Kenntnisnahme - FB 11/0043/WP18-1

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt die Vorlage zur Kenntnis.
 

Erläuterungen:

Homeoffice

Die Stadtverwaltung Aachen hat in dieser Hinsicht eine langjährige Erfahrung mit den Anfängen von versuchsweisen Einrichtungen von Telearbeitsplätzen im Jahr 2000. In 2008 wurde bei der Stadt Aachen eine Dienstvereinbarung (DV) zur Telearbeit geschlossen. Dies sind die Ausgangspunkte für Homeoffice bei der Stadt Aachen. Dabei wurde großer Wert gelegt auf eine alternierende, bestenfalls gleichgewichtige Heim- und Büroarbeit, um die Anbindung an den Betrieb sicherzustellen. Dies bedeutete regelmäßig die Einrichtung und Vorhaltung eines doppelten Arbeitsplatzes. In der letzten Anpassung dieser DV von Mai 2017 wurde u.a. als ein Ziel neu aufgenommen, Raumeffekte erreichen zu können, was durch festgelegte Telearbeitszeiten und damit sichere Kalkulierbarkeit der Anwesenheit vor Ort in Einzelfällen erreicht wurde. Dem steht aber die Notwendigkeit gegenüber, auch Schnittmengen gemeinsamer Anwesenheiten für Teamaustausche zu ermöglichen. Aktuell gibt es 115 eingerichtete Telearbeitsplätze.

Ebenfalls in 2017 wurde erstmals eine DV zur „mobilen Arbeit“ geschlossen. Damit wurde den Mitarbeitenden unter bestimmten Bedingungen die Möglichkeit eröffnet, einmal in der Woche außerhalb des Büros mit oder ohne technische Anbindung arbeiten zu können. Die Stadtverwaltung Aachen war damit in der kommunalen Landschaft wegweisend.

Die monatlichen Nutzungen steigerten sich seitdem kontinuierlich und hatten einen ersten wichtigen und merklichen Aufschwung erhalten mit der technischen Einrichtung und Verbreitung von VDI und der Nutzungsmöglichkeit privater Endgeräte. Virtual Desktop Infrastructure (VDI) ist eine Form der Desktop-Virtualisierung, wobei die spezifischen Desktop-Images in virtuellen Maschinen (VMs) ausgeführt und über ein Netzwerk an Endkunden bereitgestellt werden. Der Zugriff kann über einen Desktop-PC, einen Thin Client oder ein rein mobiles Gerät erfolgen.

Mit den zwangsweise veränderten Rahmenbedingungen durch die Pandemie wurden die Zugangsmöglichkeiten für mobile Arbeit massiv erweitert und die Nutzungen haben sich von einem Stand von etwa 550 Nutzer*innen zu Jahresbeginn mehr als verdoppelt.

Schon Ende letzten Jahres wurde der Entwicklung und dem erkennbar gestiegenen Bedarf nach mobiler Arbeit Rechnung getragen und mit dem Gesamtpersonalrat eine Fortschreibung der DV vereinbart, die einen zweiten Tag mobiler Arbeit in der Woche ermöglicht. Insoweit überführt die Verwaltung die derzeitige Sonderlage postpandemisch in diese neue Regelung.

Zugangsmöglichkeiten zum Home-Office

Maßgeblich für die Nutzbarkeit von Home-Office dürfte die technische Anbindung sein, während ein papieraktengeführtes Arbeiten anderenorts einen eher geringen Umfang ausmachen dürfte. Von den ca. 2.500 Büroarbeitsplätzen sind etwa 1.700 mit VDI-Technik ausgestattet, die ein technisch gestütztes mobiles Arbeiten mit Zugriff auf die gewohnten Ordnerstrukturen ermöglicht. Dies wurde so bereits von ca. 1.600 Nutzer*innen in Anspruch genommen.

Ergebnisse von Befragungen der Mitarbeitenden

Die Einstellung zum Homeoffice sowie das aktuelle und künftig beabsichtigte Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden wurde in aktuellen Befragungen ermittelt.

Im Rahmen einer Bachelor Arbeit (Autorin: STIAnw. Leonie Hermanns) haben 732 Mitarbeitende der Stadt im Zeitraum von 21.04.2021 bis zum 05.05.2021 an einer Befragung teilgenommen. Danach arbeiten ca. zwei Drittel aller Umfrageteilnehmer*innen gerne im Homeoffice. Bestimmte Korrelationen geben interessante Hinweise.

So wird das Homeoffice um so mehr befürwortet, je jünger die Mitarbeitenden sind:

„Dies ist ein Indiz dafür, dass sich das Homeoffice mittelfristig und unabhängig von dem aktuellen Anlass der Pandemie stärker durchsetzen wird. Während von den unter 26-jährigen fast 80 Prozent gerne im Homeoffice arbeiten, sind es bei den über 55-jährigen weniger als 60 Prozent.

Ebenso lässt sich eine unterschiedliche Auffassung der Zufriedenheit abhängig von der Tätigkeit beobachten. Während der Aussage, dass gerne im Homeoffice gearbeitet wird, 67 Prozent auf der der Sachbearbeitung ziemlich oder sehr zustimmen, erhält die Aussage bei den Führungskräften mit insgesamt 57 Prozent etwas weniger Zustimmung“:

An der Befragung einer Studierendengruppe der Verwaltungshochschule HSPV NRW im Rahmen einer Projektarbeit nahmen 519 städtische Mitarbeitende im Zeitraum von 21.05.2021 bis 27.05.2021 teil. Hier gab es u.a. diese generelle Frage:
 

Während der sehr hohe Zuspruch von 91% der befragten Mitarbeitenden zu erwarten gewesen ist, ist diese perspektivische Sicht sicher die aufschlussreichere:

Danach „können sich 43 % vorstellen, zwei Tage wöchentlich im Homeoffice zu arbeiten. 24 % geben an, einen Tag wöchentlich im Homeoffice arbeiten zu wollen. 23 % Mitarbeitende sprechen sich für eine Anzahl von drei Tagen aus. Vier wöchentliche Homeoffice-Tage gibt 7 % der Mitarbeitende an und letztlich möchten 3 % der befragten Mitarbeitenden an fünf Tagen in der Woche im Homeoffice arbeiten. Zwei Tage wöchentlich im Homeoffice zu verbringen, stellt eine Kombination der Arbeitsorganisationen dar. Es ist anzunehmen, dass es den Mitarbeitenden dadurch möglich ist, sowohl den beruflichen Kontakt zu dem Kollegium innerhalb des Verwaltungsgebäudes aufrecht zu erhalten, als auch, das Arbeitsklima in den heimischen vier Wänden zu erhalten. Dies könnte eine insgesamt höhere Flexibilität bezogen auf die Work-Life-Balance ermöglichen.“

Damit hat sich das Herangehen der Stadt bezüglich der neuen Rahmenbedingung für mobile Arbeit in hohem Maße bestätigt. Beide Arbeiten enthalten zudem noch eine ganze Reihe von Analysen und Handlungshinweisen, die im Zuge der weiteren Ausgestaltung eines strukturellen Konzeptes beachtlich sein könnten.

Weitere technische Entwicklung

Die Umstellung auf Windows 10 wird voraussichtlich Ende 2021 abgeschlossen und damit ist auch das weitere Ausrollen von VDI verbunden. Die Umstellung auf E-Akten nimmt weiter Fahrt auf. Neben der Grundsicherung und dem Einwohnermeldebereich steht aktuell auch die Umstellung der Personalakten an. Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) befindet sich in der Pilotphase und um das System verwaltungsweit verfügbar zu haben, ist eine 3-jährige Umsetzung geplant. Erst die Arbeit mit einem flächendeckenden DMS Dokumentenmanagementsystem und der E-Akte führt zur vollumfänglichen Möglichkeit der Aufgabenwahrnehmung im Home-Office. Weitere technische Herausforderungen sind u.a. die IT-Infrastruktur, die IT-Sicherheit und das cloud-computing.

Diskussionsstand in den Leitungskonferenzen

Im regelmäßigen Austausch zwischen dem Verwaltungsvorstand und den Fachbereichs- und Eigenbetriebsleitungen (Leitungskonferenz) wurde sich am 30.04.2021 mit den verschiedenen Auswirkungen der pandemischen Lage und der Zeit danach auseinandergesetzt. Dabei wurden folgende Themen beleuchtet:

- Arbeitsschutz Gesundheit und Soziales

- Arbeitsplatz 2.0 – Digitalisierung und Büroorganisation der Zukunft

- Neue Anforderungen an die interne Kommunikation

- Bürger*innenkontakte 2021 ff

- Führung in Zeiten der Pandemie

- Pandemie - Verwaltung - Politik

Da sich die Verwaltung nicht gezielt in diese neue Lage begeben hat, hat sich an sehr vielen Punkten gezeigt, dass eine neue strategische Ausrichtung bedacht und die Rahmenbedingungen, insbesondere die Unternehmenskultur der Stadt betreffend, weiter ausgeschärft werden müssen.

Dies hat zum einen dazu geführt, dass sich die nächste Leitungskonferenz am 27. August weiter mit dem „hybriden Arbeiten“- inkl. Einbezug externer Expertise- beschäftigen wird und sich eine flankierende Arbeitsgruppe gebildet hat, die sich mit allen grundlegenden Fragestellungen befasst, ggf. im Sinne eines „Home-Office-Konzeptes“. 

Im Rahmen der internen Diskussion, an der auch die Mitarbeitendenvertretung teilgenommen hat, hat sich als Meinungsbild ergeben, dass

-          sich mit der Ausgestaltung der „Arbeitswelt von morgen“ intensiv beschäftigt werden muss

-          die mobile Arbeit per se (noch) kein „Bürospar-Modell“ darstellt

-          räumliche Konzeptionen -soweit dies im Bestand möglich ist- erst erstellt werden können, wenn klar ist, wie sich die Stadtverwaltung zum „hybriden Arbeiten“ aufstellen möchte

Für den vorliegenden Ratsantrag heißt das:

Für ein „postpandemisches Home-Office-Konzept“ sind bereits sehr gute Grundlagen geschaffen.

Die angepasste DV „mobile Arbeit“ weitet den Rahmen auf 2 Tage wöchentlich aus. Die bisher schon erreichten guten technischen Voraussetzungen werden weiter Zug um Zug gesteigert und noch mehr Potential für vollwertige Arbeitsmöglichkeiten im „Home-Office“ erschließen.

Ein genereller Einfluss auf den Raumbedarf wird noch nicht erkannt, einmal abgesehen von punktuellen Verständigungen in Teams, die ihr Arbeiten in limitierten Raumsituationen durch gezielte Absprachen von Anwesenheiten im Büro organisieren. Um merkliche Raumeffekte zu erreichen, müsste die Verortung von Verwaltungsarbeit neu ausgerichtet werden. Ob es insgesamt oder in bestimmten Dienststellen oder Organisationseinheiten zu einem „clean-desk-Prinzip“ sowie zu frei zu wählenden und zu buchenden Arbeitsplätzen kommen soll, bedarf einer demnächstigen Entscheidung unter Abwägung von Vor- und Nachteilen und unter Sicherstellung der notwendigen Rahmenbedingungen.

Im Frühjahr 2022 wird über die weiteren Entwicklungen berichtet.

Finanzielle Auswirkungen:

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: