Kenntnisnahme - E 26/0044/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Gebäudemanagement nimmt den Bericht zu den fertig gestellten Baumaßnahmen in den Wirtschaftsjahren 2019/2020 zur Kenntnis.

Erläuterungen

Dem Betriebsausschuss wird im Rahmen der Quartalsberichterstattung unterjährig zum Stand der Baumaßnahmen und zu den im jeweiligen Wirtschaftsjahr fertig gestellten Baumaßnahmen berichtet.

Darüber hinaus wird regelmäßig ein mehrjähriger Überblick zu den fertig gestellten Baumaßnahmen gegeben.

In 2019 wurde dem Betriebsausschuss ein Gesamtüberblick zu den fertig gestellten Baumaßnahmen der Jahre 2016 bis einschließlich 2018 vorgestellt.

Nunmehr soll ein Gesamtüberblick der in den Jahren 2019 und 2020 fertig gestellten Baumaßnahmen des Investitionsprogramms ab einer Größenordnung von 100.000 Euro gegeben werden.

Nicht enthalten sind wie bereits in Vorjahren die Maßnahmen der verschiedenen Programme (Schulreparaturprogramm, Nicht-schulisches Reparaturprogramm; Brandschutzprogramm), die ebenfalls im städtischen Investitionsprogramm geführt werden.

Unter Rückgriff auf Auswertungen aus dem internen Bauinvestitionscontrolling (BIC) wird der Schwerpunkt der Betrachtungen wie folgt gesetzt:

Als Anlagen beigefügt sind die detaillierten Übersichten zu den fertig gestellten Maßnahmen.

In diesen wurde auch der Vergleich Budget / zur Verfügung stehende Haushaltsmittel mit den Istkosten der Vollständigkeit halber aufgenommen. Dieser Vergleich ist jedoch letztlich wenig aussagekräftig, sofern die jeweiligen Budgets nicht mindestens auf der Entwurfsplanung (LPh. 3 HOAI) und somit Kostenberechnung basierten.

Auf die Ausführungen der Betriebsleitung zu den Themen

sowie auf die grundlegenden Strategiepapiere des

sei verwiesen.

In allen Papieren wird als Fehlentwicklung insbesondere „die frühzeitige Bezifferung der Baukosten ohne belastbare Planungen  oder Raumprogramme“ dargelegt.[1]

Allen Diskussionen vorangestellt ist die Übersicht des Zusammenhanges von Kostensicherheit durch Planungstiefe: Je größer der Erkenntnisstand durch tiefer vorangeschrittene Planung, desto höher grundsätzlich die Möglichkeit, Kosten genauer zu ermitteln. Daher ist die Vorlage belastbarer Planungen von entscheidender Bedeutung für die Seriosität und Verifizierung von Kostenangaben.

Zusammenfassung / Statistik der fertig gestellten Baumaßnahmen der Jahre 2019 und 2020:

Gesamtinvestitionsvolumen dieser 11 Maßnahmen der Jahre 2019 und 2020: 

Summierte Bauzeitenübersicht der 11 Maßnahmen:

Analyse zur Kennzahl „Kostenverhältnis“

Bei den 11  in 2019 und 2020 fertig gestellten Maßnahmen ergaben sich sowohl Unterschreitungen als auch  Überschreitungen im Vergleich der Kostenberechnungen zu den Ist - Kosten.

Die Bandbreite der Überschreitungen bewegte sich überwiegend in der Mehrzahl unterhalb 5 %. Der Durchschnittswert von + 4,1 % liegt noch unter dem Wert der Bauvorhaben aus Vorjahren 2016-18 (+ 5,3 % ).

D.h.: die von der Betriebsleitung aufgezeigten und ergriffenen Gegensteuerungsmaßnahmen - insb. die Berücksichtigung des prognostizierten und in der Realität stark schwankenden Baupreisindex - greifen, müssen aber weiter verstärkt und verfeinert werden!

Aufgrund der Tatsache, dass auch bei Vorliegen einer Entwurfsplanung mit Kostenberechnung noch die Erkenntnisse der Genehmigungs- und Ausführungsplanung fehlen, besteht eine in Fachkreisen anerkannte Kostenvarianz von rd. 20 %.

Dies bedeutet, dass bei der Möglichkeit der (noch) stärkeren Berücksichtigung der von der Betriebsleitung vorgeschlagenen Steuerungselemente, wie z.B. der Varianz Kostenüberschreitungen nicht mehr sein müssen.

Der Durchschnittswert bei Kostenüberschreitungen von vormals 5,3% (2016-18) und nun nur noch 4,1 % (2019-20) wertet die Betriebsleitung als herausragenden Erfolg der E26-internen Kostensteuerung und des eigenen Bauinvestitionscontrollings (BIC)!Dieser ungewöhnlich niedrige Durchschnittswert muss auch in den Rahmen der anhaltenden extremen Preissteigerungen am Baumarkt bewertet werden.

Zudem muss festgestellt werden, dass die gestiegenen Qualifikationsanforderungen durch die Professionalisierung der im Gebäudemanagement in der Funktion der Projektleitung/-steuerung Tätigen einen weiteren Beitrag zur Sicherung dieses Erfolges darstellen:

alle Projektleitungen bei E26 müssen die Ausbildung zum „Zertifizierten Projektsteuerer“ beim Deutschen Verband für Projektmanagement erfolgreich absolviert haben.

Die im letzten Bericht insbesondere für das Jahr 2018 aufgezeigten Entwicklungen auf dem Baumarkt mit einem 20-Jahre-Hoch für das in der Bundesrepublik umgesetzte Bauvolumen verstetigten sich  - nach einer leichten Beruhigung in 2019 – und kamen verstärkt und mit geballter Kraft ab Frühjahr 2020 durch die Pandemie zurück; die Baubranche war eine der wenigen Wirtschaftsbereiche, die auch während der Krise wuchs (~ 3,1 % in 2020)! Spürbar erschwerte sich für das Gebäudemanagement die Steuerung der Bauvorhaben insbesondere auch dadurch, dass zahlreiche externe Partner Ihre Architekten und Ingenieure ins Home-Office schickten. Die eingespielten Abstimmungs-routinen mussten neu „sortiert“ und eingeübt werden.

Die vormals großen Runden mit zahlreichen Experten und Fachingenieuren, die ihr Wissen in den Planungsprozess im Ringen um gute Lösungen und Abläufe in direkter Diskussion einbrachten, konnten so nicht mehr stattfinden.

Viele Bauvorhaben wurden dadurch stark verlangsamt und in der notwendigen Kommunikation stark behindert.

Zudem bleiben die in der Pressemitteilung der Bundesarchitektenkammer in 08/2018 beschriebenen Entwicklungen am Baumarkt bestehen und wurden durch die Pandemie noch verstärkt:

„Die Kapazitäten der Bauwirtschaft sind in der Vergangenheit stetig geschrumpft.

Die Nachfrage nach Bauleistungen übertrifft die Leistungsfähigkeit der ausführenden Unternehmen inzwischen bei Weitem.

Der Markt für Bauleistungen ist aus dem Gleichgewicht gekommen.

Vermehrt erhalten Auftraggeber auf Ausschreibungen nicht einmal ein einziges Angebot.

Infolgedessen stiegen die Preise überdurchschnittlich und teilweise nicht nachvollziehbar.“

Analyse zur Kennzahl „Bauzeitenverhältnis“

Dementsprechend liegen tatsächlichen Bauzeiten  bei einigen Maßnahmen deutlich über den ursprünglich angenommenen Bauzeiten. Die Gesamtabweichung über alle Maßnahmen beträgt somit + 43,3  % (Vorjahre + 12,7%).

Ursächlich hierfür sind aus Sicht der Betriebsleitung zwei  Faktoren-Bereiche:

1. Standard-Faktoren

B. Spezifische Faktoren seit Beginn der Pandemie und der Rohstoff-, Hersteller- und Lieferkrise:

Große Bauzeitenabweichungen ergaben sich so bei folgenden Maßnahmen:

Baufachliche Bewertung:

Die Analyse der in 2019 und 2020 umgesetzten Investitions-Bauvorhaben zeigt deutlich, dass die von der Betriebsleitung vorgeschlagenen und mit der Finanzsteuerung abgestimmten Handlungsempfehlungen zur Kostensicherheit für die Bauvorhaben in den Jahren 2019 und 2020 durch Berücksichtigung der in Teilen vorhersehbaren Baupreissteigerungen (Index) zu mehr Planungssicherheit beigetragen haben.

„Kostenexplosionen“ finden in Aachen nicht statt!

Mit 4,1% durchschnittlicher Steigerung ist das Gebäudemanagement sicher mit kommunaler Benchmarkgeber im öffentlichem Hochbau!

Sollen Kosten noch stärker abgesichert werden, so ist aus Sicht der Betriebsleitung folgendes zu berücksichtigen

Obwohl bei den fertig gestellten Bauvorhaben  diese Faktoren teilweise noch nicht berücksichtigt wurden, bewegten sich die Kosten in allen Fällen deutlich unterhalb der anerkannten Varianzen. Diese Kostensteuerungselemente tragen erheblich dazu bei, dass „Kostenexplosionen“ bei Hochbaumaßnahmen auf Grundlage einer vorgelegten Entwurfsplanung mit Kostenberechnung in Aachen seit 2014 kein Thema sind!

Die Rechnungshöfe bestätigen zudem, dass „Mehrkosten“ vor Vorlage der Kostenberechnung keine Kostensteigerungen im eigentlichem Sinne sind, gerade weil vorher genannte Kosten immer nur einen vorläufigen, dem jeweiligen Bearbeitungsstand der Maßnahme korrespondierenden Aussagewert haben.

Insgesamt sieht die Betriebsleitung bei einer durchschnittlichen Kosten-Abweichung von 4,1 % zwischen der Kostenberechnung und den Ist-Kosten weiterhin den Bedarf an Gegensteuerung, weist aber darauf hin, dass z.B. die Berücksichtigung von Baurisiken bei der Kostendarstellung noch nicht gängige Praxis in Aachen ist (FinMin NRW: 5% pauschal).

Was die Steuerung der Bauzeiten angeht, stellt die Betriebsleitung fest, dass unter allen an der Bedarfsdefinition, der Planung und am Bau Beteiligten eine intensive Diskussion darüber zu führen ist, wie die Projekterfordernisse mit ihren starken äußeren Markt-Einflüssen stärker in den Vordergrund der Terminplanung gestellt werden können.

Das oft ausgeprägte Konzept der Handelnden auf Seiten des Fachkundigen Bauherrn E 26 für den Bedarfsträger Baumaßnahmen weiterhin zeitlich so zu takten / denken, wie diese vielleicht noch vor 5 Jahren tatsächlich umzusetzen möglich war, erweist sich als zunehmend unrealistisch und nicht mehr machbar!

Eine durchschnittliche Bauzeitenüberschreitung von etwa 43 % heißt vereinfacht für ein Projekt bei einer angenommenen Bauzeit von  ~ 2 Jahren  eine Verzögerung von nicht ganz einem Jahr.!

Die extreme Abhängigkeit der Bauherren – auch des öffentlichen Bauherrn – von den äußeren Rahmenbedingungen, den externen Partner und den Herstellern und Lieferanten hinterlässt auch das Gebäudemanagement zunehmend handlungsunfähig. Vor die Wahl gestellt, Kosten oder Termine zu halten, haben die Kosten – auch wegen der haushalterischen Relevanz - bisher absoluten Vorrang!

Die Betriebsleitung stellt zusammenfassend fest:

[1] z.B.: Deutschen Städtetages (Positionspapier „Kommunales Bauwesen – Voraussetzungen für ein kostengerechtes, termintreues und effizientes Bauen in den Städten“, Köln, 12/2015), S. 7

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: