Entscheidungsvorlage - FB 61/0097/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Planungsausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung,

-          die anstehenden Dialogveranstaltungen durchzuführen und die Vergabe der Kommunikationsstrategie vorzubereiten,

-          den Teilnahmewettbewerb auf Grundlage der vorgelegten Unterlagen zu beginnen.

Der Mobilitätsausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis.

Die Bezirksvertretung Aachen-Mitte nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Anlass und politische Beratungen

Im Rahmen der Vorlage „Reallabor und nächste Schritte“ wurde am 2. Dezember 2020 in der Bezirksvertretung Aachen-Mitte sowie am 10. Dezember 2020 im Planungsausschuss über die Auswertung des Reallabors Theaterplatz, den Verkehrsversuch im Rahmen der Europäischen Mobilitätswoche (EMW) 2020 sowie über den weiteren Planungsprozess der Umgestaltung berichtet.

Die Bezirksvertretung Aachen-Mitte nahm den Bericht zur Kenntnis und der Planungsausschuss beauftragte die Verwaltung einstimmig damit, die Auslobung des Verfahrens vorzubereiten sowie das Vergabeverfahren für das Projektsteuerungsbüro zu beginnen. Nachfolgend wurde im Mobilitätsausschuss am 21.Januar 2021 über die
o. g. Themen berichtet sowie im Vorfeld der Sitzung ein Austausch von Seiten der Verwaltung zu Verkehrsthemen mit den Fraktionen angeboten.

Im darauf folgenden Mobilitätsausschuss am 18.02.2021 wurden die Rahmenbedingungen für die zukünftige Verkehrsführung einstimmig beschlossen und die Verwaltung damit beauftragt, den Teilnahmewettbewerb für das Planungsverfahren sowie die digitale Bürgerbeteiligung vorzubereiten. Die Bezirksvertretung Aachen-Mitte nahm diesen Bericht am 03.03.2021 und der Planungsausschuss am 04.03.2021 zur Kenntnis.

In der Zwischenzeit wurde der Planungsprozess mit Unterstützung durch das verfahrensbetreuende Büro scheuvens + wachten plus weiter vorbereitet. In dieser Vorlage werden die anstehenden Beteiligungsschritte im Rahmen des Planungsverfahrens sowie die weitere Kommunikationsstrategie erläutert.

Darüber hinaus werden die Rahmenbedingungen für den Teilnahmewettbewerb beschrieben, der dem Realisierungswettbewerb für die Umgestaltung vorangestellt ist.

Abschließend werden die weitere Vorgehensweise sowie die kommenden Termine und Themen der anstehenden politischen Abstimmungen zusammengefasst.

Bürger*innen-Dialog

Stakeholder

Ein wichtiger Baustein in der Planungsphase ist die Beteiligung der „Stakeholder“, bestehend aus Eigentümer*innen, Anwohner*innen und Gewerbetreibenden vor Ort sowie des Stadttheaters als zentraler Akteur im Planungsraum. Im Rahmen einer Veranstaltung am 26.03.2021 von 18-19:30 Uhr, die coronabedingt in digitaler Form als Zoom-Konferenz stattfand, wurden die Ergebnisse des Reallabors am Theaterplatz, der Inhalt und Ablauf des Planungsverfahrens sowie wesentliche Zielsetzungen für die Umgestaltung vorgestellt, um dazu in den Dialog zu treten. Fragen der teilnehmenden Stakeholder wurden während der Veranstaltung durch die Verwaltung beantwortet, eingebrachte Anregungen sammelte die Verfahrensbetreuung, um sie an die zukünftigen Planungsteams weitergeben zu können.

Die Eigentümer*innen der Häuser im Planungsraum sowie in der Elisabethstraße / Hartmannstraße wurden per Brief angeschrieben und über die Veranstaltung informiert, zusätzlich wurden Flyer an die Anwohner*innen und Gewerbetreibenden verteilt. Die Verantwortlichen von Stadttheater und Kulturbetrieb, Hochschule für Musik und Tanz (HfMT), IHK, ATS, TAAV und der ASEAG wurden persönlich per Mail eingeladen.

Stadtgesellschaft

Eine Dialog-Veranstaltung, die sich an die gesamte Stadtgesellschaft richtet, ist für den 16. April, von 18-20 Uhr vorgesehen. Ebenfalls als digitale Veranstaltung angelegt, orientieren sich Ablauf und Programm weitgehend am Stakeholder-Dialog. Die Übertragung kann auf dem YouTube-Kanal der Stadt Aachen verfolgt werden. Die Veranstaltung wird per Pressemitteilung angekündigt, zudem soll vorab ein Online-Fragebogen veröffentlicht werden, der Fragen und Anregungen zum Theaterplatz aufnimmt.

Während der Veranstaltung können die Bürger*innen über die Chat-Funktion bzw. über eine Frage-/Antwort-Funktion aktiv am Dialog teilnehmen.

Ausstellung und Dokumentation

Die Ergebnisse des Planungswettbewerbs sollen nach der Durchführung des Planungswettbewerbs ausgestellt und dokumentiert werden. Als geeignete Orte für eine Ausstellung kommen z.B. die Planbar am Theaterplatz oder größere Räumlichkeiten im näheren Umfeld in Frage.

Fortführung des Dialogs / Kommunikationsstrategie

Der Dialog mit den Bürger*innen soll auch während der weiteren Planung und Umsetzung fortgeführt werden. Im Rahmen einer Kommunikationsstrategie soll in geeigneter Art über den Gesamtprozess und die jeweils aktuellen Schritte informiert werden sowie wesentliche Stakeholder und Schlüsselakteur*innen eingebunden werden. Darüber hinaus sind regelmäßige Konsultationen mit den Bürger*innen über den Planungs- und Baufortschritt vorgesehen. Die Beauftragung einer für diesen Prozess qualifizierten Kommunikationsagentur wird derzeit vorbereitet und ist für die zweite Jahreshälfte vorgesehen.

Teilnahmewettbewerb

Anlass und Ziel

Auslober*innen des Teilnahmewettbewerbs sind die Stadt Aachen und die Regionetz GmbH.

Der Teilnahmewettbewerb dient der Auswahl der Wettbewerbs- bzw. Verhandlungsteilnehmer. Die Auswahl erfolgt durch die Überprüfung von Ausschlussgründen und anhand objektiver Auswahl- bzw. Eignungskriterien.

Aufgrund der Höhe des Auftragsversprechens, das deutlich oberhalb des derzeit gültigen Schwellenwertes von 214.000 € liegt, ist ein europaweites Vergabeverfahren unter Anwendung der VgV (Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge) durchzuführen und es erfolgt eine EU-weite Ausschreibung.

Bekanntmachung

Die Bekanntmachung zum Teilnahmewettbewerb stellt die Planungsaufgabe vor und fasst wesentliche Rahmenbedingungen des Verfahrens zusammen. Neben den Allgemeinen Wettbewerbsbedingungen und Informationen zu den beteiligten Akteur*innen werden u. a. Verfahrensart und –ablauf detailliert beschrieben.

Die Wettbewerbssumme und die weitere Beauftragung werden ebenso aufgeführt, wie die von den Planungsteams zu erbringenden Leistungen. Einige Punkte, wie etwa die Bewertungskriterien für den Planungswettbewerb, können erst zu einem späteren Zeitpunkt unter Einbeziehung des Preisgerichts benannt werden. Die Bekanntmachung wird derzeit fortlaufend abgestimmt und konkretisiert, ihre Veröffentlichung ist in der 16. KW im April vorgesehen.

Bewerbungsbogen

Der Bewerbungsbogen fasst als Formblatt und Anlage zur Bekanntmachung die von den Planungsteams zu erbringenden Eignungsnachweise zusammen.

Neben verschiedenen formalen Vorgaben und Erklärungen müssen die Planungsteams ihre berufliche Leistungsfähigkeit und Fachkunde anhand von geeigneten Referenzprojekten dokumentieren. Je Fachrichtung (Landschaftsarchitektinnen*innen, Verkehrsplaner*innen, Ingenieur*innen) müssen zwei Referenzprojekte eingereicht werden. Die formulierten Mindestanforderungen an die Referenzprojekte orientieren sich an ähnlich gelagerten Aufgabenstellungen und werden in Form von Ausschlusskriterien gestellt.

Auswahl der Teilnehmer*innen

Zugelassen werden Bewerbergemeinschaften aus Landschaftsarchitekt*innen und/oder Stadtplaner*innen, Verkehrsplaner*innen und Ingenieur*innen bzw. Einzelbewerber*innen, die die geforderten Leistungsbilder in ihrem Unternehmen abdecken können. Die Federführung innerhalb der Bewerbergemeinschaft liegt bei den Landschaftsarchitekt*innen und /oder Stadtplaner*innen.

Zur Teilnahme am nachfolgenden Planungswettbewerb sollen insgesamt 12 Bewerbergemeinschaften zugelassen werden. Von den Ausloberinnen werden vorab vier Planungsbüros (Schwerpunkt Landschaftsarchitekt*innen und/oder Stadtplaner*innen) ausgewählt und als gesetzte Teilnehmer eingeladen. Der Vorschlag für die Auswahl der vier Büros erfolgte auf Grundlage einer verwaltungsinternen Sichtung und Bewertung. Eine Mischung aus internationalen, etablierten und jungen Büros soll für ein breites Spektrum an Entwurfsansätzen mit hoher Gestaltqualität sorgen. Für den Fall, dass den ausgewählten Büros eine Teilnahme am Verfahren nicht möglich sein sollte, wurden geeignete Nachrücker benannt. Die Liste der vorgeschlagenen Büros wird im nichtöffentlichen Teil der Sitzung zum Beschluss vorgelegt. Die eingeladenen Teilnehmer*innen benennen selbst ihre Teampartner*innen. Die Eignung der gesetzten Büros wird vor der Bekanntmachung geprüft.

Nach der Bekanntmachung ist mit dem Eingang der Bewerbungen innerhalb von 30 Kalendertagen zu rechnen. Die Prüfung der Bewerbungen und die Bewerber*innenauswahl werden im Anschluss durch das verfahrensbetreuende Büro in Abstimmung mit den Auslober*innen vorgenommen.

Acht Teilnehmer*innen werden im anschließenden Losverfahren aus den zugelassenen Bewerbungen gelost und kurzfristig benachrichtigt, um die Teilnahme zu bestätigen. Auch die übrigen Teilnehmer*innen werden per E-Mail benachrichtigt.

Preisgericht

Für den Planungswettbewerb ist ein Preisgericht auf Grundlage der „Richtlinie für Planungswettbewerbe - RPW 2013“ vorgesehen. In diesem Preisgericht ist die Mehrheit der Fachpreisrichter*innen unabhängig von den Ausloberinnen; qualifizierte Fachpreisrichter*innen können aber auch von Seiten der Auslober*innen benannt werden.

Der Vorschlag der Fachverwaltung sieht eine Besetzung mit sieben externen Fachpreisrichter*innen und sechs Sachpreisrichter*innen vor.

Als Fachpreisrichter*innen sollen renommierte Expert*innen der Fachrichtungen Landschaftsarchitektur, Stadtplanung, Verkehrsplanung, und Ingenieurwesen angefragt werden; auch der Gestaltungsbeirat der Stadt Aachen soll mit einer Person im Preisgericht vertreten sein.

Als Sachpreisrichter*innen sind Frauke Burgdorff  sowie eine Person der Regionetz GmbH als Vertretende der Auftraggeberinnen vorgesehen; die Politik entsendet für die Grünen, CDU und SPD je eine Person; die drei Parteien FDP, Linke und Piraten werden gemeinsam durch eine weitere Person repräsentiert.

Unter den Sachverständigen Berater*innen sind neben dem Stadttheater/Kulturbetrieb, der ASEAG und weiteren Akteuren die relevanten Fachabteilungen der Stadt Aachen sowie die Verfahrensbetreuung vertreten.

Die detaillierte Preisrichter*innen-Liste ist Inhalt der Beschlussvorlage im nichtöffentlichen Teil der Sitzung.

Vertragskonstruktion

Für die Beauftragung der im Rahmen des Umbaus notwendigen Planungsleistungen wurde in enger Zusammenarbeit mit der Vergabestelle, der Verfahrensbetreuung, beteiligten Fachabteilungen sowie der Regionetz GmbH ein Vetragsentwurf erstellt.  Der Vertragsentwurf sieht folgende Vertragskonstruktion vor:

         Das Landschaftsarchitekturbüro und/oder Stadtplanerbüro wird Hauptauftragnehmer und beauftragt die Verkehrsplaner*innen und die Ingenieur*innen unter, soweit der Hauptauftragnehmer diese Leistungen nicht im eigenen Haus erbringen kann.

         Es schließt zwei Verträge ab - einen mit der Stadt Aachen (über die Beauftragung der Leistungsbilder Freianlagen und Verkehrsanlagen) und einen mit der Regionetz GmbH (über die Beauftragung des Leistungsbildes Ingenieurbauwerke für die Versorgungsinfrastruktur).

         Das Landschaftsarchitekturbüro und/oder Stadtplanerbüro wird für Stadt und Regionetz einziger Auftragnehmer und koordiniert die Planungen der unterbeauftragten Büros.

Beauftragung

Gegenstand des Vertrages der Stadt Aachen sind Architekt*innen- und Ingenieur*innenleistungen für die Baumaßnahme „Umgestaltung Theaterplatz mit Kapuzinergraben und Theaterstraße bis Borngasse“.

Die Stadt sieht eine stufenweise Beauftragung der nachfolgend genannten Leistungen auf Grundlage der HOAI 2021 vor. Mit dem erarbeiteten Vertragsentwurf soll zunächst die Planungsstufe 1 beauftragt werden.

Planungsstufe 1:

-          LP 1 bis 3 für das Leistungsbild Freianlagen (§ 39 HOAI i. V. m. Anl. 11)

-          LP 1 bis 3 für das Leistungsbild Verkehrsanlagen (§ 47 HOAI i. V. m. Anl. 13)

Planungsstufe 2:

-          LP 5 für das Leistungsbild Freianlagen (§ 39 HOAI i. V. m. Anl. 11)

-          LP 5 für das Leistungsbild Verkehrsanlagen (§ 47 HOAI i. V. m. Anl. 13)

Planungsstufe 3:

-          LP 6 bis 9 für das Lesitungsbild Freianlagen (§ 39 HOAI i. V. m. Anl. 11)

-          LP 6 bis 9 für das Leistungsbild Verkehrsanlagen (§ 47 HOAI i. V. m. Anl. 13)

Zum derzeitigen Stand der Abstimmung sind folgende Besondere Leistungen absehbar:

-          Beauftragung von Visualisierungen im Rahmen des Planungswettbewerbs

-          Beleuchtungskonzept für den Theaterplatz

-          Örtliche Bauüberwachung

-          Koordinierungstätigkeit durch den / die Landschaftsarchitekten/in.

-          Falls die benötigten Leistungen durch das Landschaftsarchitekturbüro und/oder Stadtplanerbüro nicht erbracht werden können, wird die Beauftragung externer Unterstützung (durch ein Projektsteuerungsbüro) in Betracht gezogen.

Kosten und Finanzierung

Für die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs und die daraus resultierende Beauftragung der Planungsstufe 1  ist mit Kosten i.H.v. 350.000 € zu rechnen. Davon sind ca. 300.000 € Honorarkosten und ca. 50.000 € Kosten für die Organisation und Durchführung des Planungswettbewerbs.

Für die Beauftragung der Erarbeitung einer Kommunikationsstrategie werden zusätzlich Kosten i.H.v. ca. 50.000 € kalkuliert.

Mittel stehen im Haushalt unter PSP-Element 5-120102-000-00900-300-1 "Theaterpl/Kapuzinergr/Theater-Born (ISK)" zur Verfügung.

Beauftragungen weiterer Planungsstufen oder die Umsetzung von Maßnahmen mit Kosten und Finanzierung bleiben gesonderten Beschlüssen vorbehalten.

Als Schlüsselprojekt des Innenstadtkonzepts rechnet die Stadt Aachen mit erheblicher finanzieller Unterstützung durch die Städtebauförderung des Landes und des Bundes in Höhe von 80 % der förderfähigen Kosten.

Grundsätzlich handelt es sich um eine beitragsfähige Maßnahme nach dem Kommunalabgabengesetz. Die Höhe der durch die Anlieger*innen zu erbringenden Leistungen ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht zu benennen.

Weitere Vorgehensweise und kommende Termine

Weitere politische Abstimmungen

Die Inhalte der Auslobung werden zurzeit erarbeitet, mit den Planungsbeteiligten abgestimmt und in einem Entwurf zusammengefasst. Nach Abschluss der Erarbeitung und Abstimmung bis Ende April soll der Auslobungstext den politischen Gremien im Juni zum Beschluss vorgelegt werden.

Nachfolgende Beratungsfolge ist vorgesehen:

Start und Rahmenbedingungen des Teilnahmewettbewerbs

15.04.2021 – PLA I Beschluss

22.04.2021 – MOA I Kenntnisnahme

05.05.2021 – BV Aachen-Mitte I Kenntnisnahme

Eckpfeiler der Auslobung / Gestaltungsziele

06.05.2021 – PLA I Bericht der Verwaltung (falls notwendig und erwünscht)

20.05.2021 – MOA I Bericht der Verwaltung (falls notwendig und erwünscht)

Start und Rahmenbedingungen des Planungswettbewerbs

10.06.2021 – PLA I Beschluss

16.06.2021 – BV Aachen-Mitte I Kenntnisnahme

17.06.2021 – MOA I Kenntnisnahme

Planungswettbewerb

Der Beginn des Planungswettbewerbs ist ab Anfang Juli vorgesehen. Nach dem Auftaktkolloquium haben die Bietergemeinschaften ca. 12 Wochen Zeit, um ihre Entwürfe für den Planungsraum zu erstellen. Anschließend werden die Arbeiten durch das Projektsteuerungsbüro in Abstimmung mit dem Projektteam der Stadtverwaltung auf Ihre Kohärenz mit der Aufgabenstellung vorgeprüft. Die Sitzung des Preisgerichts und damit die Empfehlung über die weiter zu verfolgende Arbeit ist für Ende Oktober vorgesehen.

Auftragsverhandlungen

Die Preisträger*innen des Planungswettbewerbs werden nach der Entscheidung des Preisgerichts zur Abgabe von Angeboten aufgefordert und zu Auftragsverhandlungen eingeladen. Die durch das Preisgericht bewertete gestalterische Qualität des Entwurfs wird bei der Entscheidung über die Vergabe, neben anderen zu berücksichtigenden Kriterien, einen hohen Stellenwert einnehmen. Ein Abschluss des Vertrags ist frühestens Ende des Jahres 2021 zu erwarten.

Die Komplexität der Planungsaufgabe und der hohe Umfang der erforderlichen Abstimmungen mit vielfältigen Planungsbeteiligten erfordern eine stetige Konkretisierung der vorgesehenen Zeit- und Projektplanung.

Finanzielle Auswirkungen

*aus Ermächtigungsübertragung aus dem Haushaltsjahr 2020

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:

Begründung

Bei den im Rahmen der Vorlage beschriebenen Maßnahmen handelt es sich um die Beauftragung von Planungsleistungen, deren Bedeutung für den Klimaschutz / die Klimafolgenanpassung nicht bekannt ist bzw. nicht ermittelt werden kann.