Kenntnisnahme - FB 01/0287/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Die Verwaltung wurde vom Vorsitzenden gebeten, einen aktuellen Sachstand zur beabsichtigten Optimierung des Ratsinformationssystems dem Ausschuss vorzulegen. Die entsprechende Darstellung erfolgt nachfolgend:

Die Stadt Aachen bietet den Gremienmitgliedern in Ausschüssen und Rat und allen Interessierten seit mehr als einem Jahrzehnt ein Gremien- und Bürger*inneninformationssystem an.

Zurzeit basiert dieser so genannte Sitzungsdienst auf der Softwareanwendung ALLRIS in der Version drei, über die der gesamte interne Sitzungsdienst organisiert wird. Der Kernbereich der Organisation der Gremienarbeit mit der kompletten Terminplanung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen wird dabei ebenso unterstützt wie die Erstellung von Vorlagen und deren Einbringung in den Beratungsgang.

Zuletzt wurde durch Dez. I in der Sitzung des Ausschusses für Wissenschaft und Digitalisierung vom 14.04.2021 berichtet, dass im Kontext der aktuell auf den Weg gebrachten Änderungen im kommunalen Stadtrecht (Hauptsatzung und Geschäftsordnung des Rates) auch der Umstieg auf die Version Allris 4 empfohlen wird. Bereits in dieser Sitzung wurde durch FB 01 darauf hingewiesen, dass die organisatorische und finanzielle Umsetzung zu klären sind.

Im Folgenden wurde das Anliegen im FB 01 geprüft mit dem Ergebnis, dass ein solches Projekt nicht in der bestehenden Personalstruktur (Betreuung Ratsinformation) zusätzlich bearbeitet werden kann. Daher wurde kurzfristig mit sehr guter Unterstützung durch den FB 11 die Stelle entsprechend neu ausgerichtet und aufgewertet sowie zusätzliche Kapazitäten in das Stellenplanverfahren 2022 eingebracht.

Im August 2021 hat der Inhaber der Projektstelle im Zuge der beruflichen Weiterentwicklung den Fachbereich Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung verlassen. Trotz intensiver Bemühungen ist es nicht gelungen, die Stelle durch ein klassisches Stellenbesetzungsverfahren zu besetzen. Im Rahmen einer Priorisierung wurden für die Zeit der Vakanz die Aufgaben im FB 01/100, Abteilung Rat, Ausschüsse und Verwaltung, so umverteilt, dass zumindest die Pflichtaufgaben und das laufende Tagesgeschäft beim Ratsinformationssystem (insbesondere Betreuung Mandatsträger*innen und Verwaltung) gewährleistet werden konnte. Um auch die gewünschte fachliche Begleitung zur Migration zu ALLRIS 4 auf den Weg zu bringen, wurde Ende 2021, nach den erfolglosen Ausschreibungen, dann eine interne Umsetzung aus dem Bereich Wahlen geprüft, die allerdings erst zu Beginn der wahlfreien Zeit möglich war.

Durch diese Besetzung ab Juli 2022 konnten zwischenzeitlich kleinere Optimierung in ALLRIS 3 vorgenommen werden Zudem wurden drei Projektanträge (Einführung ALLRIS 4, Einführung Digitaler Workflow, Einführung Digitale Abrechnung Sitzungsgeld) formuliert und im September 2022 an das städtische IT-Projektmanagement (FB 11/400) weitergegeben. Sie liegen nun dort zur Prüfung vor. Im Fachbereichsgespräch mit dem CEO zur Digitalen Strategie wurden die Projekte zudem durch den FB 01 zur Priorisierung der Digitalprojekte angemeldet und entsprechend in die Empfehlung aufgenommen. Parallel wird weiterhin an einer dauerhaften Besetzung der Projektstelle ALLRIS im FB 01 gearbeitet. Hierzu gibt es eine gute Unterstützung durch FB 11.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: