Entscheidungsvorlage - E 49/0044/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und befürwortet die Umsetzung.

Erläuterungen:

Mit Ratsantrag Nr. 227/18 "Digitales Stadtarchiv" vom 09.02.2022 (siehe Anlage!) beschließt der Rat

am 16.02.2022:

Die Verwaltung wird beauftragt, die notwendigen organisatorischen, finanziellen und
personellen Maßnahmen zu treffen, um eine Fortführung der Digitalisierung des Stadtarchivs zu gewährleisten.

Der Antrag war für das Stadtarchiv ein starkes Signal, dass seine bisherige Arbeit wertgeschätzt wird und damit ein Anstoß, seine Anstrengungen im Rahmen der Digitalisierung zu intensivieren. In seinen Planungen für den Wirtschaftsplan 2023 hat das Stadtarchiv seine infrastrukturellen und personellen Bedarfe dargestellt (siehe Anlage!).

Am 27.04.2022 hat ein Vorgespräch mit der Kämmerei zu den Auswirkungen des o. a. Antrags auf den Wirtschaftsplan des Stadtarchivs für 2023 stattgefunden. An dem Gespräch haben Frau Grehling, Dez. II, Frau Tirtey, E 49, Herr Kind, FBL 20, Herr Platzek und Herr Schoel, beide FB 20, sowie der Unterzeichner teilgenommen. Es wurde vereinbart, dass die Bedarfe des Stadtarchivs in den Wirtschaftsplangesprächen, die ab September 2022 stattfinden werden, besonders in den Blick genommen werden sollen.

Personal

Im Hinblick auf die Personalbedarfe ist die Übernahme des bisher im Rahmen des Modellprojekts „Digitales Stadtarchiv“ beschäftigten IT-Projektmanagers elementar. Das Modellprojekt wird voraussichtlich am 31.08.2022 erfolgreich abgeschlossen werden können. Die Weiterbeschäftigung des IT-Projektmanagers bis zum Jahresende ist sichergestellt, seine Weiterbeschäftigung ab dem 01.01.2023 müsste aber durch eine Zuschusserhöhung ermöglicht werden.

Daneben wäre die Einrichtung einer weiteren Stelle für eine*n Facharchivar*in zur Beschleunigung des Digitalisierungsprozesses weiterhin essentiell. Diese könnte aber, falls eine Stelleneinrichtung für 2023 nicht darstellbar sein sollte, auch zeitversetzt 2024 erfolgen, sofern eine realistische und verbindliche Aussicht darauf besteht. Dieser zusätzliche Stellenbedarf ergibt sich aus der Digitalisierung der Stadtverwaltung, die für das Stadtarchiv einen deutlichen Anstieg der Arbeitsbelastung bedeutet, weil weiterhin die papiernen Akten wie bisher bearbeitet werden müssen, zugleich aber auch die Digitalisierung betrieben und umgesetzt werden muss. Je weiter die Digitalisierung voranschreitet, desto wichtiger wird diese zweite Stelle für das Stadtarchiv.

Betriebskosten für das Digitale Stadtarchiv

Das elektronische Langzeitarchiv der Stadt Aachen wird mit DiPS.kommunal betrieben, einer technischen Lösung des Digitalen Archivs NRW.[1] Das Stadtarchiv erfüllt damit für die Stadt Aachen eine aus dem Archivgesetz NRW erwachsende gesetzliche Vorgabe.
Für die Nutzung dieser Lösung als Digitales Stadtarchiv fallen Lizenzgebühren an, die unumgänglich sind und durch eine Zuschusserhöhung beglichen werden müssten. Bislang wird der Betrieb von DiPS.kommunal aus Projektmitteln bestritten.

Dies gilt sinngemäß auch für das im Rahmen des Modellprojektes entwickelte Aktenstrukturkataster, einer mandantenfähigen Internet-Plattform, mit Hilfe derer wertvolle Metadaten-Objekte angelegt, verwaltet und mandantenübergreifend ausgetauscht werden können, die zwingend bei der Einführung von E-Akten in einem Dokumentenmanagementsystem erhoben werden müssen.

Für die Arbeit des IT-Projektmanagers ist außerdem das beantragte Sachmittelbudget elementar, das v. a. dazu genutzt werden soll, im Rahmen des Digitalisierungsprozesses der Stadtverwaltung Schnittstellen von relevanten Fachverfahren zum elektronischen Langzeitarchiv programmieren zu lassen und Dienstleistungen der regio iT oder ggf. anderer IT-Dienstleister beauftragen zu können. Bei der Stadt Aachen werden ca. 150-200 Fachverfahren eingesetzt; für all diese Fachverfahren muss überprüft werden, ob archivwürdige Daten dort vorliegen; ist dies der Fall, wird eine Schnittstelle zum elektronischen Langzeitarchiv benötigt. Ohne dieses Sachmittelbudget können keine Schnittstellen erarbeitet werden und damit dann auch keine Daten übernommen werden: Es entsteht eine Überlieferungslücke und der Aufbau eines Digitalen Stadtarchivs kommt an dieser Stelle zum Erliegen.
Viele der in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren haben keine Schnittstellen, die ohne weiteres das elektronische Langzeitarchiv bedienen könnten. Selbst wenn es Schnittstellen in den Fachverfahren gibt, müssen diese i. d. R. noch so umprogrammiert werden, dass sie reibungslos mit dem Archivsystem interagieren können. Die Erfahrung aus dem Modellprojekt und Auskünfte aus archivwissenschaftlichen Arbeitskreisen zeigen, dass die Kosten für die Entwicklung einer Schnittstelle i. d. R. zwischen 15.000 bis 30.000 Euro liegen.

Informationen darüber, inwiefern diese Bedarfe des Stadtarchivs durch Zuschusserhöhungen für 2023 bedient werden, stehen allerdings erst nach den noch anstehenden Wirtschaftsplangesprächen zur Verfügung.

[1] Vgl. https://www.danrw.de/ueber-das-da-nrw/da-nrw-ein-loesungsverbund/ (17.08.2022).

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Die Personal- und Sachaufwände setzen sich us verschiedenen Einzelposten zusammen, siehe Anlage.

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: