Entscheidungsvorlage - FB 02/0018/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Wirtschaft und Digitalisierung nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis und bittet die Verwaltung, den Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung regelmäßig über die weiteren Entwicklungen zu informieren.
 

Erläuterungen:

Die Stadt Aachen bietet den Gremienmitgliedern in Ausschüssen und Rat und allen Interessierten seit mehr als einem Jahrzehnt ein Gremien- und Bürger*inneninformationssystem an.

Zur Zeit basiert dieser so genannte Sitzungsdienst auf der Softwareanwendung ALLRIS in der Version 3, über die der gesamte interne Sitzungsdienst organisiert wird. Der Kernbereich der Organisation der Gremienarbeit mit der kompletten Terminplanung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen wird dabei ebenso unterstützt wie die Erstellung von Vorlagen und deren Einbringung in den Beratungsgang.

Anfang 2021 fanden Gespräche mit der Firma CC e-gov GmbH, die die Anwendung entwickelt und vertreibt, statt. Ziel der Gespräche ist die Einführung einer verbesserten Version 4 vorzubereiten und die hierfür notwendigen Umsetzungsschritte einzuleiten.

Mit der Einführung der neuen Version soll zeitgleich der gesamte Ablauf der Dokumentenerstellung, Dokumentenverwaltung und Dokumentenarchivierung ausschließlich elektronisch abgebildet werden; notwendige Mitzeichnungen und Freigaben erfolgen dann zukünftig workflowbasiert. Ein wichtiger Effekt einer vollelektronischen Gremienarbeit ist die massive Reduzierung von Printmaterialien (Papier, Toner etc.).

Sämtliche sitzungsrelevanten Informationen werden weiterhin über die Volltextsuche auffindbar sein– natürlich stets im Rahmen der jeweiligen Zugriffsrechte des angemeldeten Nutzers.

Hinzu kommt eine Sitzungsgeldabrechnung über ALLRIS.

Die Weiterentwicklung des Gremien- und Bürger*inneninformationssystems erfolgt in drei Aufgabenfelder, die hier in einer ersten Übersicht grob skizziert werden:

Aufgabenfeld I: Die rechtlichen Grundlagen

Eine effektive Einführung und Umsetzung der Digitalisierung bedarf passgenauer rechtlicher Grundlagen, die zum einem nicht unwesentlichen Teil erst erarbeitet werden müssen.

Dabei agieren Verwaltung und Politik nicht selten in einem unklaren Rechts- und Regelungsrahmen. So krankt eine vollständige Digitalisierung z.B. noch an zahlreichen Bestimmungen, die eine Schriftform vorsehen (siehe die derzeit gültige Geschäftsordnung, § 20 Abs. 3).

Die Bearbeitung und Lösung dieser sehr komplexen und vielfältigen Fragestellungen erfolgen in fachbereichsübergreifenden Arbeitsteams. Aktuell werden die Zuständigkeitsordnung, die Hauptsatzung und die Geschäftsordnung neu formuliert und auf den oben dargestellten Themenbereich angepasst. Die notwendigen Abstimmungen innerhalb der Verwaltung und der Politik sind zu einem wesentlichen Teil auf den Weg gebracht.

Nach dem jetzigen Stand (Erstellung dieser Vorlage) ist angestrebt, diese städtischen Satzungen in einer Sitzung des Rates im April/Mai 2021 beraten und beschließen zu lassen.

Aufgabenfeld II: Die organisatorische Transformation

Ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für die digitale und transparente Verwaltungs- und Gremienarbeit ist die Anpassung der Abläufe und Strukturen an die technischen Möglichkeiten.

Wie oben erläutert ist ein maßgeblicher Baustein der digitalen Gremienarbeit das System ALLRIS, das in einer weiter entwickelten Version schnellstmöglich eingeführt werden soll.

Hierdurch wird auch gewährleistet, dass Anträge an Gremien nachvollziehbar bearbeitet und die Ergebnisse transparent dargestellt werden.

Für eine gremien- und verwaltungsweite effektive Umsetzung ist vorgesehen, dass die Firma CC e-gov GmbH die jeweiligen Nutzer*innen schult. Entsprechende Schulungstermine werden zwischen der Verwaltung und den Gremienmitglieder*innen abgestimmt. 

Aufgabenfeld III: Die technische Umsetzung

Parallel zu den oben genannten Themen ist die technische Umsetzung zu steuern und die Arbeitsweise der Mandatsträger*innen vollständig auf mobile Endgeräte umzustellen. Eine erste grobe Analyse ergibt, dass hierfür etwa 120 mobile Endgeräte (iPads) erforderlich sind, die in eine EDV-Gesamtstruktur einzubinden sind. Die hierfür erforderlichen Haushaltsmittel sind im Haushalt 2021 aufgenommen und können nach Verabschiedung des Haushaltes Ende März 2021 für die Umsetzung eingesetzt werden. 

Über den aktuellen Stand wird die Verwaltung in der Sitzung des Ausschusses für Wissenschaft und Digitalisierung berichten.
 

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: