Kenntnisnahme - E 26/0036/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

A)     Erläuterungen

Mit o.g. Datum stellte die CDU-Fraktion den in der Anlage 1 beigefügten Antrag. Nachfolgend soll zur Beschlusslage „Gesamtkonzeption Verwaltungsstandorte“ aus 2017, den daraufhin bereits erfolgten Maßnahmen, der aktuellen Situation und weiteren Planung und Zeitschiene berichtet werden.

B)     Ausgangssituation zur „Gesamtkonzeption Verwaltungsstandorte“ aus 2017

Mit Vorlage eines Gesamtkonzeptes zu den städtischen Verwaltungsstandorten wurden durch den Personal- und Verwaltungsausschuss in der Sitzung am 12.09.2017 nachfolgende Beschlüsse gefasst:

Die Aufgabe der Kasinostraße als Teil der Gesamtkonzeption wurde in 2017 noch nicht explizit beschlossen, ist jedoch perspektivisch nach erfolgter Realisierung eines Südausgangs am Hauptbahnhof vorgesehen.

Die Beschlüsse erfolgten seinerzeit mit den in der Vorlage dargestellten Zielsetzungen:

Im Nachgang zu dieser Beschlussfassung konnten nachfolgende Maßnahmen umgesetzt werden:

Durch diese Maßnahmen wurden die seinerzeit bestehenden räumlichen Engpässe behoben, dies schwerpunktmäßig bei den Gebäuden Lagerhausstraße, Adalbertsteinweg und Mozartstraße. 

Zudem konnten neue Bürokonzepte (OpenSpace in der Mozartstraße) getestet werden.

Im vierten Quartal 2021 ist ein Umbau von Teilen des 8. Obergeschosses im Verwaltungsgebäude Lagerhausstraße zu einem weiteren OpenSpace- Bereich vorgesehen; im städtischen Haushalt 2021 wurden für diese Maßnahme 150.000 Euro bereitgestellt.

C)     Zur aktuellen Situation der Verwaltungsstandorte und den zwischenzeitlich veränderten Rahmenbedingungen

1. Fertigstellung des Erweiterungsgebäudes Lagerhausstraße

Mit einer Fertigstellung ist nach aktuellem Kenntnisstand nicht wie ursprünglich avisiert Ende 2022 / Anfang 2023, sondern nicht vor Ende 2026 zu rechnen; auf die Vorlagen und Beschlüsse des Personal- und Verwaltungsausschuss am 29.04.2021 und des Planungsausschusses vom 06.05.2021 wird verwiesen.

Somit können die Standorte Reumontstraße, Adalbertsteinweg und die zwischenzeitlich angemietete Aureliusstraße nicht wie vorgesehen aufgegeben und die bestehende und nur als temporäre Lösung gedachte Aufteilung von Dez. V / FB 11 auf mehrere Standorte nicht planmäßig aufgehoben werden.

2. Aktuelle Raumsituation in den Verwaltungsgebäuden

Zahlreiche Stelleneinrichtungen seit der Beschlussfassung in 2017 haben dazu geführt, dass die Raumsituation in den Verwaltungsgebäuden erneut deutlich angespannt ist. Auch für die Folgejahre sind Stelleneinrichtungen in größerem Umfang vorgesehen.

Es bestehen aktuell Engpässe insbesondere in den Gebäuden  Lagerhausstraße, Hackländerstraße, Katschhof und Kasinostraße. Diese werden sich mit den vorgesehenen Stelleneinrichtungen ab 2022 noch verschärfen.

Neben Dez. V / FB 11 und FB 20 ist zwischenzeitlich auch Call Aachen auf mehrere Standorte verteilt.

Es herrscht ein Mangel an Besprechungs-, Schulungs- und Sitzungsräumen; Sozialräume und Gesundheitsräume stehen nicht in jedem Gebäude zur Verfügung.

Mobile Arbeit / HomeOffice, „clean-desk-Prinzip“ sowie in der perspektivischen Entwicklung ggfs. frei zu wählende und zu buchende Arbeitsplätze werden zumindest nicht kurzfristig maßgeblichen Einfluss auf den Flächenbedarf nehmen; auf die gesonderte Vorlage zum Thema Homeoffice-Konzept wird verwiesen.

3. Sanierungsbedürftige Verwaltungsgebäude

Dazu zählen die Standorte Kasinostraße, Reumontstraße und Adalbertsteinweg, deren Aufgabe gemäß Gesamtkonzeption aus 2017 bereits vorgesehen ist.

An diesen Gebäuden werden somit im Wesentlichen nur zwingend erforderliche Maßnahmen durchgeführt.

Der Gesamt-Zustand der Gebäude Adalbertsteinweg und Reumontstraße hat sich seit 2017 nicht maßgeblich im Sinne einer Auswirkung auf die Nutzung verschlechtert: es wurden u.a. Renovierungen und Möblierungen vorgenommen, um die Rahmenbedingungen für die Mitarbeiter*Innen während der restlichen Nutzungsdauer zu verbessern.

Der bauliche Zustand der Kasinostraße hat sich zumindest in Teilbereichen des Gebäudes verschlechtert. Alle dringend notwendigen Arbeiten werden durchgeführt, tiefgreifende und umfassende Maßnahmen sind jedoch nicht mehr angezeigt und würden zudem erhebliche Beeinträchtigungen der beiden dort verorteten Fachbereiche auslösen.

Beim Gebäude Hackländerstraße ist eine Sanierung der abgängigen und derzeit nur gesicherten Turmfassade erforderlich. Es wird mit Blick auf die konkrete Maßnahmenplanung noch zu prüfen sein, ob eine temporäre Auslagerung der Nutzungen angezeigt ist.

Bei den übrigen Verwaltungsstandorten sind mittel- bis langfristig ein normaler Renovierungs- und Modernisierungsaufwand zu erwarten, u.a. beim Bestandsgebäude Lagerhausstraße ist perspektivisch bzw. langfristig eine Fassadensanierung / Modernisierung angezeigt.

D)     Lösungsvorschläge / Sachstandsbericht

Aus den dargestellten Gründen werden seit März diesen Jahres Gespräche mit potentiellen Vermietern geführt, Besichtigungstermine wahrgenommen und insbesondere zeitnah verfügbare größere Standorte  - temporär und/oder langfristig - sondiert.

Grundlage für die Überlegungen sind nach wie vor die bereits in 2017 dargestellten Zielsetzungen:

Die im CDU-Antrag genannten Aspekte:

finden bei den aktuellen Prüfungen und Überlegungen Berücksichtigung.

Es liegen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht alle erforderlichen Angaben  - z.B. verbindlicher Zeitpunkt Verfügbarkeit, Flächen / Grundrisse, Konditionen  - vor, die abschließende Prüfungen und Entscheidungsreife Vorschläge für die politischen Beschlussfassung ermöglichen. Es zeichnen sich jedoch tragfähige und bereits in 2022 umsetzbare Lösungen ab.

Es ist vorgesehen, ein aktualisiertes Gesamtkonzept in die Sitzung des Personal- und Verwaltungs-ausschusses am 07.10.2021, spätestens jedoch am 02.12.21 einzubringen und parallel die Aufnahme der zusätzlich erforderlichen finanziellen Mittel für Anmietungen für den Haushaltsplanentwurf 2022 vorzusehen.

Eine Personalratsbeteiligung wird frühzeitig und prozessbegleitend stattfinden.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: