Kenntnisnahme - FB 14/0055/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Im Haushaltsjahr 2021 wurden bis zum 31.07.2021 insgesamt 3982 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (63,5% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (51,5% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (1852 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 207 Tätigkeiten) sowie die Prüfung des Jahresabschlusses 2019 (Entlastungswirkung mit insgesamt 355 Tätigkeiten).

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (17,1%) und des Internen Kontrollsystems (6,2%) zum Inhalt hatten, im Moment 23,3% (Tab. 2) betragen. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2021 hat sich bis jetzt mit einem Wert von 11,2% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr kaum verringert (0,3%). Die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems wurden bis zum 31.07.2021 mit 23,3% gerade erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 18,0% (11,2% sowie 6,8%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung bis zum 31.07.2021 dar:

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1. Bis zum 31.07.2021 betrugt die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,2 Tage. Als Zielvorgabe der Kennzahl wird die Dauer von 3 Tagen angegeben, wobei nahezu 100% der Vergaben innerhalb dieser Zeitspanne geprüft wurden.

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans betrug bis zum 31.07.2021 57%. Von den geplanten 42 Prüfungen konnten bisher 24 Umgesetzt werden.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2021 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.07.2021 jeder Mitarbeiter durchschnittlich 1,3 Tage fortgebildet hat. Die niedrige Anzahl der Fortbildungstage ist auf die Corona Pandemie zurückzuführen, in der keine Fortbildungsveranstaltungen außer Webinare angeboten bzw. durchgeführt wurden.  Die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner liegen im Moment bei 3,08 € pro Einwohner.

Im Rahmen der IT-Prüfung werden Updates bestehender Anwendungen sowie Einführungen neuer Software geprüft. Die IT-Prüfer*innen werden tätig nach Anzeige entsprechender Updates/Einführungen und sind damit von der Mitwirkung der Prüfkommunen bzw. der regio iT abhängig. Seit Beginn des Jahres zeichnet sich bei der IT-Prüfung ein Trend ab, dass nur ein Teil der geplanten Sollstunden tatsächlich erreicht werden kann. Dies ist auf die momentane Corona-Situation zurückzuführen. Hintergrund sind hohe Auslastungen der IT-Hersteller-Firmen durch stark gestiegene Aufträge, insbesondere aus den Bereichen IT-Sicherheit, Video-Konferenztechnik, online-Bürger-Dienste, IT-Infrastruktureinrichtungen etc. Somit werden zurzeit nur die notwendigen Updates, Patches und Systemeinstellungen bei den laufenden Programmen angepasst. Auch die regio iT selbst ist von den Corona bedingten zusätzlichen Kundenanforderungen stark beansprucht und kann nur verzögert die IT-Anmeldungen an die Rechnungsprüfung weiterleiten. Darüber hinaus sind durch überwiegende Home-Office-Arbeiten der Mitarbeiter*innen deutlich weniger Kommunen in der Lage, die notwendigen Anwendungsprüfungen durchzuführen.

Im Jahr 2020 konnten die zurückgehenden IT-Prüferstunden aufgrund organisatorischer Maßnahmen bei der Aufgabenübernahme der IT-Prüfung für die Zweckverbände civitec und Infokom (u. a. Übernahme Altakten, Vertragsgestaltung, Abstimmung und Einführung neuer Prozesse, Erstellung einer neuen IT-Datenbank) im Rahmen von Overheadleistungen aufgefangen werden. Die erwartete Steigerung der angemeldeten Programmprüfungen trat Anfang 2021 noch nicht ein.

Zur temporären Kompensation der zurzeit in der Verwaltung vakanten Stelle der strategischen Informationssicherheitsbeauftragten im FB 01 nimmt Frau Natalia Günther-Protz, befristet bis zum Abschluss des laufenden Stellenbesetzungsverfahrens, diese Stelle kommissarisch mit einem Volumen von 30 Wochenstunden wahr. Zudem wurde Herr Thomas Molls in der Zeit vom 10.05.2021 bis 06.04.2021 im Rahmen der Pandemiebekämpfung zum Gesundheitsamt der StädteRegion Aachen abgeordnet.

Für dieses Jahr ist mit einer Mindereinnahme von rund 50.000 bis 100.000 Euro zu rechnen, wobei diese gem. NKF-COVID-19-Isolierungsgesetz mit den weiteren Corona-bedingten Belastungen aktiviert werden können. Die entsprechenden Personalkapazitäten wurden in Sonderprüfungen eingebracht bzw. für vertiefende Produktprüfungen genutzt.

Finanzielle Auswirkungen

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz: