Entscheidungsvorlage - FB 60/0016/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und beschließt die Beibehaltung der bisherigen Wertgrenzen und Verfahrensweise.

Erläuterungen:

Die CDU-Fraktion hat am 03.02.2021 den Ratsantrag Nr. 053/18 „Aufträge schneller vergeben“ gestellt. Die Verwaltung soll beauftragt werden, bei der Vergabe städtischer Aufträge die im Rahmen der Corona-Pandemie eingeführten Erleichterungen des Vergaberechts vollumfänglich auszuschöpfen.

Rechtliche Betrachtungen:

Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A Abschnitt 1) sieht beim Direktauftrag für Bauleistungen einen Schwellenwert von 3.000 € o. USt., die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für Dienst- und Lieferleistungen einen Schwellenwert von 1.000 € o. USt. vor. Durch den „alten“ Runderlass „Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 26 der Kommunalhaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (Kommunale Vergabegrundsätze)“ wurden diese Schwellenwerte auf jeweils 5.000 € o. USt. erhöht. Aufgrund der Ausbreitung von Covid-19 hat das Land NRW den Runderlass Kommunale Vergabegrundsätze in 2020 angepasst und die Wertgrenzen für den Direktauftrag temporär bis 31.12.2021 von 5.000 € auf 15.000 € o. USt. erhöht.

Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge könnten somit unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bis zu einer Wertgrenze von 15.000 Euro o. USt. als Direktaufträge bis Ende 2021 vergeben werden.

Derzeitige Verfahrensweise:

Zur Zeit können die Fachdienststellen Direktaufträge bei Bau-, Dienst- und Lieferleistungen bis zu einem Auftragswert von 5.000 € o. USt. selbst vergeben. Ab einem Auftragswert von 1.000 € o. USt. sind bei diesen Bau-, Liefer- und Dienstleistungen unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit mindestens drei geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes (schriftlich, per Fax oder per Mail) aufzufordern. Die Angebote können direkt durch die Fachdienststelle eingeholt werden.

Bauleistungen ab einem Auftragswert von 5.000 € bis zu 12.000 € o. USt. können im Rahmen einer formalen Freihändigen Vergabe vergeben werden. Die Verfahren sind durch die Fachdienststellen selbst durchzuführen und vollumfänglich zu dokumentieren (Verfahrensart, angemessene Frist zur Abgabe des Angebots, Ergebnis der Angebotswertung). Die eingegangenen Angebote sind mit der Vergabedokumentation aufzubewahren.

Für Dienst- und Lieferleistungen ab einem Auftragswert von 5.000 € bis 15.000 € o. USt. werden derzeit formale Verfahrensarten, i. d. R. die Verhandlungsvergabe, angewendet. Die Ausschreibungen werden über die Beschaffungsstellen und die Vergabestelle abgewickelt.

Aufgrund des niedrigen Auftragswertes und der Erbringung der Bau- oder Dienstleistungen vor Ort werden durch die Fachdienststellen in der Regel auch geeignete Unternehmen aus Aachen und der Region ausgewählt und zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Bei der Erbringung von Lieferleistungen ist hingegen nicht selten festzustellen, dass das regionale Angebot nicht vorhanden ist oder die Leistungen nicht zu marktüblichen Preisen offeriert werden können.

Beteiligung des Fachbereichs Rechnungsprüfung:

Unabhängig davon sind Auftragsvergaben von Liefer- und Dienstleistungen ab einem Auftragswert von 5.000 € o. USt. und Bauleistungen ab einem Auftragswert von 12.000 € o. USt. vor Einholung der Angebote dem Fachbereich Rechnungsprüfung (FB 14) zur Freigabe vorzulegen. Die Fachdienststellen legen dem FB 14 den Vergabevorgang erneut nach Durchführung des Ausschreibungsverfahrens mit den eingegangenen Angeboten und einem Vergabevorschlag zur Prüfung vor.

Beteiligung der Fraktionen:

Vor Erteilung eines Auftrags ist bei der Beschaffung von Dienst- und Lieferleistungen ist die Wertgrenze von 8.000 € o. USt. zur Vorlage bei den Fraktionen zu beachten (Fraktionsinfo). Die Vorlagengrenze für Bauleistungen (Direktauftrag, Freihändige Vergabe) liegt z. Z. bereits bei 15.000 € o. USt..

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Fachbereiche Recht (FB 30), Rechnungsprüfung (FB 14) und Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement (FB 60) hatten sich nach Änderung des Erlasses „Kommunale Vergabegrundsätze“ (03.07.2020) dahingehend abgestimmt, die bestehenden Wertgrenzen für den Direktauftrag aus den nachfolgenden Gründen beizubehalten:

• Die Erhöhung des Schwellenwertes für den Direktauftrag gilt nur bis zum 31.12.2021.

• Die derzeitige Direktauftragsgrenze (5.000 € o. USt.) hat sich mittlerweile bei den für die Beschaffungen

verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etabliert – was zu flüssiger und zügiger Bearbeitung führt.

• Bei einer Überprüfung der Vergaben für 2020 und 2021 durch den Fachbereich Rechnungsprüfung hat               sich herausgestellt, dass von der Erhöhung des Schwellenwertes (von 5.000 € auf 15.000 €) nur 2 Bauaufträge von insgesamt 432 Ausschreibungen/Vergaben nach der VOB/A (Anzahl 2020: 336 und 2021: 96) betroffen gewesen wären. Also gibt es für den VOB-Bereich keine signifikante Beschleunigung.

Bei den Dienst- und Lieferleistungen nach der UVgO/VgV wären in 2020  41 von insgesamt 336 Ausschreibungen/Vergaben und in 2021  5 von insgesamt 96 Ausschreibungen/Vergaben (nach der UVgO, VgV) unter den höheren Schwellenwert für den Direktauftrag gefallen.

• Bei den Dienst- und Lieferleistungen ist auch zu berücksichtigen, dass zusätzlicher Aufwand in den Fachdienststellen entsteht (Zusammenstellen und Versand der Verfahrensunterlagen, Angebotsöffnung mit zwei Personen (Vier-Augen-Prinzip), Dokumentation).

• Ein zusätzlicher wirtschaftlicher Nutzen für lokale Unternehmen ist nicht zu erwarten. Ob nun 3 Angebote im Rahmen des Direktauftrags oder im Rahmen einer Verhandlungsvergabe bzw.               Freihändigen Vergabe (bei lokalen Unternehmen) eingeholt werden, wird am Angebotsergebnis nichts ändern.

• Wenn der Erlass vollumfänglich umgesetzt werden soll, müsste konsequenterweise auch die Grenze für das Fraktionsinfo für Verhandlungsvergaben (UVgO) von derzeit 8.000 € auf 15.000 € ohne Umsatzsteuer angehoben werden. Dies gilt dann ebenfalls für die Rechnungsprüfungsordnung, in der die Vorlagegrenzen für die UVgO (von 5.000 € auf 15.000 € o. USt.) und für die VOB (von 12.000 € auf 15.000 € o. USt.) angepasst werden müssten.

• Auch aus Gründen des Korruptionsschutzes für die an der Beschaffung beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollte auf die Anhebung des Schwellenwertes verzichtet werden.

Empfehlung der Verwaltung:

Die Verwaltung empfiehlt daher, die derzeitigen städtischen Vergabegrenzen für den Direktauftrag zu belassen.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: