Kenntnisnahme - E 49.6/0001/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur und Theater nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Nach Beteiligung des BAKU in der Sitzung am 11.10.2018 und anschließendem Erhalt des Zuwendungsbescheides der Bezirksregierung Düsseldorf vom 02.05.2019 begann das Projekt „RFID Selbstverbuchung“.

Die Einführung der RFID-Technologie hat für die Bibliothek eine enorme Relevanz und bildet die Voraussetzung für die Weiterentwicklung der Bibliothek zu einem Bücher und Medienzentrum des 21. Jahrhunderts. Neben der Möglichkeit eines verbesserten Kundenservices ist dieses Projekt, das Fundament für weitere Innovationen und zukunftsgerichtete Projekte.

In dem Projektlenkungsausschusses am 28.06.2019 wurden unter Leitung von Frau Kmoch als Gesamtprojektleitung drei Arbeitsgruppen gebildet:

- AG RFID und Selbstverbuchung (Leitung: Frau Lohe)

- AG Umgestaltung Erdgeschoss im Thekenbereich (Leitung: Frau Dittrich)

- AG Arbeitsorganisation und  Aufgabenerfüllung nach Einführung von RFID und Selbstverbuchung (Leitung: Frau Dittrich, Herr Sawallich resp. Bibliotheksleitung)

Seither verlief das Projekt planmäßig, sodass folgende Ergebnisse erzielt werden konnten:

Die AG RFID und Selbstverbuchung hat im Frühjahr 2020 ca. 320.000 RFID-Etiketten für den gesamten Medienbestand sowie 40.000 neue RFID-Bibliotheksausweise beschafft. Im unmittelbaren Anschluss wurde die systemische Erfassung des umfangreichen Medienbestandes (sog. Konvertierung) von etwa 220.000 Medien im Freihandbestand durchgeführt und der Austausch aller Bibliotheksausweise gemeinsam mit den Leser*innen erfolgreich abgewickelt.

Im Sommer 2020 konnte zudem der Auftrag zur Beschaffung verschiedener RFID-Geräte (Selbstverbuchungsgeräte, Sortieranlage, Stapelbücherwagen, Sicherungsgates) als zentraler Baustein des Projektes an die dänische Firma Lyngsoe vergeben werden, sodass die Lieferung dieser RFID-Komponenten Ende 2020 erfolgt ist. Vor allem die Sortieranlage für Medien inklusive Außenrückgabe ist als Herzstück der Selbstverbuchung anzusehen. Nach den Hamburger Bücherhallen ist die nun implementierte Anlage die Zweitgrößte in deutschen Bibliotheken. Die Stadtbibliothek Aachen hat mit dieser technischen Neuerung somit einen wichtigen richtungsweisenden Schritt zu einem Bücher und Medienzentrum des 21. Jahrhunderts gemacht.

Erste Testungen der RFID-Technologie konnten bereits im Dezember 2020 erfolgreich durchgeführt werden.

Ebenfalls noch Ende 2020 wurde die Beschaffung eines Kassenautomaten sowie einer Abholstation für Medien angestoßen. Im ersten Halbjahr 2021 wird mit der Lieferung und Installation beider Komponenten gerechnet.

Die notwendigen baulichen Maßnahmen wurden und werden mit Hilfe des Gebäudemanagements und des beauftragten Architekturbüros Knapp&Knapp realisiert. Der erste Bauabschnitt im ehemaligen Veranstaltungsraum „Pavillon“ ist im Herbst 2020 als Grundlage für die Installation der RFID-Sortieranlage fertiggestellt worden. Die weiteren Baumaßnahmen werden in vier Bauabschnitte unterteilt; beginnend im Januar 2021 ist die Fertigstellung für September 2021 anvisiert.

Mit dem Ziel der Erhöhung der Aufenthaltsqualität wurde durch die AG Umgestaltung Erdgeschoss in Zusammenarbeit mit dem Gebäudemanagement und dem Architekturbüro ein Designkonzept entwickelt und die Ausschreibung der einzelnen Möblierungselemente vorbereitet. Der erstellte Teilkostenplan für das Jahr 2021 zur Förderung der Neumöblierung wurde durch den Fördermittelgeber bewilligt. Die gesamte Umgestaltung des Eingangsbereiches soll planmäßig im September 2021 abgeschlossen werden.

Eckpunkte zur zukünftigen Aufgabenerledigung im Zusammenhang mit der Betreuung der RFID-Geräte hat die AG Arbeitsorganisation und Aufgabenerfüllung nach Einführung von RFID festgehalten:

- Im Zuge der Einführung der RFID-Technologie entfällt die manuelle Verbuchung an der Verbuchungstheke nahezu vollständig.

- Der neu einzurichtende Servicepunkt (SP) dient als erste Anlaufstelle für die Leserinnen und Leser, bietet aber auch Unterstützung bei den Selbstverbuchungsstationen und kümmert sich um die Sortieranlage (u.a. Behälteraustausch). Ebenso erfolgen hier die Benutzeranmeldung sowie die Betreuung des Kassenautomaten.

- Der SP soll ständig mit zwei Kolleg*innen besetzt werden; weiterhin steht eine*r Kolleg*in im Back-Office zur Verfügung; eine vierte Kraft kümmert sich vorrangig um die Sortieranlage.

- Grundsätzlich wird jede*r Kolleg*in, die bisher an der Theke im Einsatz war, auch in Zukunft am SP zum Einsatz kommen.

Insgesamt konnten der anvisierte Zeitplan sowie der Kostenplan vollständig eingehalten werden. Der Zwischenverwendungsnachweis für das Jahr 2019 wurde vom Fördermittelgeber ohne Beanstandungen geprüft. Der Zwischenverwendungsnachweis für das Jahr 2020 wird beim Fördermittelgeber fristgerecht im ersten Quartal 2021 zur Prüfung eingereicht. Es sind keine Beanstandungen zu erwarten.

Perspektivisch ist auch im weiteren Verlauf des Projektes nicht mit wesentlichen Abweichungen von der ursprünglichen Planung zu rechnen.

Finanzielle Auswirkungen

Die Ausstattung mit der RFID-Technologie inkl. Einrichtungsgegenstände führt zu Gesamtkosten von ca. 873.000 €.

Die Drittmittelförderung beträgt für das gesamte Projekt 523.530 € (60% der förderfähigen Kosten). Hiervon wurden knapp 200.000 € planmäßig bis Ende Dezember 2020 verausgabt. Die Verausgabung der Restmittel erfolgt wie vorgesehen im weiteren Verlauf des Projektes.

Die nicht förderfähigen Kosten für die notwendigen baulichen Maßnahmen iHv ca. 220.000 € werden teilweise aus Mitteln der Bauunterhaltung durch das Gebäudemanagement getragen.

Für den zu leistenden Eigenanteil der Drittmittelförderung sowie für die nicht förderfähigen Kosten wurden 200.000 € aus den Rücklagen des E 49 reserviert und ein Zuschuss des Rechtsträgers iHv insgesamt 240.000 € bewilligt.

Darüber hinaus sollen nach Abschluss des Projektes im Jahr 2022 durch den sukzessiven Wegfall von 1,5 Stellen ca. 95.000 € dauerhaft eingespart werden.

Klimarelevanz

Auf der einen Seite wird durch die Anschaffung zusätzlicher technologischer Geräte der Energieverbrauch erhöht, auf der anderen Seite wird beispielsweise durch die Sanierung des Gebäudes und die Optimierung von Beleuchtungseinheiten der Energiebedarf gesenkt.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Finanzielle Auswirkungen

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: