Entscheidungsvorlage - FB 20/0062/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen der Beteiligungsverwaltung zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung mit der schnellstmöglichen Umsetzung inklusive Schaffung der technischen Voraussetzungen.

Erläuterungen:

Sachverhalt

„Die Verwaltung wird beauftragt, die Mitglieder von Kontrollgremiengremien, die durch den Rat der Stadt Aachen entsandt oder auf dessen Empfehlung hin gewählt worden sind, im Vorfeld der Sitzungen der Kontrollgremien zur Vorbereitung folgende Informationen in schriftlicher oder elektronischer Form zur Verfügung zu stellen:

•          die Einschätzung der Verwaltung bezüglich der Auswirkungen der nach der Tagesordnung der Sitzung des Kontrollgremiums zu treffenden Entscheidungen auf die Stadt Aachen,

•          möglicherweise bestehende, im Rahmen der Sitzung des Aufsichtsgremiums relevante Beschlüsse oder Empfehlungen des Rates der Stadt Aachen oder eines seiner Ausschüsse

•          die bisherige Entwicklung des Sachzusammenhangs bezüglich dessen in der Sitzung des Aufsichtsgremium zu entscheiden ist, und

•          möglicherweise bestehende Treuepflichten gegenüber der durch das Gremium beaufsichtigten Körperschaft sowie der Stadt Aachen.“

Zur Begründung wird ausgeführt:

„Die Stadt Aachen ist an zahlreichen Unternehmen beteiligt. Ihre damit einhergehenden Überwachungs- und Kontrollpflichten nehmen durch den Rat der Stadt Aachen entsandte oder auf dessen Empfehlung gewählte natürliche Personen wahr. Dabei handelt es sich neben Vertreterinnen der Verwaltung um politische Mandatsträger.

In den Kontrollgremien treffen sie weitreichende Entscheidungen über die Unternehmen und ihre jeweilige Tätigkeit. Dabei geht es nicht nur um die finanzielle Situation des Unternehmens. Zugleich sind die Interessen der Beschäftigten des Unternehmens zu wahren und die Belange der Stadt Aachen und damit des Gemeinwohls zu berücksichtigen.

Verantwortungsvolle Entscheidungen setzen eine angemessene Informationslage voraus. Dabei sind die möglichen Auswirkungen von Entscheidungen der Kontrollgremien auf die Stadt Aachen, einschlägige Beschlüsse und Empfehlungen des Rates, die Historie des jeweiligen Sachzusammenhangs sowie die Treuepflichten der Mitglieder des Kontrollgremiums von besonderer Bedeutung. Hinsichtlich der Treuepflichten ist gerade die Abwägung zwischen den Pflichten gegenüber dem beaufsichtigten Unternehmen einerseits und jenen gegenüber der Stadt Aachen von Relevanz.“

Auch aus Sicht der Beteiligungsverwaltung sind die sich aus der Begründung ergebenden Anforderungen an die Verwaltung gerechtfertigt.

Im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung bedient sich die Stadt Aachen zur Erfüllung ihrer Aufgaben diverser kommunaler Unternehmen in den unterschiedlichsten Rechtsformen. Aus der Eigentümerstellung heraus ist die Stadt Aachen verpflichtet, bei ihren un-/mittelbaren Beteiligungsunternehmen eine gute und verantwortungsvolle Unternehmensführung zu gewährleisten, die sich natürlich primär am Gemeinwohl, d.h. den Bedürfnissen und Interessen der Bürgerinnen und Bürger, orientiert, aber ebenfalls am wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens selbst i.S.v. § 109 GO NRW.

Neben der sich daraus ergebenden Aufgabe, die Beteiligungen bei der Erfüllung ihres jeweiligen Unternehmenszwecks zu unterstützen und die wirtschaftliche Effizienz zu optimieren, hat sie daher gleichzeitig sicherzustellen, dass bei der Leitung, Steuerung und Überwachung der Unternehmen insbesondere auch die öffentlichen Belange berücksichtigt werden.

Umsetzungsaspekte

Vollständigkeit der Unterlagen – Kurzfristigkeit

Oft enthält die Einladung einer Unternehmensbeteiligung zur Aufsichtsratssitzung zwar die im Aufsichtsrat zu behandelnden Tagesordnungspunkte, aber nicht die erforderlichen Unterlagen hierzu. Die Vermittlung der Inhalte erfolgt dann während der Aufsichtsratssitzung, oft in Form einer Präsentation bzw. eines Vortrags durch Geschäftsführung/Vorstand. Diese Verfahrensweise ist auch rechtlich nicht zu beanstanden.

Bei Erstellung einer Präsentation, die z.B. mit den AR-Vorsitzenden kurz vor Sitzung abgestimmt wird, kann die Beteiligungsverwaltung sich um eine anschließende Übersendung zur Vorbereitung der Kommentierung bemühen, was sie auch regelmäßig umsetzt.

Bei mündlichen Vorträgen ist eine zeitlich adäquate Kommentierung gar nicht erst möglich. Die Beteiligungsverwaltung versucht, hier entsprechende Vereinbarungen zu treffen und ausreichende Zeitfenster zu schaffen.

Vertraulichkeit der Unterlagen

Aufsichtsratsunterlagen sind, hierauf werden die AR-Mitglieder auch von „ihren“ Unternehmen hingewiesen, vertraulich und unterliegen aus guten Gründen der Verschwiegenheitsverpflichtung.

Eine Kommentierung dieser Themen/Unterlagen kann naturgemäß nur mit ebensolcher Vertraulichkeit erfolgen. Die Beteiligungsunternehmen stellen diese Vertraulichkeit in vielfältiger Weise sicher, z.B. durch Bereitstellung der Unterlagen in der besonders geschützten U-Cloud der regio iT oder auch in Allris.

Die Beteiligungsverwaltung kann in Folge ihre Stellungnahme nicht an private und ggfls. völlig ungeschützte E-Mailadressen versenden, wie z.B. „gmx.de“, „web.de“ und sonstige Kontaktadressen. Auch die Weiterleitung an die Fraktionsadressen kommt so nicht in Frage, da es eben keine rein städtischen Unterlagen betrifft.

Es werden praktikable und rechtlich sichere Lösungsmöglichkeiten, z.B. über das bekannte Allris, geprüft. Hierzu wird abschließend eine entsprechende Information erfolgen.

Zeitliche Engpässe

Da die AR-Sitzungstermine der verschiedenen Beteiligungsunternehmen i.d.R. eng zusammenfallen, auch mit den Gesellschafter-/ Hauptversammlungen, und die Vorbereitungszeit wie beschrieben sehr kurz ausfällt, kann es natürlich auch zu zeitlichen Engpässen aufgrund anderer wichtiger und nicht verschiebbarer Aufgaben kommen. Die Beteiligungsverwaltung wird alle Möglichkeiten ausschöpfen, auch hier ein Mindestmaß an Information zu gewährleisten, steht grundsätzlich aber auch jederzeit gerne für Rückfragen zur Verfügung.

Abstimmung im Vorfeld

Über etliche inhaltliche Aspekte der Aufsichtsrat-Tagesordnungspunkte findet bereits im Vorfeld der Einladung eine Abstimmung mit der Beteiligungsverwaltung statt, was z.B. die gemeindewirtschaftsrechlichen Fragestellungen betrifft oder auch allgemeine wirtschaftliche/rechtliche Fragestellungen, z.B. i.V.m. dem städtischen Haushalt oder in Bezug zu vertraglichen Auslegungen. Dies nimmt natürlich weder politische Entscheidungen noch die Meinungsbildung/Entscheidung im Aufsichtsrat vorweg, ist aber doch schon eine Gewähr dafür, dass – unbeachtlich der abschließenden Entscheidungsprozesse – eine Vorprüfung im Sinne der städtischen Gegebenheiten erfolgt.

Ergebnis

Die Beteiligungsverwaltung wird für eine schnellstmögliche Umsetzung Sorge tragen, die für die Aufsichtsratsmitglieder hilfreich im Sinne der Entscheidungsfindung sein wird. Die Art und Weise der Umsetzung soll abschließend schriftlich fixiert und kommuniziert werden.

Für alle Sitzungstermine die, aus den verschiedensten Gründen, noch ohne allgemeine Kommentierung anstehen bietet die Beteiligungsverwaltung natürlich an, sich bei Fragen – wie bisher schon erfolgreich umgesetzt - mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Verbindung zu setzen und so eine direkte Klärung herbeizuführen. Über die weitere Entwicklung wird berichtet.