somit auch in 2021 ein erheblicher Investitionsumfang gegeben.

Erläuterungen zum Investitionsprogramm 2021  (Anlage 3)

Das Investitionsprogramm basiert  auf dem Haushaltsplan / Mittelfristplanung für 2020:

Incl. Zuweisungen: 

*Werte ohne Neues Kurhaus (Dienstleistung für den Eurogress E 88)

Incl. Neues Kurhaus

Erläuterung zur Mittelfristigen Ergebnisplanung 2021 – 2024  (Anlage 4)

Folgende Annahmen / Steigerungen wurden der Planung vorgegeben:

-                  1,5 % im Bereich der Sachausgaben

-                  1,0 % im Bereich der Personalausgaben

-                  3,0 % im Bereich der Heizkosten

Bei den Transferzahlungen aus dem Haushalt an den Wirtschaftsplan für 2021 und Folgejahre wurden die Werte aus dem Haushaltsplan 2020 (Mittelfristplanung) zugrunde gelegt.

Ab 2016 wurde in der mittelfristigen Ergebnisplanung der Abschreibungssatz erhöht. Die Erstattung in Höhe von 1,5 Mio. Euro wurde auf 3,0 Mio. Euro per anno aufgestockt. Aus Sicht der Betriebsleitung stellt eine Anpassung des Abschreibungsersatzes eine sinnvolle und werterhaltende Maßnahme dar.

Sofern die Transferzahlung an den Betrieb im Rahmen der Haushaltsplanberatungen 2021 und Folgejahre an den Betrieb nicht erhöht wird, entstehen laut derzeitigem Kenntnisstand im operativen Bereich erhebliche Verluste. Diese resultieren aus der Differenz von prognostizierten Aufwendungen einerseits und der nicht vorgesehenen Zahlungen / Erhöhungen der Einmalzahlung an den Betrieb aus dem städtischen Haushalt andererseits. 

Die steigenden Aufwendungen ergeben sich jedoch zwingend durch Preis- und Tarifsteigerungen, umzusetzendes Volumen, Flächenveränderungen und erhöhte Serviceleistungen für die Stadt.

Im Bereich der Personalkosten wurde in Anlehnung an die Haushaltsplanung in Folgejahren von einer Tarifsteigerung von 1 % ausgegangen. Nach den Erfahrungen der Vorjahre ist dies nicht auskömmlich (2014: 3%, 2015: 2,4%, 2016: 2,4%, 2017: 2,35 %, 2018: 2,85 %; 2019: 2,81 %, 2020: 1,06 %).

Erläuterungen zur Finanzplanung 2021  (Anlage 5)

Die Finanzplanung 2021 basiert auf der Mittelfristplanung im Haushaltsplan 2020. Die Drittmittel bzw. Zuweisungen basieren auf qualifizierten Schätzungen. Änderungen können sich – auch in Abhängigkeit von der Disposition im städtischen Haushalt – in erheblichem Umfang ergeben.

Mittelfristige Finanzplanung 2021 - 2024  (Anlage 6)

Die Mittelfristige Finanzplanung basiert auf der Mittelfristplanung im Haushaltsplan 2020.

Stellenübersicht 2021  (Anlage 7)

Zur stringenten Umsetzung der politisch beschlossenen Bauvorhaben, zur Unterstützung der Nutzer bei ihrer Aufgabenwahrnehmung, zur Gewährleistung aller Verpflichtungen aus der technischen Betreiberverantwortung und somit zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben sind in der Stellenübersicht für 2021 insgesamt 195,5 Vollzeitstellen (Vorjahr: 188 Vollzeitstellen) enthalten.

Diese sind zum Stand 31.12.2020 voraussichtlich bis auf 3 Vollzeitstellen besetzt, die sich jedoch bereits im Ausschreibungsverfahren befinden.

Das Projektmanagement konnte bereits in Vorjahren maßgeblich verstärkt werden, allerdings kommen  immer wieder neue und nicht geplante Aufgaben (z.B. Niederlegung Parkhaus Büchel) hinzu.

Die bereits im Rahmen der Wirtschaftsplanung 2018 und 2019 beschlossenen zusätzlichen Stellen, u.a. im Bereich der sog. Reparaturprogramme, konnten zwischenzeitlich besetzt werden.

Das umzusetzende Volumen und die zu betreuende Fläche und zahlreiche Zusatzaufgaben haben sich jedoch seitdem immer weiter erhöht.

Die Personalbemessung  musste somit - auch vor dem Hintergrund der zusätzlichen Arbeits-Belastung im Rahmen der Pandemie-Prävention - aktualisiert werden.

Der Stand der nicht besetzten Stellen konnte bereits in Vorjahren erheblich reduziert werden, so dass sich für das Wirtschaftsjahr 2021 nach derzeitigem Kenntnisstand eine solide Kapazitätsgrundlage ergibt.

Eine besondere Herausforderung der nächsten Jahre stellt die Zahl der in den kommenden Jahren ausscheidenden langjährigen Mitarbeiter*innen dar, teilweise auch in Führungsfunktionen.

Auch der Paradigmen-Wechsel der Bauwirtschaft zu mehr Nachhaltigkeit, Ressourcen-schonendem Materialverbrauch, Kreislaufwirtschaft, Urban Mining, gesundheitsverträglichem Bauen und ähnliche Aspekte eines „Neuen Bauens“ wird weiter in den Folgeauswirkungen zu beobachten sein.

Kennzahl Personalintensität Gebäudemanagement in Prozent

Prognose zur Entwicklung Stellenübersicht

Nach aktuellem Kenntnisstand ergeben sich - unter der Prämisse, dass sich keine weiteren Aufgaben- / Flächenzuwächse und keine anderen Erkenntnisse aus der Aktualisierung der Personalbemessung ergeben - in Folgejahren folgende Stellenkontingente:

*ohne Berücksichtigung etwaiger Auswirkungen des Integrierten Klimaschutzkonzeptes

Planmäßiges Ausscheiden von Mitarbeiter*innen:

Sofern sich in Folgejahren eine erhebliche Reduzierung von Investitionen / umzusetzendem Volumen und wahrzunehmenden Aufgaben ergeben sollte, könnte darauf somit flexibel reagiert werden.

Bleibt es bei der derzeitigen Aufgabenwahrnehmung, stellt die Wiederbesetzung mit qualifiziertem Personal - wie schon in Vorjahren – auch weiterhin eine Herausforderung dar. Diese konnte jedoch über verschiedene Aktivitäten (u.a. Teilnahme an Recruiting-Messen, Einsatz vorn Werkstudenten, Möglichkeit zur Hospitation und Begleitung von Bachelor- und Masterarbeiten) bereits in den letzten Jahren mit gutem Ergebnis bewältigt werden.

In der Stellenübersicht 2021 noch nicht enthalten sind Stellen, die sich im Rahmen der noch anstehenden politischen Beratungen zum Haushalt 2021 und Folgejahre in Bezug auf das Integrierte Klimaschutzkonzept ergeben können.

Exkurs:  Integriertes Klimaschutzkonzept der Stadt Aachen

Am 19. Juni 2019 wurde vom Rat der Stadt Aachen der Klimanotstand beschlossen und der Auftrag an die Verwaltung erteilt, ein Integriertes Klimaschutzkonzept (IKSK) zu erarbeiten.

Das von der Verwaltung im Nachgang bereichsübergreifend erarbeitete IKSK wurde am 26. August 2020 vom Rat beschlossen.

Im IKSK befinden sich Maßnahmen, die bei entsprechender politischer Beschlussfassung und Bereitstellung zusätzlicher Mittel durch das städtische Gebäudemanagement umzusetzen sind:

-                  energetische Gebäudesanierung

-                  Ausweitung von Photovoltaik-Anlagen auf städtischen Gebäuden

-                  Wiedereinführung Bonus-System in Schulen

-                  Gebäudebegrünung

-                  Klimaneutrale Neubauten

Da sowohl die verwaltungsinterne Abstimmung als auch die abschließende politische Beratung noch

ausstehen bzw. das IKSK in Gänze im Rahmen der Haushaltsplanberatungen für 2021 entschieden werden soll, wurden etwaige Auswirkungen auf die Stellenübersicht in 2021 noch nicht einbezogen.

Kapitalflussrechnung  (Anlage 8)

Auf Wunsch des Finanzdezernates wird seit 2018 eine prospektive Rechnung auf der Basis des vorgegebenen gesamtstädtischen Musters erstellt. Diese dient der besseren Übersicht über den Finanzmittelabfluss und somit zur Unterstützung der städtischen Liquiditätsplanung.

Der aktuelle Stand der Sonderkasse deutet darauf hin, dass sich am Jahresende 2021 - wie im Vorjahr - ein positiver Finanzmittelbestand ergeben wird.

Gemäß Vereinbarung mit dem Finanzdezernat wurde die Erhöhung der Tilgungsleistung des Gründungsdarlehens ab Wirtschaftsjahr 2020 von 1,5 Mio. Euro auf 3,0 Mio. Euro in der Kapitalflussrechnung zum angepassten Wirtschaftsplan 2020 berücksichtigt.

Deckblatt zum Wirtschaftsplan  (Anlage 9)

Das Deckblatt basiert auf dem Haushaltsplan 2020 / der Mittelfristplanung des Haushalts 2020 modifiziert um unterjährig mit der Finanzsteuerung abgestimmte Sachverhalte.