Entscheidungsvorlage - FB 14/0057/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Aachen beschließt, die Aufgabe der IT-Prüfung nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW gemäß den Regelungen der im Entwurf beigefügten öffentlich-rechtlichen Vereinbarung ab dem 01.01.2022 wahrzunehmen und beauftragt die Verwaltung die öffentlich-rechtliche Vereinbarung entsprechend abzuschließen.

Erläuterungen:

Aufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung ist es, bei Durchführung der Finanzbuchhaltung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) der Gemeinde und ihrer Sondervermögen die Programme vor ihrer Anwendung zu prüfen (Implementierungsprüfung; § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW). Die örtliche Rechnungsprüfung kann sich zur Wahrnehmung dieser Aufgabe Dritter bedienen.

In Abgrenzung zur Zulassungsprüfung der gpaNRW (§ 94 Abs. 2 GO; zum 01.01.2021 in Kraft getreten), welche eine Prüfung der Anwendungen im „Rohzustand“ vorsieht, wird im Rahmen der Implementierungsprüfung vor allem die Anpassung der einzelnen Anwendungen an die örtlichen Gegebenheiten (Customizing) geprüft.

Im Jahr 2003 wurde die regio iT durch Zusammenschluss der Aachener Datenverarbeitungsgesellschaft (ADG) und der Gemeinsamen Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (GKDVZ; Amt der Stadt Aachen) gegründet. Zur Bündelung der Nachfrage wurde die Stadt Aachen über eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung von der StädteRegion Aachen (damals noch Kreis Aachen), dem Kreis Heinsberg und einem Teil der kreisangehörigen Kommunen beauftragt, den Bedarf an IT über die regio iT sicherzustellen. In 2011 ist die regio iT mit dem Zweckverband INFOKOM (Kreis Gütersloh) und in 2020 mit dem Zweckverband civitec (Oberbergischer Kreis, Rhein-Sieg-Kreis) fusioniert. Damit ist sie inzwischen neben dem Hauptsitz in Aachen mit Niederlassungen und Rechenzentren in Siegburg und Gütersloh vertreten und so zu einem der größten kommunalen IT-Dienstleister in Nordrhein-Westfalen herangewachsen.

Die Stadt Aachen nimmt die IT-Prüfung derzeit für insgesamt 68 Kommunen in NRW mit einer Gesamteinwohnerzahl von knapp 2 Millionen Einwohnern wahr. Eine Übersicht der Kommunen ist dem beigefügten Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zu entnehmen. Die IT-Anwendungen in den Kommunen werden zum überwiegenden Teil von der regio iT betreut und in den Rechenzentren der regio iT betrieben. Mit der Wahrnehmung der Implementierungsprüfung „aus einer Hand“ werden größtmögliche Synergien erzielt und entsprechende Prüfkapazitäten bei den einzelnen Kommunen eingespart. Der Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen beschäftigt derzeit vier IT-Prüfer mit einem Anteil von insgesamt 2,8 Stellen. Die fachliche Kompetenz der KollegInnen wird durch regelmäßige Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen sowie Einbindung in überregionale Arbeitskreise des IDR und der GPA gestärkt. Die langjährigen Prüfer verfügen über anerkannte Zertifizierungen zum „Certified Information Systems Auditor“.

Die Rahmenbedingungen der Wahrnehmung der IT-Prüfung durch die Stadt Aachen sollen durch den Abschluss einer neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zum 01.01.2022 rechtssicher und einheitlich geregelt werden. Das Vorhaben wurde u. a. im Arbeitsausschuss ÖRV - regio iT am 10.12.2020 und in der Bürgermeisterkonferenz der StädteRegion am 21.06.2021 vorgestellt.

Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung werden nachfolgend dargestellt:

• Die Prüfung nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW erstreckt sich auf alle von der regio iT GmbH betreuten Anwendungen.
• Der Arbeitsaufwand wird nach den geleisteten Stunden erfasst. Hierbei wird der jeweils aktuelle Entgeltsatz des Entgelttarifs zur Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Aachen zu Grunde gelegt. Dieser beträgt derzeit 82 €/Stunde (netto). Zusätzlich werden ggf. entstehende Reisekosten nach den Vorschriften des Landesreisekostengesetzes NRW berechnet.
• Die Gesamtkosten werden im Verhältnis der Einwohnerzahl getragen. Die Einwohnerzahl wird bei den Kreisen und der StädteRegion Aachen mit dem Faktor 0,5 multipliziert. Bei den kreisfreien Städten gilt der Faktor 1,5 und bei den kreisangehörigen Städten und Gemeinden der Faktor 1,0.

Beispiel: Bei Gesamtkosten in Höhe von 210.000 € würde die Stadt Aachen insgesamt Kosten in Höhe von ca. 22.000 € tragen.

• Prüfungen von Programmen, die nicht von der regio iT GmbH betreut werden, sind bilateral zwischen der Stadt und der jeweiligen Kommune abzustimmen. Die Kosten für bilaterale Prüfungen werden direkt zwischen der Stadt und der jeweiligen Kommune abgerechnet.
• Die Abrechnungen finden einmal jährlich unmittelbar nach Jahresende statt.
• Die Laufzeit der Vereinbarung ist unbefristet. Sie kann erstmalig unter Einhaltung einer Frist von einem Jahr zum 31.12.2024 gekündigt werden.
• Die Vereinbarung bedarf der Genehmigung durch die Bezirksregierung Köln.

Die übrigen Regelungen können dem Volltext der Vereinbarung entnommen werden, welcher dieser Vorlage im Entwurf beigefügt ist. Er wurde mit der Bezirksregierung Köln im Entwurf abgestimmt, die keine Bedenken einer Genehmigungsfähigkeit sieht. Die erforderlichen Beschlüsse der Gemeinderäte der beteiligten Kommunen werden bis Jahresende eingeholt, sodass anschließend die Unterzeichnung und Genehmigung durch die Bezirksregierung Köln erfolgen kann.

Der Fachbereich Rechnungsprüfung strebt neben dem Abschluss der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung weitere Kooperationen mit Kommunen an, deren Anwendungen von der regio iT gehostet werden; die Abrechnung erfolgt hierbei nach dem gleichen Abrechnungsmodell, sodass alle Kommunen in gleicher Weise von den Synergien profitieren.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: