Kenntnisnahme - E 42/0069/WP18

Beschlussvorschlag:

1. Der Betriebsausschuss Volkshochschule empfiehlt gemäß § 7 Abs. 4 und 11 sowie § 12 Abs. 2 der Satzung der Volkshochschule Aachen dem Rat der Stadt Aachen den Entwurf des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2023 entsprechend der Verwaltungsvorlage festzustellen.

Gleichzeitig nimmt der Betriebsausschuss Volkshochschule die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2023 bis 2027 zur Kenntnis.

2. Der Finanzausschuss nimmt die Verwaltungsvorlage des Entwurfs des Wirtschaftsplanes der Volkshochschule 2023 gemäß § 7 Abs. 11 der Satzung der Volkshochschule Aachen zur Kenntnis.

3. Auf Empfehlung des Betriebsausschusses Volkshochschule und nach Kenntnisnahme durch den Finanzausschuss stellt der Rat der Stadt Aachen gemäß § 7 Abs. 11 der Satzung der Volkshochschule Aachen den Wirtschaftsplan der Volkshochschule 2023 fest.

4. Gleichzeitig nimmt der Rat der Stadt Aachen die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2023 bis 2027 zur Kenntnis.

 FB 20    Dez II   Dez IV    E 42

(Keupen)

Erläuterungen:

Allgemeines

Die Volkshochschule Aachen als eigenbetriebsähnliche Einrichtung der Stadt Aachen ohne eigene Rechtspersönlichkeit, geführt nach den Vorschriften des Weiterbildungsgesetztes, der EigVO NRW und der Gemeindeordnung NRW, erstellt satzungsgemäß - § 12 - den Wirtschaftsplan für 2023.

Dieser umfasst:

- den Erfolgsplan

- den Vermögensplan

- die Stellenübersicht

- die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2023 – 2027.

Erläuterungen der Planansätze

Der Jahresabschluss 2021 schließt mit einem Plus in Höhe von 162 TEUR ab. Das Jahresergebnis soll gem. § 14 Abs.4 der Satzung mit der Rücklage verrechnet werden, um so die Rücklage weiter aufzubauen. 

Die tariflichen Erhöhungen für die Beschäftigten wurden mit 1,0 % eingeplant.

Der Wirtschaftsplan 2023 enthält ein Risikoportal in Höhe von ca. 400 TEUR. Ein großer Teil des Risikoportals ist bei den Teilnehmer*innenentgelten und Zuweisungen (Drittmitteln des BAMF) verankert.

Preissteigerungen im Sachhaushalt wurden am Preisindex orientiert geplant. Die Volkshochschule ist weiterhin aktiv bei der Akquisition von Drittmitteln in diversen Förderprogrammen des Landes (z.B. des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft), der EU und des Bundes, z. B. Maßnahmen des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF).

Die Programmbereiche optimieren ihr Angebot kontinuierlich und planen zusätzliche Maßnahmen, um das Risikoportal zu schließen. Außerdem überprüfen sie kontinuierlich die Produktpalette, um neue Bedarfe erfüllen zu können.  Ausgewiesen sind im Risikomanagement kalkulierte Teilnehmer*innenbeträge für Kursangebote, Bildungsurlaube, Firmenkurse und Projektmittel in den Programmbereichen.

Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2023 bis 2027 spiegelt ein abgestimmtes modulares Konzept wider, das zum Ziel hat, das Risikoportal schrittweise zu schließen. Hier ist anzumerken, dass die Finanzierung über Drittmittel (Projektmarkt) unsicher ist;  der Plan ist daher in diesem Punkt mit Risiken ausgewiesen.

Voraussetzung für die Prognose ist, dass sich die derzeitigen Rahmenbedingungen nicht verändern,

weitere tarifliche Erhöhungen (über 1% hinaus) ab Januar 2023 nicht durch die Volkshochschule erwirtschaftet werden müssen und die Nutzung der städt. Gebäude in unveränderter Form weiterhin bestehen bleibt.

Investitionen 

Im 1. Quartal 2023 erfolgt die Lieferung der 425 i-Pads aus der „Digitalen Sonderausstattung für Homeschooling, digital gestützter Präsenzunterricht und Blended Learning in den Lehrgängen nach § 6 WbG“, für alle Teilnehmer*innen des College.. Neben dem Präsenzunterricht mit digitalen Anteilen kann so zukünftig Blended Learning (Kombination von digitalen Unterrichteinheiten und Präsenzunterricht) im College stattfinden. Zum Laden der i-Pads ist die Beschaffung von fünf mobilen Ladeschränken erforderlich. Für das Gebäude in der Peterstraße sind weitere Anschaffungen (z.B. mobile Medienschränke) bzw. das Leasing  notwendiger Hard- und Software für ein zukunftsfähiges digitales Kursangebot  mit interaktiven, multifunktionalen Unterrichtsmöglichkeiten vorgesehen.

Die Renovierungsarbeiten in den Unterrichtsräumen inklusive der Neubeschaffung der Unterrichtsmöblierung werden sukzessive weitergeführt.

Erfolgsplan

Die Erläuterungen erfolgen im Einzelnen zu den folgenden Positionen:

Erträge

Zu 1. Umsatzerlöse

Teilnehmer*innenentgelte / Studienreisen

Der Position Teilnehmer*innenentgelte und Studienreisen (Bildungsurlaube) liegt eine vorsichtige Kalkulation zu Grunde, die sich seit Jahren bewährt hat. Die Teilnehmer*innentgelte wurden in den Programmbereichen korrespondierend zur bisherigen Entwicklung in 2022 geplant.

Zuweisungen

Die Position Zuweisungen beinhaltet neben der Landeszuweisung nach dem WbG (Weiterbildungsgesetz NRW) u.a. auch die Zuwendungen für Projekte und Maßnahmen der EU, des Bundes, der Stadt (Drittmittel). Bei der Planung der Landeszuweisung wurde die Anpassung der Förderung nach dem WbG berücksichtigt. Die Position Zuwendung Stadt wurde auf die Mittel reduziert, die nach dem Ende der Landesförderung für das Projekt „Bildungsportal“ aufgewendet werden. Für die Entwicklung der NS-Gedenkstätte wurden weitere Fördermittel bei der Landeszentrale für politische Bildung beantragt.

Zu den Drittmitteln gehören u.a. auch die Bundesmittel des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Bei den vom BAMF geförderten Kursen wurde von einem gleichbleibenden Angebot ausgegangen. Allerdings stellt der Mangel an qualifizierten Dozent*innen für diesen Bereich ein nicht zu unterschätzendes Risiko dar.

In allen Programmbereichen der Volkshochschule werden kontinuierlich zusätzliche Maßnahmen bzw. Projekte geplant mit dem Ziel, Mehrerträge zu erwirtschaften.

Dieses Risikoportal beträgt ca. 400 TEUR. Im Rahmen des Risikomanagements werden die damit verbundenen Risiken definiert, klassifiziert, bewertet, überprüft und über ein engmaschiges Controlling zwischen den Programmbereichsleitenden und der Leitung gesteuert.

Zu 2. Sonstige betriebliche Erträge

Zu dieser Position gehören u.a. auch die Erträge aus Auflösungen von Rückstellungen (z.B. Strom, Gas, Wasser, Nebenkosten). Diese wurden in der Planung angepasst.

Aufwendungen

Zu 3. Materialaufwand 

a. Aufwendungen für Unterrichtsbedarf, Veranstaltungen, Weiterleitungen

Neben den Aufwendungen für den Unterrichtsbedarf erfolgen aus dieser Position die Weiterleitungen aus den Drittmitteln z.B. Demokratie leben, die Aachener Kontakt- und Informationsstelle für Selbsthilfe (AKIS) und die Erstattung der Fahrtkosten für Teilnehmer*innen der Kurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Diese Aufwendungen sind durch die Erträge in den Zuweisungen gedeckt.

b. Aufwendungen für bezogene Leistungen

Zu den bezogenen Leistungen gehören neben den Honoraren für die Dozent*innen, Prüfungskosten (z.B. Deutschtest für Zuwanderer, telc- Zertifikate und Cambridge-Prüfungen) auch die Aufwendungen für die Studienreisen und Studienfahrten (z.B. Bildungsurlaube).

Die Aufwendungen für Honorare werden durch die Teilnehmer*innenentgelte und die Drittmittel der Kurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) gedeckt.

