Kenntnisnahme - Dez II/0011/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Eingangs wird auf die Sitzungsvorlage FB 20/0062/WP 18 (Mitglieder von Kontrollgremien besser informieren) zur Sitzung des Hauptausschusses vom 15.09.2021 verwiesen. Der Hauptausschuss beschloss, die Verwaltung mit der schnellstmöglichen Umsetzung der besseren Informationsaufbereitung für die Mitglieder von Kontrollgremien städtischer Beteiligungsgesellschaften inklusive der dafür erforderlichen Schaffung der technischen Voraussetzungen zu beauftragen.

Informationsaufbereitung für Mitglieder von Kontrollgremien

Derzeit steht die Verwaltung für die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Kontrollgremien bereits als ständige*r Ansprechpartner*in der Politik zur Verfügung. Eine darüber hinaus bessere Informationsaufbereitung für die Mitglieder von Kontrollgremien soll zukünftig durch die Bereitstellung von Informationsvermerken durch die Beteiligungsverwaltung (FB 20/400) erreicht werden. Diese Informationsvermerke stellen keine Weisungen dar, sondern sollen lediglich dazu dienen, den Mitgliedern der Beteiligungsgremien die Chancen, Risiken und möglichen Konsequenzen des jeweiligen Sachverhaltes aufzuzeigen.

Dabei wird die Beteiligungsverwaltung, wie derzeit bereits intern innerhalb der Verwaltung, für die Sitzungen der relevanten Beteiligungsgesellschaften einen Informationsvermerk erstellen. Dies sind derzeit E.V.A., STAWAG, ASEAG, regio iT, ZEW, AWA, MVA, KuBa, FAM, ASB und SEGA. Dadurch kann die zukünftige Informationsbereitstellung ohne personellen Mehrbedarf erfolgen.

Technische Voraussetzungen

Aufgrund der durch die Vertraulichkeit der Sitzungsunterlagen erforderlichen technischen Anforderungen favorisiert die Verwaltung die Bereitstellung von Informationsvermerken zu den Sitzungen der Kontrollgremien über das bewährte Ratsinformationssystem Allris. Gleichwohl die Verwaltung darauf hinweist, dass die derzeit vakante Projektstelle für die Weiterentwicklung des Allris-Systems erst ab dem 01.07.2022 besetzt wird, so hat die Verwaltung dennoch zwischenzeitlich die erforderlichen technischen Voraussetzungen für die Bereitstellung der Informationsvermerke sowie für den elektronischen Versand dieser über Allris geschaffen, da hierdurch sowohl auf Seiten der Verwaltung, als auch auf Seiten der Politik, Synergieeffekte genutzt werden können und dadurch keine finanziellen Mehraufwendungen entstehen.

Die Verwaltung schlägt nunmehr vor, ab der Sitzung des Hauptausschusses am 16.03.2022 die Bereitstellung von Informationsvermerken über Allris testweise durchzuführen. Den Mitgliedern der jeweiligen Beteiligungsgremien werden dadurch fortan sämtliche Sitzungstermine ihrer Beteiligungsgremien im Allris-Kalender abgebildet. Des Weiteren werden die Mitglieder der vorgenannten ausgewählten Beteiligungsgremien darüber hinaus über die Bereitstellung von Informationsvermerken dieser Gremien in Allris per E-Mail informiert. Auf diese Unterlagen haben ausschließlich die originären Gremienmitglieder Zugriff. Die Bereitstellung der Informationsvermerke über Allris hat den Vorteil, dass im Falle von erforderlichen personellen Umbesetzungen in den Gremien, neue Gremienmitglieder ebenfalls die vergangenen Informationsvermerke der Beteiligungsverwaltung abrufen können und daher auch die Entwicklungen in den jeweiligen Beteiligungsgremien besser nachvollziehen können.

Die Verwaltung weist im Rahmen dieser Sitzungsvorlage darauf hin, dass über das städtische Allris ausschließlich die jeweiligen Informationsvermerke der Beteiligungsverwaltung abgebildet werden und nicht die jeweiligen Sitzungsdokumente (Einladungen, Vorlagen etc.) des jeweiligen Beteiligungsgremiums, da die diesbezügliche Bereitstellung durch die jeweilige Beteiligungsgesellschaft zu erfolgen hat.

Mitgliedern von Kontrollgremien, welche bislang nicht am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen, werden die Informationsvermerke per Post zugestellt. Die Verwaltung weist hierbei jedoch darauf hin, dass durch die häufig späte Bereitstellung der Unterlagen durch die jeweiligen Beteiligungsgesellschaften auch die Informationsvermerke der Beteiligungsverwaltung häufig erst kurzfristig vor den jeweiligen Sitzungen bereitgestellt werden können, so dass gegebenenfalls eine rechtzeitige postalische Zusendung nicht mehr möglich ist. 

Die Verwaltung schlägt vor, das Verfahren unmittelbar nach den Sommerferien zu eruieren. So können über den gesamten nächsten Sitzungszyklus der Beteiligungsgesellschaften von März bis Juni Erfahrungswerte gesammelt werden und anschließend im Rahmen eines digitalen Zoom-Meetings zwischen Politik und Verwaltung (Dez. II, FB 20/400 sowie FB 01 inkl. der Allris-Projektstelle) mögliche Verbesserungspotentiale erörtert werden. Die Verwaltung wird hierzu die Fraktionen im Juni kontaktieren und um Benennung eines/einer Ansprechpartner*in für diesen Austausch bitten.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: