Kenntnisnahme - FB 14/0060/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Im Haushaltsjahr 2021 wurden bis zum 31.10.2021 insgesamt 5562 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (65,9% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (54,9% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (2744 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 300 Tätigkeiten) sowie die Prüfung des Jahresabschlusses 2019 (Entlastungswirkung mit insgesamt 474 Tätigkeiten).

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (17,4%) und des Internen Kontrollsystems (5,4%) zum Inhalt hatten, im Moment 22,8% (Tab. 2) betragen. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2021 hat sich bis jetzt mit einem Wert von 11,3% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr kaum verringert (0,2%). Die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems wurden bis zum 31.10.2021 mit 22,8% gerade erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 17,2% (11,3% sowie 5,9%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung bis zum 31.10.2021 dar:

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1. Bis zum 31.10.2021 betrugt die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,2 Tage. Als Zielvorgabe der Kennzahl wird die Dauer von 3 Tagen angegeben, wobei nahezu 100% der Vergaben innerhalb dieser Zeitspanne geprüft wurden.

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans betrug bis zum 31.10.2021 93%. Von den geplanten 42 Prüfungen konnten bisher 39 umgesetzt werden.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2021 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.10.2021 jeder Mitarbeiter durchschnittlich 4,4 Tage fortgebildet hat. Die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner liegen im Moment bei 4,37 € pro Einwohner.

Im Rahmen der IT-Prüfung werden Updates bestehender Anwendungen sowie Einführungen neuer Software geprüft. Die IT-Prüfer*innen werden tätig nach Anzeige entsprechender Updates/Einführungen und sind damit von der Mitwirkung der Prüfkommunen bzw. der regio iT abhängig. Seit Beginn des Jahres zeichnete sich bei der IT-Prüfung ein Trend ab, dass nur ein Teil der geplanten Sollstunden tatsächlich erreicht werden kann. Dies war deshalb auf die Corona-Situation zurückzuführen, da hohe Auslastungen der IT-Hersteller-Firmen durch stark gestiegene Aufträge, insbesondere aus den Bereichen IT-Sicherheit, Video-Konferenztechnik, Online-Bürger-Dienste, IT-Infrastruktureinrichtungen erhebliche Kapazitäten gebunden hatten. Somit wurden nur die notwendigen Updates, Patches und Systemeinstellungen bei den laufenden Programmen angepasst. Auch die regio iT selbst war von den Corona bedingten zusätzlichen Kundenanforderungen stark beansprucht und konnte nur verzögert die IT-Anmeldungen an die Rechnungsprüfung weiterleiten. Darüber hinaus sind durch überwiegende Home-Office-Arbeiten der Mitarbeiter*innen deutlich weniger Kommunen in der Lage, die notwendigen Anwendungsprüfungen durchzuführen. Seit September ist jedoch festzustellen, dass sich die Coronalage beruhigt hat und wieder deutlich mehr IT-Anzeigen zugeschickt werden.

Für dieses Jahr ist insofern mit einer Mindereinnahme von rund 68.000 Euro zu rechnen, wobei diese gem. NKF-COVID-19-Isolierungsgesetz mit den weiteren Corona-bedingten Belastungen aktiviert werden können. Die entsprechenden Personalkapazitäten wurden in Sonderprüfungen eingebracht bzw. für vertiefende Produktprüfungen genutzt.

Neben den im risikoorientierten Prüfplan begonnen Prüfungen war im ersten Quartal 2021 eine Hauptaufgabe der Rechnungsprüfung die Prüfung des Jahresabschlusses 2019 der Stadt Aachen. Ebenso wurde in den Monaten Januar und Februar eine Sonderprüfung über die unentgeltliche Annahme von Produkten der Fa. LIQUI MOLY durchgeführt. Ebenso wurde eine weitere Sonderprüfung über die private Nutzung von städt. Werkstätten und Mitteln durchgeführt. Des Weiteren nimmt seit Mitte des Jahres die Prüfung des Gesamtabschlusses 2018 die Personalressourcen in Anspruch, sodass andere Prüfer*innen Aufgaben übernehmen mussten, um die Einhaltung der Prüfungsfrist zu gewährleisten.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die Vorbereitung, Abstimmung der Öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Wahrnehmung der Aufgaben der IT-Prüfung für 34 Kommunen u. a. der Kreise Gütersloh und Heinsberg, der StädteRegion, der Stadt Düren gewesen. Der Rat der Stadt hat hierzu am 6.10.21 entsprechend beschlossen. Parallel werden mit den Kommunen des Zweckverbandes civitec Verhandlungen geführt. So beabsichtigt die Stadt Solingen zum 01.01.22 eine bilaterale Kooperationsvereinbarung abzuschließen um dann ggfls. später der ÖRV beitreten. Ähnlich werden wahrscheinlich auch die Kommunen aus dem Rhein-Sieg-Kreis und dem Oberbergischen Kreis verfahren.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: