Entscheidungsvorlage - E 42/0008/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Volkshochschule empfiehlt gemäß § 7 Abs. 4 und 11 sowie § 12 Abs. 2 der Satzung der Volkshochschule Aachen dem Rat der Stadt Aachen den Entwurf des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2021 entsprechend der Verwaltungsvorlage festzustellen.

Gleichzeitig nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2021 bis 2025 zur Kenntnis

Der Finanzausschuss nimmt die Verwaltungsvorlage des Entwurfs des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2021 gemäß § 7 Abs. 11 der Satzung der Volkshochschule Aachen zur Kenntnis.

Auf Empfehlung des Betriebsausschusses Theater und Volkshochschule und nach Kenntnisnahme durch den Finanzausschuss stellt der Rat der Stadt Aachen gemäß § 7 Abs. 11 der Satzung der Volkshochschule Aachen den Wirtschaftsplan der Volkshochschule 2021 fest.

Gleichzeitig nimmt der Rat der Stadt Aachen die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2021 bis 2025 zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Allgemeines

Die Volkshochschule  Aachen als eigenbetriebsähnliche Einrichtung der Stadt Aachen ohne eigene Rechtspersönlichkeit, geführt nach den Vorschriften des Weiterbildungsgesetztes, der EigVO NRW und der Gemeindeordnung NRW, erstellt satzungsgemäß - § 12 - den Wirtschaftsplan für 2021.

Dieser umfasst:

- den Erfolgsplan

- den Vermögensplan

- die Stellenübersicht

- die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2021 – 2025.

Erläuterungen der Planansätze

Der Jahresabschluss 2019 schließt mit einem Plus in Höhe von 200 TEUR ab. Das Jahresergebnis soll gem. § 14 Abs.4 der Satzung mit der Rücklage verrechnet werden, um so die Rücklage weiter aufzubauen. 

Die tariflichen Erhöhungen für die Beschäftigten sind mit 1,4 % eingearbeitet.

Der Wirtschaftsplan 2021 enthält ein Risikoportal in Höhe von ca. 500 TEUR. Ein großer Teil des Risikoportals ist bei den Teilnehmendenentgelten, Studienreisen und Drittmitteln verankert, da durch die geltenden Hygienevorschriften seit der Corona-Pandemie von deutlich geringeren Teilnehmendenzahlen in den Kursen ausgegangen werden muss. Auch ist das zukünftige Anmeldeverhalten der Teilnehmenden schwer kalkulierbar, daher kann es zu einer deutlich höheren Ausfallquote im geplanten Kursangebot kommen.

Preissteigerungen im Sachhaushalt wurden am Preisindex orientiert geplant. Die Volkshochschule ist weiterhin aktiv bei der Akquisition von Drittmitteln in diversen Förderprogrammen des Landes (z.B. Bildungsportal), des  Bundes und der EU, z. B. Maßnahmen des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF).

Die Programmbereiche optimieren ihr Angebot kontinuierlich und planen zusätzliche Maßnahmen, um das Risikoportal zu schließen. Außerdem überprüfen sie immer wieder die Produktpalette, um neue Bedarfe erfüllen zu können.  Ausgewiesen sind im Risikomanagement kalkulierte Teilnehmendenbeträge für Kursangebote, Bildungsurlaube, Firmenkurse und Projektmittel in den Programmbereichen.

Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2021 bis 2025 spiegelt ein abgestimmtes modulares Konzept wider, das zum Ziel hat, das Risikoportal schrittweise zu schließen.

Hier ist anzumerken, dass die Finanzierung über Drittmittel (Projektmarkt) unsicher ist;  der Plan ist daher in diesem Punkt mit Risiken ausgewiesen.

Voraussetzung für die Prognose ist, dass sich die derzeitigen Rahmenbedingungen nicht verändern

und die Nutzung der städt. Gebäude in unveränderter Form weiterhin möglich ist.

Investitionen 

Im Jahr 2021 soll im Zuge der Digitalisierung der Netzausbau des Gebäudes Sandkaulbach vorangetrieben werden, um nun nach dem „Neubau“ im zweiten Schritt die Unterrichtsräume des „Altbaus“ anschließen zu können. Daneben sind weitere Anschaffungen bzw. das Leasing  notwendiger Hard- und Software für ein zukunftsfähiges digitales Kursangebot (Apple TV, Beamer sowie weitere I-Pad Koffer) mit interaktiven, multifunktionalen Unterrichtsmöglichkeiten vorgesehen.

Der bereits erfolgte Anschluss des Gebäudes Sandkaulbach an das städt. Netz inkl. Umstellung auf VDI sowie die geplante VDI-Umstellung im Gebäude Peterstraße führen in 2021 zu deutlich höheren Betriebskosten bei den Servicekosten Regio-IT (88 %) in der Position Bürobedarf, da die zur Zeit genutzten PC‘s nicht mehr Windows 10 kompatibel sind und erneuert werden müssen.

Die Renovierungsarbeiten in den Unterrichtsräumen inklusiver Neubeschaffung der Unterrichtsmöblierung werden sukzessive weitergeführt.

Im Sommer 2021 ist nach erfolgter Architektenbeauftragung und Ausschreibung der Gewerke die Neugestaltung des Eingangsbereichs der VHS zusammen mit dem barrierefreien Umbau des Kundenzentrums geplant.  Die Umbaukosten wurden mit einem Gesamtvolumen von 500 TEUR eingeplant und sollen aus der Rücklage finanziert werden.

Erfolgsplan

Die Erläuterungen erfolgen im Einzelnen zu den

Erträgen

Zu 1) und 2

Diesen  Positionen liegt eine vorsichtige Kalkulation zu Grunde, die sich seit Jahren bewährt hat. Die Teilnehmendenerträge wurden in den Programmbereichen am  Rechnungsergebnis 2019 orientiert geplant. Durch die vermutlich weiter anhaltende Corona-Pandemie beinhaltet diese Position ein hohes Risikopotential, da sich die zukünftigen Rahmenbedingungen und das Teilnehmendenverhalten nur sehr schwer einschätzen lassen.

Zu 3)

Da Projekt TREE (Training for integrating REfugees in the Euregio) läuft im Mai 2021 aus, daher reduziert sich die Kofinanzierung durch die Landesförderung entsprechend.. Bei der Planung der Landeszuweisung nach dem WbG (Weiterbildungsgesetz) wurde die jährliche lineare Erhöhung berücksichtigt.

Zu 4) 

Die Ansatzerhöhung hängt hautsächlich mit der Bewilligung zweier Projekte zusammen, nämlich des Projektes „Bildungsportal“ als Teilprojekt der Digitalen Modellregion und des Projektes „Durchstarten in Arbeit und Ausbildung“.

Zu den Drittmitteln gehören u.a. auch die Bundesmittel des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Bei den vom BAMF geförderten Kursen wurde von einem gleichbleibenden Angebot ausgegangen. Durch die anhaltende Corona-Pandemie ist diese Kalkulation mit Risiken behaftet, da die Teilnehmendenzahlen von Hygienekonzepten und Abstandregelungen abhängig sein werden.

In allen Programmbereichen der Volkshochschule werden kontinuierlich zusätzliche Maßnahmen bzw. Projekte geplant mit dem Ziel, Mehrerträge zu erwirtschaften. Dieses Risikoportal beträgt ca. 500 TEUR. Im Rahmen des Risikomanagements werden die damit verbundenen Risiken definiert, klassifiziert, bewertet, überprüft und über ein engmaschiges Controlling zwischen den Programmbereichsleitenden und der Leitung gesteuert.

Zu 5)

Zu dieser Position gehören u.a. auch die Erträge aus Auflösungen von Rückstellungen. Diese wurden in der Planung angepasst.

Aufwendungen

Zu 1) 

Der Ansatz beim Personalaufwand beinhaltet neben Versorgungs- und Versicherungsaufwendungen im Wesentlichen die Personalkosten. Hierzu gehören auch die Personalkosten, die durch Drittmittel finanziert sind und deren befristete Aufstockung für zusätzliche Projekte notwendig ist (z.B. Bildungsportal, Durchstarten Ausbildung und Arbeit).

Zu 2)

Der Ansatz dieser Position ist durch Planung des Kursangebotes, zu der auch die Kurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) gehören, erforderlich und wird für Letztere durch entsprechende Erträge in der Position Drittmittel gedeckt. Der Ansatz ist im Vergleich zum Vorjahr und Jahresergebnis 2019 reduziert, da das Projekt TREE im Frühjahr 2021 ausläuft und daher weniger Honorarleistungen anfallen werden.

Zu 3)

Weitere Renovierungsarbeiten bzw. Anpassungen im Unterrichtsraumbedarf sind vorgesehen.

Zu 5)

Tarifliche Erhöhungen für das Reinigungsgewerbe und täglich notwendige desinfizierende Reinigungen der Unterrichtsräume durch die Corona-Pandemie führen zu einer Erhöhung dieser Position.

Zu 6)

Der Ansatz wurde durch die Verlagerung der Unfallversicherungsbeiträge für Teilnehmende des College angepasst. Der Mehraufwand wird durch eine Zuschussanpassung von FB 20 entsprechend ausgeglichen.
 

zu 7)

Der Werbeetat ist durch die im Projekt „Bildungsportal“ akquirierten Fördermittel gestiegen. Zudem muss auf Grund der unattraktiven Umgebung des Hauptgebäudes am Bushof intensiv in Werbung investiert werden. Durch die Einführung einer Strategie für Socia Media (Facebook, Instragram, etc.) soll einerseits eine Image-Verbesserung stattfinden und andererseits sollen neue Kundenkreise erschlossen werden. 

Zu 8)

In dieser Position sind auch weiterzuleitende Drittmittel an Kooperationspartner und Fahrtkosten an Teilnehmende enthalten, die separat ausgewiesen sind.

Zu 9)

Die Aufwendungen stehen im direkten Zusammenhang mit der Position 2 bei den Erträgen.

Zu 10)

Diese Position beinhaltet auch die Leasingkosten der regio IT. Der Mehraufwand  entsteht  durch die Umsetzung der ersten Phase  zur Verbesserung der IT-Infrastruktur in den Unterrichtsräumen der Gebäude Peterstraße, Sandkaulbach und Eintrachtstraße .

zu 11)

Durch die notwendigen geplanten Umstellungen in der IT (u.a. WLAN,) fallen höhere Kosten an.

zu 12)

Hierzu gehören ebenso die Servicekosten für die regio IT, die sich durch die Anbindung des Gebäudes Sandkaulbach und die Umstellung der VHS auf VDI erhöhen werden.

Zu 13)

Der Ansatz beinhaltet einerseits zusätzliche Aufwendungen für Lehrgänge des Studieninstituts für Kommunale Verwaltung, die Mitarbeitende besuchen werden, und andererseits einen erhöhten Fortbildungs- u. Schulungsbedarf für neue Mitarbeitende.

Zu 14)

Diese Position beinhaltet neben den Kosten für die Retestierung nach LQW (Lernerorientierte Qualitätstestierung in der Aus-, Fort- und Weiterbildung) und den Bewachungskosten auch die Beratungskosten zur Entwicklung des Bildungsportals durch die regio iT. (siehe hierzu auch Punkt 4 Erträge).

Zu 15)

Hier wurde am Preisindex orientiert die Miete für den angemieteten Teil (Couven-und Peterstrakt) angepasst.

Zu 16)

Während der Zeit des geplanten Umbaus des Kundenzentrums und des Eingangsbereiches der VHS muss das Kundenzentrum innerhalb des Gebäudes umziehen, daher wird die Position Umzugskosten entsprechend angepasst.

Zu 19)

Der Verwaltungskostenbeitrag ist nach einer Neuberechnung von FB 20 erhöht worden. Der städt. Zuschuss wurde entsprechend der Erhöhung angepasst.

Zu 20)

Für die Mieterhöhung für die Nutzung der städt. Gebäude durch die VHS ist eine Zuschussanpassung von FB 20 erfolgt.

Städtischer Zuschuss

Der geplante Bedarf an städtischem Zuschuss in Höhe von 4.847.100  € für 2021 beinhaltet die Verrechnungen des VKB (Verwaltungskostenbeitrags), der Pensionsrückstellungen, der (nicht) disponiblen Personalkosten und der tariflichen Erhöhungen für den Personalaufwand. Somit steht der städtische Zuschuss bei 46,1 % des Gesamtumsatzes (im Jahr 2000 betrug er noch 53,3%). 

Vermögensplan

Dem Bedarf an neuem Unterrichtsmobiliar und dem geplanten Umbau des Kundenzentrums und

des Eingangsbereiches im Gebäude Peterstraße wird Rechnung getragen durch Investitionen

und damit einhergehende Abschreibungen in Höhe von 16 TEUR für 2021 sowie 46 TEUR aus

den Anschaffungen der Vorjahre.

Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2021 bis 2025

Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2021 bis  2025 ist unter folgenden Rahmenbedingungen aufgestellt worden:

-           Die Erträge aus dem Erfolgsplan wurden ab 2023  rückläufig bewertet.

-           Die Drittmittel enthalten 2021 noch anteilig das aus Interreg-Mitteln geförderte Projekt TREE (Training for integrating REfugees in the Euregio), die Projektmittel des Bildungsportals, des Projektes Durchstarten in Ausbildung und Arbeit (bis 2022), der „Lebens- und erwerbsweltbezogene Weiterbildung in Einrichtungen der Weiterbildung“ im College und zum anderen weitere geplante BAMF-Kurse. Die weitere Akquisition von Drittmitteln wird vorangetrieben. Es ist  jedoch nicht kalkulierbar, wie die Fördertöpfe von Land, Bund und EU in Zukunft ausgestattet werden.  

-           Der Personalaufwand wird mit der demografischen Entwicklung im Personalbereich und den tariflichen Erhöhungen ab  2021 ff in Höhe von 1,4 % kalkuliert. Es ist berücksichtigt, dass aufgrund von durch Drittmittel finanzierte Projekte befristete Arbeitsverträge vorliegen. 

-           Die geplanten größeren Investitionen werden im Anlagevermögen aufgezeigt. Zukünftig können diese in der mittelfristigen Finanzplanung abgesenkt werden.

-           Anzumerken ist, dass ein Risikoportal in 2021 in Höhe von 500 TEUR vorhanden ist,  sich das zukünftige Teilnehmendenverhalten durch die anhaltende Corona-Pandemie und die geltenden Hygienestandards (Teilnehmende pro Kurs) nur schwer einschätzen lässt. Durch die bestehenden Rücklagen ist dieses Risiko aber nicht bestandsgefährdend. 

-           Es wird davon ausgegangen, dass auch in den Folgejahren die Erträge (u.a. durch vermehrtes Einwerben von Projekten) und die Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen werden.  Ausreichende Rücklagen sind vorhanden. 

-           Die Entwicklung des Teilnehmendenverhaltens, nämlich die Bereitschaft, in Weiterbildung zu investieren, ist weiterhin vor allem im Kontext der Corona-Pandemie und der aktuellen gesamtwirtschaftlichen Situation schwer einzuschätzen. Ein negativer Faktor ist die räumliche Situation des Bushofs, den Teilnehmende vor allem nach Einbruch der Dunkelheit nur ungern aufsuchen.

Stellenübersicht

Auf die beiliegende Anlage wird verwiesen. Die Stellen sind nach Vollzeitäquivalent ausgewiesen.