Zu 4. Personalaufwand

a. Gehälter und Besoldung

Beim Personalaufwand wurden Tariferhöhungen von 1 % und zu leistende Zahlungen für die Freistellungsphase der Altersteilzeit  berücksichtigt.

b. Sozialabgaben, Altersversorgung, Unterstützung

Hierzu gehören die gesetzlich vorgeschriebenen Versorgungs- und Versicherungsaufwendungen

sowie die Pensionsrückstellungen und die Beiträge zur Unfallversicherung, die sich prozentual aus der Position der Löhne und Gehälter ergeben.

Zu 5. Abschreibungen

Der Aufwand erhöht sich im Vergleich zum Vorjahr durch die Abschreibung auf Sachanlagen (z.B. Umbau des Kundenzentrums, Neumöblierung der Unterrichtsräume) und der auf das Jahr 2023 verschobenen Sofortabschreibung (Verzögerungen bei der EU-Vergabe) der aus dem Projekt „Digitale Sonderausstattung für Homeschooling“ finanzierten i-Pads.

Zu 6. Sonstige Aufwendungen

Die gesamten steuerbaren Positionen der sonstigen Aufwendungen werden sparsam und wirtschaftlich bewirtschaftet.

-Raummieten

 Hier wurde am Preisindex orientiert die Miete für den angemieteten Teil des Gebäudes Peterstraße (Couven- und Peterstrakt)

 angepasst.

-Mieten intern

 Für die Mieterhöhung ab 2021 ist für die Nutzung der städt. Gebäude durch die Volkshochschule eine

 Zuschussanpassung  von FB 20 erfolgt.

-Energiekosten

In dieser Position wurden Preissteigerungen, orientiert an den Abschlagserhöhungen in 2022, eingeplant.

-Instandhaltung und Reinigung

 Es wurden notwendige Renovierungsarbeiten im Gebäude Peterstr. und bereits bekannte tarifliche Erhöhungen im  Reinigungsgewerbe einkalkuliert.

-Werbung

Die gestiegenen Papierkosten für den Programmdruck wurden bei der Kalkulation berücksichtigt.

Die neue Strategie für Social Media wird ausgebaut.

-Unterrichts- und Veranstaltungskosten

Die Aufwendungen in dieser Position steigen durch höhere Leasingkosten beim Unterrichtsbedarf.

-Versicherungen und sonst. Abgaben

Diese Position wurde am Jahresergebnis 2021 orientiert angepasst.

-Gebühren und Beiträge

Hierzu gehören u.a. die Urheberrechtsansprüche (GEMA und VG-Wort). Der Ansatz wurde aufgrund des Jahresergebnisses 2021 entsprechend angepasst.

-Kosten der Betriebs- und Geschäftsausstattung

Diese Position beinhaltet neben den Leasingkosten der regioIT auch die hinzugekommenen Wartungs- und Servicekosten für die IT-Infrastruktur in den Unterrichtsräumen der Gebäude Peterstraße, Sandkaulbach und Eintrachtstraße, die mit Abschluss der Verwaltungsreorganisation ausgelagert wurden.

-Kommunikationskosten

Rufumleitungen ins Homeoffice und der Ausbau von WLAN in den Unterrichtsräumen führen zu höheren Kosten.

-Büro- und EDV-Kosten

Die Umstellung auf VDI führt zu deutlich höheren Servicekosten bei der Regio-IT für jeden Arbeitsplatz, hinzu kommen Kosten für die Überführung der bisherigen Verwaltungsprogramms Kufer SQL Version 4.2 in die Cloud Version Kufer 5.0 und die Kosten für die Weiterführung des Bildungsportals.

-Prüfungskosten

Der Ansatz wird aufgrund des Jahresergebnisses 2021 fortgeschrieben.

-Reisekosten

Der Ansatz beinhaltet neben den Reisekosten vor allem die Aufwendungen für Lehrgänge des Studieninstituts für Kommunale Verwaltung sowie Schulungskosten für den Umstieg auf Kufer 5.0.

-Fremdleistungskosten

Diese Position beinhaltet die Kosten für den Sicherheitsdienst. Die bisher enthaltenen Beratungskosten zur Entwicklung des Projektes „Bildungsportal“ durch die regioiT werden reduziert, da das Projekt abgeschlossen ist und in den Betrieb übergeht.

-Verwaltungskostenbeitrag

Der Verwaltungskostenbeitrag ist nach einer Neuberechnung von FB 20 abgesenkt worden. Der städt. Zuschuss wurde entsprechend der Absenkung angepasst.

-sonstige Aufwendungen

Zu dieser Position gehören u.a. auch die sonstigen Personalkosten für Arbeitskleidung der Hausdienste.

Zu 7. Zinsen und ähnliche Aufwendungen

Es wird von keinem Zinsaufwand ausgegangen.

Städtischer Zuschuss

Der geplante Bedarf an städtischem Zuschuss in Höhe von 4.991.300 € für 2023 beinhaltet die Verrechnungen des VKB (Verwaltungskostenbeitrags), der Pensionsrückstellungen, der (nicht) disponiblen Personalkosten und die Anpassung der VDI-Umstellung. Somit steht der städtische Zuschuss bei 47,8 % des Gesamtumsatzes (im Jahr 2022 betrug er 48,1%). 

Im städt. Zuschuss sind anteilige Personalkosten für das Projekt auf dem Weg zur NS-Gedenkstätte vorgesehen, und es wurden Personalkosten für die Weiterführung des Bildungsportals (zunächst für 2 Jahre) eingeplant.

Vermögensplan

Neben den Ladeschränken für die i-Pads im College wird dem Bedarf an neuem Unterrichtsmobiliar

durch weitere Investitionen Rechnung getragen.

Die neuen Abschreibungen werden im Wirtschaftsjahr 2023 mit einer Summe von 11 TEUR

angesetzt. Durch den in 2022 abgeschlossenen Umbau des Kundenzentrums und des

Eingangsbereiches der Volkshochschule Peterstraße erhöht sich die laufende Abschreibung der

Vorjahre auf 79 TEUR, so dass sich die Gesamtabschreibungen auf 88 TEUR belaufen.

Mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2023 bis 2027

Die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung 2023 bis 2027 ist unter folgenden Rahmenbedingungen aufgestellt worden:

-           Die Erträge aus dem Erfolgsplan werden ab 2023 durch die Erhöhung der Landeszuweisung und steigenden Teilnehmer*innenzahlen in den Integrationskursen des BAMF  mit einer linearen Steigerung prognostiziert.

-           Die Zuweisungen enthalten 2024 die Drittmittel der Projekte „NRWeltoffen“ und „Demokratie leben!“ des Projektes „Digitale Sonderausstattung für Homeschooling, digital gestützter Präsenzunterricht und Blended Learning in den Lehrgängen nach § 6 WbG“ und weitere geplante BAMF-Kurse. Die weitere Akquisition von Drittmitteln wird vorangetrieben. Es ist  jedoch nicht kalkulierbar, wie die Fördertöpfe von Land, Bund und EU in Zukunft ausgestattet werden.  

-           Der Personalaufwand wird mit der demografischen Entwicklung im Personalbereich und den tariflichen Erhöhungen ab 2023 ff in Höhe von 1,0 % kalkuliert. Es ist berücksichtigt, dass aufgrund von durch Drittmittel finanzierten Projekte befristete Arbeitsverträge vorliegen. 

-           Die geplanten größeren Investitionen werden im Anlagevermögen aufgezeigt. Zukünftig können diese in der mittelfristigen Finanzplanung geringfügig abgesenkt werden.

-           Anzumerken ist, dass ein großer Teil des Risikoportals (400 TEUR) in 2023 bei den Teilnehmer*innenentgelten und Studienreisen vorhanden ist, sich das zukünftige Anmeldeverhalten der Teilnehmer*innen nur schwer einschätzen lässt und mögliche Ausfallquoten bei Kursangeboten und Studienreisen sehr schwer kalkulierbar sind.. Durch die bestehenden Rücklagen ist dieses Risiko aber nicht bestandsgefährdend.  

-           Es wird davon ausgegangen, dass auch in den Folgejahren die Erträge (u.a. durch vermehrtes Einwerben von Projekten) und die Aufwendungen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen werden.  Ausreichende Rücklagen sind vorhanden. 

-           Die Entwicklung des Teilnehmer*innenverhaltens, nämlich die Bereitschaft, in Weiterbildung zu investieren, ist weiterhin vor allem im Kontext der aktuellen gesamtwirtschaftlichen Situation schwer einzuschätzen. Ein negativer Faktor ist die räumliche Situation des Bushofs, den Teilnehmer*innen vor allem nach Einbruch der Dunkelheit nur ungern aufsuchen.

Stellenübersicht

Auf die beiliegende Anlage wird verwiesen. Die Stellen sind nach Vollzeitäquivalent ausgewiesen.

Finanzielle Auswirkungen

Entf.