Kenntnisnahme - FB 14/0113/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Im Haushaltsjahr 2022 wurden bis zum 31.10.2022 insgesamt 5524 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (66,0% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (57,6% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (2787 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 270 Tätigkeiten) sowie die Prüfung des Jahresabschlusses 2020 und 2021 (Entlastungswirkung mit insgesamt 452 Tätigkeiten).

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (18,4%) und des Internen Kontrollsystems (3,3%) zum Inhalt hatten, im Moment 21,7% (Tab. 2) betragen. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2022 hat sich bis jetzt mit einem Wert von 10,3% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr verringert. Die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems von 22% wurden im Haushaltsjahr 2022 bis zum 31.10.2022 noch nicht erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 15,3% (10,3% sowie 5,0%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung bis zum 31.10.2022 dar:

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1. Bis zum 31.10.2022 betrug die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2 Tage. Als Zielvorgabe der Kennzahl wird die Dauer von 3 Tagen angegeben, wobei nahezu 100% der Vergaben innerhalb dieser Zeitspanne geprüft wurden.

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans betrug bis zum 31.10.2022 93%. Von den geplanten 45 Prüfungen konnten bis jetzt 42 umgesetzt oder weitestgehend abgeschlossen werden, wobei dies Prüfungen bei FB 12 und FB 63 sowie den Jahresabschluss 2021 betroffen hat.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2022 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.10.2022 jeder Mitarbeiter durchschnittlich 3,5 Tage fortgebildet hat. Die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner liegen im Moment bei 3,96 € pro Einwohner.

Mit der Umsetzung des Genossenschaftsmodells bei der regio iT GmbH wurde die bisher gelebte öffentlich-rechtliche Vereinbarung obsolet und die Grundlage der IT-Prüfung der Anwenderkommunen durch den Fachbereich Rechnungsprüfung der Stadt Aachen ist somit entfallen. Durch den Abschluss einer neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zum Zweck der Durchführung der IT-Prüfung gem. § 104 Abs. 1 Ziffer 3 GO NRW können durch die Mandatierung einheitliche Rahmenbedingungen der IT-Prüfung (u. a. Aufgaben- und Leistungsumfang, Abrechnungsmodell etc.) mit den einzelnen Kommunen geschaffen werden. Ebenso werden durch die hohe Anzahl an Kunden (68 Kommunen/Zweckverbände) Synergieeffekte geschaffen, die sich unter anderem kostenreduzierend auf die Prüfung auswirken. Die Beschlussfassung der einzelnen Kommunen ist erfolgt und die öffentlich-rechtliche Vereinbarung wurde durch die Bezirksregierung Köln geprüft und genehmigt. Die Veröffentlichung erfolgte im Amtsblatt für den Regierungsbezirk Köln. Die Vereinbarung wird somit am 01.07.2022 wirksam.

Des Weiteren wurde mit der Stadt Solingen zum 01.01.2022 eine weitere Kooperationsvereinbarung über die Durchführung der IT-Prüfung gem. § 104 Abs. 1 Ziffer 3 GO NRW abgeschlossen.

Die Stadt Bonn möchte zukünftig mit der Rechnungsprüfung der Stadt Aachen bei der Prüfung von IT-Verfahren, die von der regio iT GmbH betreut werden, zusammenarbeiten. Die Prüfung erstreckt sich auf sämtliche Prozessabläufe, die Auswirkungen auf die Finanzwirtschaft haben, bis hin zur Übergabe von Daten über die Schnittstelle an das eingesetzte DV-Buchführungssystem. Die weitere inhaltliche Prüfung obliegt dem örtlichen Rechnungsprüfungsamt der Stadt Bonn. Nach ersten Abstimmungsgesprächen mit der Stadt Bonn sind zunächst fünf IT-Verfahren für die Zusammenarbeit vorgesehen. Die Kooperationsvereinbarung ist zum 01.08.2022 in Kraft getreten.

Mit dem 01.01.2023 werden die Aufgaben „Datenschutz, Informations- und IT-Sicherheit“ des Dezernates I (Dez. I) als eigene Abteilung und Leitung gebündelt und dem FB 14 organisatorisch zugeordnet. Dabei wird die Dienstaufsicht durch die Leitung des FB 14 wahrgenommen. In der Fachaufsicht untersteht die Leitung der neuen Abteilung unmittelbar der Oberbürgermeisterin

Die Leitung der Abteilung wird durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten (DSB) übernommen, der mit Dienst- und Fachaufsicht verantwortlich für den Datenschutz, die Informationssicherheit und die IT-Sicherheit ist. Er ist nach wie vor bei der Erfüllung seiner Aufgaben weisungsfrei und besitzt eine direkte Zugangsmöglichkeit zur Oberbürgermeisterin.

Insgesamt sind für die neue Abteilung 4,5 Stellen vorgesehen. Die Stellen setzen sich aus die 2,5 Bestandsstellen (1,0 DSB, 1,0 SB Datenschutz und 0,5 SB Informationssicherheit) des Dez. I und eine 0,5 Bestandsstelle (0,5 SB IT-Sicherheit) des FB 11/400 zusammen. Darüber hinaus sind für den Stellenplan 2023 eine weitere 1,0 Stelle für Informationssicherheit und 0,5 Stelle für IT-Sicherheit (Stellenaufstockung) zur Einrichtung vorgesehen. Diese beiden Stellen sollen noch in diesem Jahr ausgeschrieben werden.

In einer nächsten Sitzung wird über die Aufgabenstellung der Abteilung näher berichtet werden.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: