Kenntnisnahme - FB 14/0102/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen der Rechnungsprüfung zur Kenntnis und befürwortet die dargestellten Maßnahmen.

Erläuterungen:

Die Anforderungen an die Rechnungsprüfung haben sich in den letzten Jahren durch die inhaltlichen und strukturellen Veränderungen in der Verwaltung und auch durch neue externe Anforderungen deutlich erhöht. Die Auswirkungen der gewachsenen Verwaltung und des damit einhergehenden Aufgaben- und Personalzuwachses, der zunehmend vernetzter arbeitenden Verwaltung im Verbund mit einer rasant gestiegenen Digitalisierung und nicht zuletzt die zunehmende Komplexität der zu betreuenden Verwaltungsaufgaben im Bereich des Vergaberechts und der vielschichtigen städtischen Entwicklungsprojekte spiegeln sich auch unmittelbar in den Aufgaben der Rechnungsprüfung wider. Eine hierauf bezogene Stellenanpassung ist in den letzten Jahren nicht erfolgt.

Darüber hinaus sind zusätzliche Aufgaben der Rechnungsprüfung unmittelbar zugeordnet worden, wie die Geschäftsstelle Compliance und die entgeltliche IT-Prüfung für 68 Kommunen. Die notwendige Digitalisierung innerhalb der Rechnungsprüfung durch Anwendung neuer Prüfmethoden wie der it-gestützten Massendatenanalyse, der weitere Ausbau der IT-Prüfung und die Teamentwicklung der Jahresabschlussprüfung sind weitere kurzfristig umzusetzende Anforderungen. Den damit insgesamt einhergehenden organisatorischen Erfordernissen muss sich eine moderne verantwortungsvoll ihren Aufgaben nachkommende örtliche Rechnungsprüfung auch aufbauorganisatorisch stellen und anpassen.

Kernpunkt der notwendigen Veränderung ist die Feststellung, dass die bisherige flache Organisationsstruktur mit nur einer Leitungsfunktion durch die Fachbereichsleitung zur Wahrnehmung  und Sicherung der Aufgabenerfüllung nicht mehr zweckmäßig ist und durch die Schaffung einer Abteilungsstruktur für die Aufgabenbereiche a) Produktprüfung, Jahres- und Gesamtabschlussprüfung sowie IT-Prüfung und b) Technik anzupassen ist.

Die Abteilungsleitungen nehmen eigene Prüfaufgaben wahr und sind für eine inhaltliche und organisatorische Umsetzung der Prüfung innerhalb ihres Aufgabenbereichs zuständig. Dies geschieht in enger Abstimmung mit der Fachbereichsleitung. So kann insgesamt stärker präventiv und beratend insbesondere die Umsetzung von Schwerpunktthemen der Verwaltung begleitet werden, wie z.B. Digitalisierung, Klimaschutzkonzept, stadtplanerische Entwicklungsprojekte, Beteiligungsumstrukturierungen, Reorganisationsprojekte.

Der inhaltlich zu begründende Stellenmehrbedarf ist u.a. durch folgende Aspekte dringend gegeben:

-          Ausweitung der Produktprüfung durch gewachsene Verwaltung und Aufgabenvielfalt, 

-          Gestiegene Anforderungen an die Jahresabschlussprüfung durch das 2. NKFWG,

-          ab 2022 jährlich durchzuführende Gesamtabschlussprüfung, nachholend ab dem Abschluss 2019,

-          steigende komplexere Vergaben im Bereich VOB und HOAI u.a. durch verstärkte Umsetzung städtischer Entwicklungsprojekte.

Die sich aus der Organisationsstruktur und der notwendigen Erfüllung der gestiegenen Aufgabenumfänge ergebenden Stellenmehrbedarfe von einer Abteilungsleitungsstelle und der Aufstockung um eine halbe Prüfungsstelle können durch Aufgabenverteilungen und Refinanzierungen über IT-Prüfungen teilweise aufgefangen werden, sodass insgesamt ein haushaltswirksamer Stellenmehrbedarf von 1,2 Stellen entsteht. Der Verwaltungsvorstand hat sich für die dargestellte Veränderung ausgesprochen und eine entsprechende Umsetzung in den Stellenplan 2023 vorgesehen.

Neben diesen das Kerngeschäft der Rechnungsprüfung betreffenden Aufgaben ist vorgesehen, die Aufgaben des Datenschutzes und des Informationssicherheitsmanagements organisatorisch in die Rechnungsprüfung zu verlagern. Sie wurden bisher unmittelbar bei Dez. I organisatorisch und fachaussichtsrechtlich verortet. Durch eine dringend notwendige Ausweitung des Stellenumfangs ergibt sich die Notwendigkeit, eine adäquate organisatorische Zuordnung mit einer inhaltlichen Nähe zur Aufgabenstellung zu finden. Die Rechnungsprüfung ist hierzu gerne bereit, allerdings ist auf eine Abgrenzung der operativen Tätigkeiten zu achten, die von der neuen Abteilung in unmittelbarer fachlicher Verantwortung der Verwaltungsleitung zu sehen sind.

In der Sitzung werden hierzu weitere Angaben mündlich erfolgen.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: