Anhörung - FB 14/0035/WP18

Beschlussvorschlag:

Beschlussvorschlag für den RPAU:
 

1. Der Rechnungsprüfungsausschuss stellt auf der Basis des Prüfberichts des Fachbereichs Rechnungsprüfung und seiner eigenständigen Beratung in seinem Prüfungsergebnis vom 27.05.2021 (§ 102 Abs. 8 GO NRW i.V.m. § 322 HGB analog) fest, dass seine Prüfung zu keinen Einwendungen gegen den geprüften Jahresabschluss bzw. Lagebericht zum 31.12.2019 geführt hat. Der geprüfte Jahresabschluss 2019 wird einschließlich des beigefügten Lageberichtes nach § 59 Abs. 3 GO NRW vom Rechnungsprüfungsausschuss gebilligt.

Im beigefügten Prüfbericht erteilt die Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk zum vorliegenden Jahresabschluss, der allerdings mit nachfolgendem Hinweis versehen ist.

Die im Bestätigungsvermerk für den Jahresabschluss 2018 gemachten Hinweise haben grundsätzlich weiterhin Bestand. Dies gilt nach wie vor für die ordnungsgemäße Bilanzierung des unter der Bilanzposition 1.2.3.5 Straßennetz mit Wegen, Plätzen und Verkehrslenkungsanlagen zusammengefassten Vermögen. Dass die Vielzahl der im Jahresabschluss festgestellten Korrekturbedarfe nicht mit dem vorliegenden Jahresabschluss 2019 aufgearbeitet werden konnten, war abzusehen. Insofern ist für den Jahresabschluss 2020 und 2021 eine entsprechende Überarbeitung notwendig. Hierzu ist mit der Rechnungsprüfung ein Abarbeitungskonzept in Form einer Fortschreibung der bereits genutzten Offenen Punkte-Liste aufzustellen, über das dem Rechnungsprüfungsausschuss berichtet wird. Dies betrifft ebenfalls das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem, wobei hier bereits deutliche Verbesserungen durch hinterlegte und angewandte Prozesse erkannt werden. Auf die angemessene personelle Besetzung der Abteilung Jahresabschluss im Fachbereich Finanzsteuerung und in der Geschäftsbuchhaltung im Fachbereich Steuern und Kasse ist weiterhin zu achten. Auch hier haben erfreulicherweise Stellenbesetzungen im FB 20/200 stattgefunden.

Die unter der Bilanzposition Passiva 3.4 (Sonstige Rückstellungen) bilanzierte Rückstellung für Ansprüche aus Insolvenzanfechtungen ist aufzulösen, da sie mit Blick auf den Jahresabschluss 2019 nicht hinreichend dokumentiert werden konnte. Auch wenn in den kommenden Jahresabschlüssen durch potenziell steigende Insolvenzen eine geänderte Grundlage gegeben sein kann, fehlt es für den vorliegenden Jahresabschluss an den formalen Voraussetzungen (s. S. 22 des Prüfberichtes). Durch eine Auflösung würde sich das Jahresergebnis um 1,5 Mio. € verbessern.

2. Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt, den Jahresabschluss zum 31.12.2019 nach § 96 Abs. 1 GO NRW mit einer Bilanzsumme von 3.032.164.169,31 € festzustellen und das Ergebnis in Höhe von 2.395.441,36 € mit der Allgemeinen Rücklage zu verrechnen.

3. Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt, dem für das Jahr 2019 verantwortlichen ehemaligen Herrn Oberbürgermeister Marcel Philipp hinsichtlich des Jahresabschlusses zum 31.12.2019 gem. § 96 Abs.1 GO NRW Entlastung zu erteilen.

Beschlussvorschlag für den Rat:

1. Der Rat nimmt das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses der Stadt Aachen zum 31.12.2019 durch den Rechnungsprüfungsausschuss zur Kenntnis und schließt sich dem Beschluss des Rechnungsprüfungsausschuss an.
2. Der Rat der Stadt stellt den Jahresabschluss der Stadt Aachen gem. § 96 Abs. 1 GO NRW mit einer Bilanzsumme von 3.032.164.169,31 € zum 31.12.2019 fest und beschließt das Ergebnis von 2.395.441,36 € mit der Allgemeinen Rücklage zu verrechnen.
3. Der Rat der Stadt Aachen beschließt, dem für das Jahr 2019 verantwortlichen ehemaligen Herrn Oberbürgermeister Marcel Philipp hinsichtlich des Jahresabschlusses zum 31.12.2019 gem. § 96 Abs.1 GO NRW Entlastung zu erteilen.

Erläuterungen:

Prüfauftrag

Der Entwurf des Jahresabschlusses 2019 wurde von der Stadtkämmerin am 08.12.2020 aufgestellt und von der Oberbürgermeisterin bestätigt. Er wurde dem Hauptausschuss er Stadt, der gem. § 60 Abs. 2 GO NRW das Vertretungsrecht für den Rat der Stadt übernommen hat, zur Sitzung am 16.12.2020 vorgelegt, der ihn dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Prüfung zugeleitet hat.

Der Jahresabschluss 2019 ist nach § 95 GO NRW von der Stadt Aachen aufzustellen. Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz nebst Anhang, der Ergebnis- und Finanzrechnung, den Teilrechnungen und dem Lagebericht (§ 95 Absatz 1 GO NRW).

Der Rechnungsprüfungsausschuss prüft gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW den Jahresabschluss und den Lagebericht und bedient sich nach § 59 Abs. 3 i.V.m. § 102 Abs. 1 GO NRW in Verbindung mit § 4 Abs. 2 Nr. a der Rechnungsprüfungsordnung der örtlichen Rechnungsprüfung zur Durchführung dieser Prüfung.

Die Prüfung des Jahresabschlusses hat sich nach § 102 Abs. 3 GO NRW „… darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften und sie ergänzenden ortsrechtlichen Bestimmungen oder sonstigen Satzungen beachtet worden sind. Die Prüfung ist so anzulegen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße … , die sich auf die Darstellung des sich nach § 95 Absatz 1 Satz 4 ergebenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde wesentlich auswirken, bei gewissenhafter Berufsausübung erkannt werden.“

Der Jahresabschluss muss nach § 95 Abs. 1. Satz GO NRW „… unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde …“ vermitteln. Bei der Beurteilung ist die Buchführung in die Prüfung des Jahresabschlusses einzubeziehen.

Der Lagebericht zum Jahresabschluss ist nach § 102 Abs. 5 GO NRW darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht und ob er insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gemeinde vermittelt. Dabei ist auch zu prüfen, ob die Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dargestellt sind.

Der Fachbereich Rechnungsprüfung ist als örtliche Rechnungsprüfung nach § 102 Abs. 1 Satz 1 GO NRW der gesetzlichen Verpflichtung zur Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes zum 31.12.2019 vor Feststellung durch den Rat nachgekommen.

Das Ergebnis dieser Prüfung wird anhand der nachfolgenden Prüfung auf der Basis des beigefügten Prüfberichts zum Jahresabschluss 2019 dokumentiert.

Berichterstattung des Rechnungsprüfungsausschusses (§ 59 Abs. 3 GO NRW)

Nach § 59 Abs. 3 GO NRW hat der Rechnungsprüfungsausschuss zu dem Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung zu nehmen. Am Schluss dieses Berichtes hat der Rechnungsprüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den vom Oberbürgermeister aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt.

Mit der mehrheitlichen Zustimmung zur Beschlussfassung zu Ziffer 1 können die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses auf der Basis des Prüfberichtes der örtlichen Rechnungsprüfung entscheiden, dass die Prüfung zu keinen Einwendungen gegen den geprüften Jahresabschluss bzw. Lagebericht zum 31.12.2019 geführt hat und somit den geprüften Jahresabschluss 2018 einschließlich des beigefügten Lageberichtes nach § 59 Abs. 3 GO NRW billigen.

Das Beratungsergebnis des Rechnungsprüfungsausschusses zum Jahresabschluss 2019 wird anschließend dem Rat der Stadt für die anstehende Sitzung am 23.06.2021 mitgeteilt. Hierzu wird eine Mitteilung erfolgen.

Prüfungsergebnis/ Wesentliche Eckdaten bzw. Feststellungen zum geprüften Jahresabschluss 2019 

Das Prüfungsergebnis lässt sich wie folgt zusammenfassen:

● Der Jahresabschluss 2019 vermittelt ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Stadt Aachen und wurde unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erstellt.

● Die Prüfung des Jahresabschlusses hat keine Tatsachen ergeben, die einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk und der Entlastung des für das Jahr 2019 verantwortlichen ehemaligen Oberbürgermeister Herrn Marcel Philipp durch den Rat entgegenstehen.

● Die Ertragslage der Stadt Aachen hat sich 2019 gegenüber der Planung verbessert. Die Ergebnisrechnung weist für das Haushaltsjahr 2019 erneut einen Jahresüberschuss aus. Dieser beträgt nach der Prüfung rd. 2,4 Mio. €.  Das positive Finanzergebnis kann das weiterhin defizitäre ordentliche Ergebnis kompensieren, was letztlich im Ergebnis zu einem positiven Jahresergebnis führt.  Die Bilanzsumme beträgt zum 31.12.2018 rd. 3.032 Mio. €.

● Das Eigenkapital erhöht sich mit der geplanten Zuführung des Jahresüberschusses zur Allgemeinen Rücklage – vorbehaltlich der Zustimmung des Rates – und beträgt dann rd. 722,0 Mio. € (§ 96 Abs. 1 GO NRW).

Weitere Informationen zum Jahresabschluss 2019 können dem beigefügten geprüften Jahresabschluss 2019 sowie dem Prüfbericht des Fachbereichs Rechnungsprüfung zum Jahresabschluss 2019 entnommen werden.

Der Prüfbericht enthält verschiedene Prüfungsfeststellungen, ohne den Bestätigungsvermerk einzuschränken (§ 102 Abs. 8 GO NRW i.V.m. § 322 Abs. 3 HGB analog). Es handelt sich dabei um einzelne Prüfungsfeststellungen, die nach Auffassung der Rechnungsprüfung beim vorliegenden Jahresabschluss insgesamt als nicht wesentlich für die Ordnungsmäßigkeit der städtischen Haushaltswirtschaft eingeordnet werden, allerdings so gravierend sind, dass sie eines Hinweises im Bestätigungsvermerk bedürfen. Es sollte zukünftig darauf geachtet werden, dass die Dokumentation zum Jahresabschluss mit Einbringung in den Rat der Stadt und Überweisung an den Fachbereich Rechnungsprüfung vollständig und abschließend vorliegt.

Detaillierte Ausführungen zum Jahresabschluss 2019, zur Bilanz, Ergebnis- und Finanzrechnung einschl. Lagebericht sind dem beigefügten Prüfungsbericht sowie den Erläuterungen, Hinweisen und Empfehlungen zum geprüften Jahresabschluss 2019 zu entnehmen.

Mit der Neufassung des § 59 Abs. 3 GO NRW umfasst die Prüfung auch die Analyse der wesentlichen Schwächen des internen Kontrollsystems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess.

Die Prüfung hat ergeben, dass das interne Kontrollsystem in den einzelnen Dienststellen/ Fachabteilungen noch unterschiedlich stark ausgeprägt ist. In den technischen Bereichen ist die Einrichtung des IKS weitestgehend unvollständig. Dies wiederum führt zu einer heterogenen Qualität der zur Prüfung vorgelegten Daten und Unterlagen. Auf der einen Seite fehlt es in den Fachabteilungen in einigen Fällen noch an konkreten Arbeitsanweisungen zur (korrekten) Ermittlung der Basisdaten für die Erstellung der zu buchenden Sachverhalte. Auf der anderen Seite werden diese, wie bereits im Vorjahr festgestellt, ohne weitere Kontrolle oder Rücksprache mit den Fachbereichen in der Finanzsteuerung zur Weiterverarbeitung übernommen. In der Finanzbuchhaltung erfolgt die Verbuchung der Werte ebenfalls ohne weitere Kontrolle. Zu den einzelnen Prozessen wird auf den Prüfbericht ab S. 26 verwiesen.

Ziel der Verwaltung sollte es nach Auffassung der Rechnungsprüfung sein, dass verwaltungsweit angemessene und geeignete Strukturen und Kontrollelemente für ein vollständiges und nachvollziehbares IKS für alle Produkte bzw. Geschäftsprozesse in der Kernverwaltung bzw. im Konzern Stadt Aachen geschaffen werden.

Dieses IKS ist angemessen zu dokumentieren, damit Aufbau- und/ oder Funktionsprüfungen durchgeführt werden können. Auf die laufende Berichterstattung im Rechnungsprüfungsausschuss zum IKS im Zusammenhang mit der Einführung eines verwaltungsweit angelegten Risikomanagementsystems wird verwiesen.

Verwendung des festgestellten Jahresüberschusses 

Auf der Grundlage des geprüften und festgestellten Jahresabschlusses 2019 berät der Rat über die Verwendung des ermittelten Jahresüberschusses von 2.395.441,36 €

Information zum Prüfungsergebnis sowie zum Jahresabschluss 2019

Für die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses ist eine kurze Präsentation zum Prüfungsergebnis vorgesehen.

Dokumentation der Prüfung 

Der Prüfbericht zum Jahresabschluss 2019 wird den Ratsmitgliedern als Druckstück zur Verfügung gestellt.

Finanzielle Auswirkungen:

Siehe Erläuterungen und Beschlussvorschlag

Klimarelevanz:

keine