Kenntnisnahme - Dez. I/0002/WP18

Beschlussvorschlag: Der Ausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.

Erläuterungen:

1.)     Der Rat beauftragt die Verwaltung, zu analysieren, wie weit die digitale Arbeitswelt der Verwaltung den im Zusammenhang mit der Corona-Krise entstandenen Herausforderungen gewachsen ist und wo es Probleme und Defizite gibt.

Es hat sich gezeigt, dass die Verwaltung der Stadt Aachen mit ihrer Strategie gut auf die Corona-Krise vorbereitet war.

Bereits im September 2019 wurde die Dienstvereinbarung zur mobilen Arbeit herausgegeben. Diese regelt die Rahmenparamater für mobiles Arbeiten und beinhaltet auch die Nutzung von privaten Endgeräten (UYOD „Use your own Device“) für Nutzer mit VDI (Virtual Desktop Infrastructure). Mit dieser Dienstanweisung wurde auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für mobil Arbeitende eingeführt. Durch diese Dienstanweisung war mit Beginn der Corona-Krise bereits ein Regelwerk gesetzt. Dieses wurde an manchen Stellen zur weiteren Flexibilisierung erweitert. (z.B. statt ein Tag/Woche mobiles Arbeiten bis 5 Tage/Woche in Abstimmung mit den Vorgesetzen möglich.)

Da die Akzeptanz von VDI in der Corona-Krise sprunghaft anstieg, wurden Bereiche, welche aus verschiedenen Gründen noch nicht auf VDI umgestellt waren, sehr zügig auf VDI umgestellt; hierdurch wurde auch in diesen Bereichen mobiles Arbeiten ermöglicht.

Um ein effektives Arbeiten in der Krise zu ermöglichen, wurden die Voraussetzungen für eine Teilnahme an Videokonferenzen geschaffen. Um dabei die datenschutzrechtlichen Belange zu berücksichtigen, wurde auch für diesen Bereich ein Regelwerk geschaffen, das über das Intranet an die Mitarbeitenden kommuniziert wurde. Im Anschluss wurde ein Konzept für eigene Videokonferenzen erstellt und entsprechende Lizenzen den Dezernaten und Fachbereichen mit der Auflage zur Einhaltung des Regelwerkes zur Verfügung gestellt.

Probleme und Defizite gibt es im Bereich der eAkten bzw. dem elektronischen Dokumenten Management (DMS). Hier sind erst einige Bereiche der Verwaltung gut aufgestellt. Eine flächendeckende Einführung ist aber aufgrund der großen technischen und personellen Anforderungen an die Einführung dieser Systeme adhoc nicht möglich. Damit steht die Stadt Aachen im Vergleich zu den anderen Städten im oberen Bereich.

2.)     Der Rat beauftragt die Verwaltung, die Digitale Strategie der Stadt auf der Basis dieser Analyse zu überarbeiten und die Infrastrukturen sowie die Ausstattung in Hardware und Software entsprechend anzupassen.

Die Analyse zeigt, dass keine Anpassungen notwendig sind und keine über, die bestehende Ausstattung an Hardware und Software, beschafft werden muss.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: