Entscheidungsvorlage - FB 45/0091/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Schule und Weiterbildung nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung, das „Kompetenzteam Schulen digital“ zu bilden.
 

Erläuterungen:

Mit Datum 03.02.2021 hat die CDU-Fraktion den Rat der Stadt Aachen gebeten zu beschließen, die Verwaltung zu beauftragen, „eine Task-Force ‚Digitale Schule‘ innerhalb des Fachbereichs 45 (Kinder, Jugend und Schule) zu bilden, um die Aachener Schulen möglichst schnell und praxisgerecht  mit digitalen Lehrmitteln auszustatten und Probleme bereichsübergreifend und schnell zu lösen.“

Die Stadt Aachen ist für die IT-Ausstattung sowie –Infrastruktur von insgesamt 58 Schulen zuständig. Zu den Aufgabenfeldern des Themenkomplexes „Schulen digital“ zählen u. a. das Schaffen der infrastrukturellen Voraussetzungen, das Beraten der Schulen sowie das Beschaffen und die Installation der entsprechenden Hardware. Diese Aufgaben werden von verschiedenen Akteuren unterschiedlicher Fachbereiche sowie externer Dritter wahrgenommen. Zu diesen Akteuren zählen insbesondere:

• FB 45
• FB 11
• Euregionales Medienzentrum
• E 26
• regio IT

Kompetenzteam „Schulen digital“:

Durch die große Anzahl an Beteiligten entsteht eine Vielzahl von Schnittstellen in dem Bearbeiten der Aufgabenfelder rund um das Thema Schuldigitalisierung. Aufgrund dessen hat der Verwaltungsvorstand auf Wunsch des FB 45 den FB 11/510 am 02.10.2018 beauftragt, Optimierungsmöglichkeiten in der Aufbauorganisation zu untersuchen. Als Ergebnis wurde in der Sitzung des Verwaltungsvorstands am 09.05.2019 beschlossen, ein dezernatsübergreifendes „Kompetenzteam Schulen digital“ zu implementieren, dessen Leitung bei FB 45 angesiedelt werden soll. Mit Hilfe dieses Kompetenzteam soll eine schnellere Handlungsfähigkeit durch das Minimieren der vorgenannten Schnittstellen erreicht werden mit dem Ziel, die Prozesse der vorbereitenden Planungen hinsichtlich etwaiger Förderanträge, die Technikbestellung sowie letztlich die Umsetzung zu beschleunigen. Überdies könnten etwaige Problemstellungen frühzeitig identifiziert und behoben werden.

Die Bildung des Kompetenzteams soll u. a. offiziell und verbindlich durch eine Dienstanweisung verfügt werden, indem beispielsweise die Teilnahme an zunächst wöchentlichen jour fixes für die benannten Mitglieder verpflichtend wäre, und spiegelt im Wesentlichen die Ziele sowie die handelnden Beteiligten, die in dem Ratsantrag Nr. 063/18 zu dem Bilden einer Task Force genannt werden, wieder. Lediglich das Einbeziehen des Breitbandkoordinators (FB 02) ist aus Sicht der Verwaltung nicht zielführend, da der geförderte Breitbandausbau an den Schulen jüngst abgeschlossen wurde.

Das Kompetenzteam würde sich im Einzelnen aus den nachstehenden Mitgliedern zusammensetzen:

• FB 45
  • Leitung Kompetenzteam
  • Projektstelle „Task Force Schuldigitalisierung“
  • Gesamtkoordination DigitalPakt
  • Datenschutzkoordination
  • Medientechnik
• FB 11
  • IT-Management
• Euregionales Medienzentrum
  • Pädagogische Beratung
• E 26
  • Gebäudetechniker/innen
• Regio IT
  • Center eSchool

Weiterhin ist vorgesehen, dass die Leitung des Kompetenzteams an die Teamleitungsfunktion des Teams „Bau, Ausstattung und Schülerfahrkosten“ im FB 45/400 gekoppelt wird. Dementsprechend wurde Ende 2019 die Teamleitung mit einem Zeitanteil von 60 % für die Leitung des fachbereichsübergreifenden „Kompetenzteams Schulen digital“ ausgeschrieben und schließlich im April 2020 neu besetzt.

Aufgrund der Stellenneubesetzung sowie der zu dieser Zeit aufkommenden Corona-Pandemie und dem damit verbundenen hohen Arbeitsaufkommen in der Abteilung Schule, insbesondere auch im Bereich Schuldigitalisierung, ist das Bilden des Kompetenzteams bis dato noch nicht erfolgt. Die o. g. Dienstanweisung wird seitens der Verwaltung derzeit erarbeitet. Selbstverständlich finden auch jetzt schon, aktuell im Hinblick auf das Erarbeiten von Förderanträgen im Rahmen des DigitalPakts sowie der städt. IT-Neuausstattung, Abstimmungsgespräche und –termine in dem o. g. Beteiligtenkreis statt, was aufgrund der Schnittstellen zwischen den jeweiligen Fachabteilungen unabdingbar ist. Das in dieser Form konstituierte Kompetenzteam wird aber die Zusammenarbeit an den Schnittstellen effektivieren, Zeitpläne zur Umsetzung werden transparent vereinbart, technische und organisatorischen Neuerungen werden schneller aufgegriffen werden und die Schulen erhalten verbindliche und abgestimmte Rückmeldungen. 

Die Verwaltung wird daher nun schnellstmöglich den Entwurf einer Dienstanweisung finalisieren, um das Kompetenzteam Schulen digital verbindlich einzurichten und diese Form der Projektarbeit zu flankieren. Die Mitglieder des Kompetenzteams verbleiben formal in ihren jeweiligen Arbeitseinheiten.

Stelleinrichtung Task Force für Schuldigitalisierung:

In der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vom 25.02.2021 wurde überdies u. a. ein Stelleneinrichtungsantrag über das Einrichten von 1,0 Stellen für die Koordination der Task Force für Schuldigitalisierung beschlossen. Da die Leitung des Kompetenzteams, wie zuvor beschrieben, mit der Teamleitungsfunktion des Teams „Bau, Ausstattung und Schülerfahrkosten“ verknüpft ist, wird seitens der Verwaltung vorgeschlagen, die neu einzurichtende Stelle als Sachbearbeitungsstelle für den Bereich Schuldigitalisierung innerhalb dieses Teams zu verorten.
 

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: