Kenntnisnahme - FB 01/0050/WP18

Beschlussvorschlag:

Hauptausschuss:

1.            Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.

2.            Die Ratsanfrage des Ratsherrn Servos, SPD-Fraktion vom 14.01.2021 - Af. 04/21 – ist hiermit beantwortet.

Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung:

1.            Der Ausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.

2.            Die Ratsanfrage des Ratsherrn Servos, SPD-Fraktion vom 14.01.2021 - Af. 04/21 – ist hiermit beantwortet.

Erläuterungen:

In den vorangegangenen und laufenden Ratsperioden wurden zahlreiche Ratsanträge und Ratsanfragen zum Thema „Digitalisierung der Verwaltungs- und Gremienarbeit“ gestellt. Insbesondere sind hier die folgenden Eingaben zu nennen:

•                      Ratsantrag 008/18: Fraktion SPD AT 06/20: Transparenz: Nachverfolgbarkeit von Anträgen durch Digitalisierung

•                      Ratsantrag 009/18: Fraktion SPD AT 07/20: Transparenz: Streaming und Aufzeichnung von Sitzungen

•                      Ratsantrag 010/18: Fraktion SPD AT 08/20: Transparenz: Digitale Teilnahme am Bürgerforum ermöglichen

•                      Ratsantrag 012/18: Fraktion Grüne:  Moderne digitale Kommunikationsformen in Sitzungssälen und Konferenzräumen ermöglichen

•                      Ratsanfrage vom 14.01.2021, Ratsherr Servos, Fraktion SPD Af 04/21

Die Verwaltung nimmt diese Ratsanträge und die Ratsanfrage zum Anlass, die hiermit verbundenen Aufgabenfelder in einer ersten Übersicht aufzuzeigen.

•                      Aufgabenfeld I: Die rechtlichen Grundlagen und Gestaltungsoptionen

Eine effektive Einführung und Umsetzung der Digitalisierung bedarf passgenauer rechtlicher Grundlagen, die zum einem nicht unwesentlichen Teil erst erarbeitet werden müssen.

Dabei agieren Verwaltung und Politik nicht selten in einem unklaren Rechts- und Regelungsrahmen. So krankt eine vollständige Digitalisierung z.B. noch an zahlreichen Bestimmungen, die eine Schriftform vorsehen (siehe die derzeit gültige Geschäftsordnung, § 20 Abs. 3).

Für eine Erweiterung der Öffentlichkeit durch Audio- und Video-Streaming muss ebenfalls erst eine rechtliche Grundlage geschaffen werden. Hierzu ist die komplette Überarbeitung der Geschäftsordnung des Rates und der Ausschüsse erforderlich.

Bei der Einführung eines vollständigen digitalen Workflow für Rats- und Ausschussmitglieder sind datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten bzw. anzupassen.

Die Persönlichkeitsrechte der unterschiedlichen Akteure in Politik, Verwaltung und Bürgerschaft sind in jedem Fall zu berücksichtigen.

Die Bearbeitung und Lösung dieser sehr komplexen und vielfältigen Fragestellungen erfolgen in fachbereichsübergreifenden Arbeitsteams. Aktuell werden die Zuständigkeitsordnung, die Hauptsatzung und die Geschäftsordnung neu formuliert und auf die oben dargestellten Themenbereiche angepasst. Die notwendigen Abstimmungen innerhalb der Verwaltung und der Politik sind zu einem wesentlichen Teil auf den Weg gebracht.

Nach dem jetzigen Stand (Erstellung dieser Vorlage) ist angestrebt, diese städtischen Satzungen in einer Sitzung des Rates im März 2021 beraten und beschließen zu lassen.

Auf die Ratsanfrage der SPD-Fraktion vom 14.01.2021 kann vor einer Entscheidung über die neuen Regelungen in der Zuständigkeitsordnung keine abschließende Antwort gegeben werden. Aktuell sind die Dezernate I, V und VI mit der Einrichtung und rechtlichen sowie personellen Ausgestaltung des Ausschusses für Wissenschaft und Digitales befasst. Vor einer konkreten Festlegung und Entscheidung über die Zuständigkeiten des Ausschusses für Wissenschaft und Digitales macht eine endgültige Aufteilung der Aufgaben zwischen den Fachbereichen 11 (Dez. V) und 2 (Dez. VI) wenig Sinn. Die Zuordnung zu den Fachbereichen muss daher parallel zur Neufassung der Zuständigkeitsordnung erfolgen.        

•                      Aufgabenfeld II: Die organisatorische Transformation

Ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für die digitale und transparente Verwaltungs- und Gremienarbeit ist die Anpassung der Abläufe und Strukturen an die technischen Möglichkeiten.

Grundlage für die digitale Struktur der Gremienarbeit ist das Ratsinformationssystem „allris“, dass schon seit Jahren im Einsatz ist. Das Programm wird derzeit in einer neuen Version angeboten, mit der der Sitzungsdienst und die Öffentlichkeitsarbeit deutlich verbessert werden kann.

Mitte März wird deshalb ein Gespräch mit den Entwicklern der Software zur schnellstmöglichen Einführung des neuen Release stattfinden. Ziel der Einführung der neuen Version ist, alle Unterlagen ausschließlich als elektronische Dokumente vorzuhalten und notwendige Mitzeichnungen und Freigaben nur noch workflowbasiert vorzunehmen.

Hierdurch wird auch gewährleistet, dass Ratsanträge nachvollziehbar bearbeitet und die Ergebnisse transparent dargestellt werden. 

Eine weitere Herausforderung ist die Erweiterung der Öffentlichkeitsarbeit durch Audio- und Videoübertragung (Streaming). Neben den rechtlichen Fragen gibt es zahlreiche organisatorische Aspekte, die zu beachten sind:

•                      Welche zukünftige Reden- und Debattenkultur soll zugrunde gelegt werden – zentral von einem Rednerpult oder weiterhin von den Tischen der Mandatsträger*innen aus?

•                      Mit wie viel Kameras und welchen Kameraeinstellungen wird gearbeitet? Ist dauerhaft über die gesamte Sitzungszeit mit einer fest installierten Kamera der gesamte Sitzungssaal zu sehen oder nur das Rednerpult bzw. die einzelnen Redner*innen durch Heranzoomen?

•                      Werden die Oberbürgermeisterin und der Verwaltungsvorstand dauerhaft eingeblendet?

•                      Werden Abstimmungen der Mandatsträger gezeigt?

•                      Werden die Gremiensitzungen aufgezeichnet und danach zeitversetzt gesendet oder erfolgt eine unmittelbare Liveübertragung?

•                      Werden die Sitzungen in einer Online-Mediathek – und für welchen Zeitraum – zur Verfügung gestellt?

•                      Ist sowohl bei Liveübertragungen als auch bei zeitversetzten Aufzeichnungen eine Personen-Namens-Anzeige gewährleistet, das heißt, werden Namensbinden eingeblendet?

•                      Sind für die einzelnen Mandatsträger gleiche Wahrnehmungschancen gewährleistet oder werden bestimmte Fraktionen/Gruppen durch die Kameraperspektive bevorteilt?

•                      Gibt es ein einfaches Rats-Streaming  oder ein Rats-TV mit journalistisch-redaktioneller Gestaltung?

•                      Wie kann Öffentlichkeit in Beratungen und Diskussionen digital und interaktiv einbezogen werden?

Zur Klärung und Abstimmung dieser Fragestellungen schlägt die Verwaltung vor, eine Arbeitsgruppe zu bilden, die sich aus Vertretern der Fraktionen und der Verwaltung zusammensetzt und die dem Rat eine Beschlussempfehlung vorlegt, zur praktischen Umsetzung der Übertragung von Gremiensitzungen im Internet sowie zur Lösung des Zielkonflikts von moderner kommunalpolitischer Kommunikation und Transparenz und der Wahrung individueller Persönlichkeitsrechte ehrenamtlicher Mandatsträger*innen.

Die Organisation der Arbeitsgruppe wird das Dezernat I übernehmen.

•                      Aufgabenfeld III: Die technische Umsetzung

Parallel zu den oben genannten Themen ist die technische Umsetzung zu steuern. Ein anspruchsvolles 

störungsfreies Streaming der Gremiensitzung ist in der aktuellen Ausstattung der Sitzungsräume nicht vollumfänglich  möglich. Je nach Übertragungsmedium (Audio oder Video/Audio) sind auch vollkommen unterschiedliche Ausstattungsvarianten notwendig. Neben der Ausstattung ist – je nach Übertragungsniveau - zusätzliches Personal erforderlich.

Um den Umfang sowie die damit verbundenen Kosten verbindlich abbilden zu können, wird eine Bestandsaufnahme durchgeführt, die dem Rat ebenfalls vorgelegt wird.

Letztlich ist die Arbeitsweise der Mandatsträger*innen vollständig auf mobile Endgeräte umzustellen. Eine erste grobe Analyse ergibt, dass hierfür etwa 120 mobile Endgeräte erforderlich sind, die in eine EDV-Gesamtstruktur einzubinden sind.

Über den weiteren Ablauf wird die Verwaltung regelmäßig in den kommenden Ratssitzungen berichten.