Entscheidungsvorlage - FB 11/0105/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Neugründung des Fachbereichs Digitale Verwaltung und IT-Steuerung zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen, die hierfür notwendigen Beschlüsse im Rahmen des Stellenplanverfahrens zu treffen.

Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Neugründung des Fachbereichs Digitale Verwaltung und IT-Steuerung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Ausgangslage

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Aufgabe der Kommunalverwaltungen wird es sein, nicht nur entsprechenden Fortschritt zu ermöglichen, sondern auch die hierfür notwendigen Weichen zu stellen, um im Sinne einer guten Lebens-, Arbeits- und Standortqualität sowie eines nutzungsorientierten Bürger*innenservices produktives, aktives und erfolgreiches Arbeiten zu ermöglichen. Im Zuge dieser Weichenstellung kommt der gesamtstädtischen Steuerung aller Digitalisierungsaktivitäten eine besondere Bedeutung zu, da sie die notwendige Grundlage schafft, Ziele zu setzen, Maßnahmen abzuleiten und deren Umsetzung zu überwachen und zu messen.

Bei der Stadt Aachen wird diese Aufgabe aktuell durch das städtische Informations- und Kommunikationsmanagement (IuK) wahrgenommen, welches in Form der Abteilung FB 11/400 im Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationsmanagement (FB 11) angesiedelt ist. Neben der zentralen IT-Projektsteuerung besteht die Hauptaufgabe des Bereichs darin,

• eine zentrale Auftraggeberfunktion für alle IT-Belange einzunehmen,

• den Hard- und Softwareeinsatz zentral zu planen und zu beschaffen, 

• Innovationen im Bereich der IT gesamtstädtisch im Blick zu halten,

• Arbeitsplätze zu gestalten und mit IT-Geräten auszustatten,

• das IT-Budget für die Stadt Aachen zentral verantwortlich zu verwalten.,

• eine zentrale Kontaktaufnahme mit der regio iT sicherzustellen sowie

• IT-Projekte umzusetzen.

Um all diesen Anforderungen gerecht werden zu können, setzt das IuK auf Standardisierung, die jedoch immer dann an ihre Grenzen stößt, wenn bereichsspezifische Besonderheiten geltend gemacht werden.  Besonders in der letzten Zeit ist zu beobachten, dass immer mehr Organisationseinheiten individuelle Bedarfe anmelden, die über den bisherigen Standard hinaus gehen und auch der Ruf nach einem Zuwachs an fachspezifischer Digitalisierungsexpertise wird zunehmend lauter.

Die Zunahme der innerstädtischen Digitalisierungsaktivitäten sowie der damit einhergehende Zuwachs neuer Tätigkeitsfelder und Aufgaben machen die Grenzen der o.a. Aufgabenstruktur und -zuordnung immer deutlicher. Eine Entwicklung, die sich in Kombination mit fehlenden personellen Ressourcen auf Seiten des IuK und einem sich verändernden Anspruchsverhalten der Bereiche als zunehmend problematisch darstellt. Auch die für einen gesamtstädtischen Überblick über alle Digitalisierungsaktivitäten zwingend notwendige zentrale Auftraggeberfunktion wahrzunehmen, wird immer schwieriger. Mit der Intention, bereichsspezifische Anliegen, Themen und/oder Projekte vermeintlich schneller umzusetzen, erfolgt eine Einbindung des IuK entweder erst verzögert oder gar nicht. Auch beginnen immer mehr Bereiche damit, bei allgemeinen Anliegen sowie akuten Sorgen und Nöte den direkten Kontakt zur regio iT zu suchen. Parallelentwicklungen aufgrund ungenutzter Synergieeffekte, Kommunikationsprobleme sowie Verzögerungen wesentlicher Arbeitsabläufe sind hier die Folge. Sowohl auf Seiten des Informations- und Kommunikationsmanagements als auch innerhalb der Organisationseinheiten selbst erzeugt dies eine immer größer werdende Unzufriedenheit. Die Bereiche fühlen sich aufgrund von Zentralisierung und Standardisierung teilweise nicht gehört und ernstgenommen. Die Mitarbeitenden des IuK fühlen sich in ihrer Rolle als zentrale Steuerungseinheit nicht selten übergangen.

Um die beidseitig geäußerten Bedenken bestmöglich aufnehmen sowie die übergeordneten Belange auch auf Dezernatsebene besser einschätzen zu können, haben auch Austauschtermine mit allen Dezernaten stattgefunden. Auch hier wurde schnell deutlich, dass sowohl zentral als auch dezentral ein enormer Handlungsdruck zu erkennen ist. Einerseits wird ein besserer Gesamtüberblick gewünscht, der nur durch eine zentrale Stelle sowie eine gewisse „Flughöhe“ in der Betrachtung sichergestellt werden kann. Auch ist eine deutlich stärkere Investition in die „Basics“ gewünscht, welche eine zufriedenstellende Erbringung des Tagesgeschäfts sicherstellen soll. Es gilt die Arbeitsfähigkeit der Verwaltung nicht nur zu erhalten, sondern auch an sich verändernde Bedarfe und Arbeitsformen anzupassen (Schwerpunkt Infrastruktur). Andererseits werden Menschen benötigt, die genau diese Flughöhe zu Gunsten der Erbringung einer stärkeren fachlichen Digitalisierungsexpertise vor Ort verlassen und durch diese Nähe in der Lage sind, die Dezernate und Organisationseinheiten im Hinblick auf deren Digitalisierungsthemen zu beraten sowie deren speziellen Bedarfe und Anliegen aufzunehmen.

Als Fazit der Gespräche mit den Dezernaten und Fachbereichen kann festgehalten werden, dass der Mehrwert der Neugründung einer zentralen Steuerungseinheit erkannt wurde (v.a. im Hinblick auf die iT-technische Sicherstellung der Funktionalität der Verwaltung/ das „Brot-und Buttergeschäft“), dies die Arbeitsfähigkeit der Organisationseinheiten jedoch keinesfalls gefährden darf und daneben der Wunsch nach Stärkung einer „Vor-Ort-Expertise“ besteht.

Vorschlag der Fachverwaltung:

Um dieses Ziel zu erreichen, setzt die Fachverwaltung auf ein Zweisäulenmodell, welches neben der Schaffung einer zentralen Steuerungseinheit die Stärkung der fachlichen Digitalisierungsexpertise vor Ort in den Mittelpunkt stellt. Untermauert wird das Modell dadurch, dass die Stellenneueinrichtungen sich hälftig auf den zentralen Bereich des FB 15 sowie die dezentralen Organisationseinheiten verteilen.

A) FB 15 als zentrale Steuerungseinheit

Gemäß der vorgenannten Zielsetzung wird daher eine zentrale Organisationseinheit benötigt, welche die Digitalisierung gesamtstädtisch steuert, Synergieeffekte herstellt sowie die unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb der Stadt Aachen im Sinne der Digitalen Strategie kanalisiert, ohne hierbei die bereichsspezifischen Belange und Notwendigkeiten aus dem Blick zu verlieren.

Diese zentrale Steuerungseinheit soll durch Gründung des neuen Fachbereichs „Digitale Verwaltung und IT-Steuerung“ (FB 15) geschaffen werden, der neben dem bisherigen Kerngeschäft des IuK u.a. folgende Schwerpunktaufgaben übernehmen soll:

• Verwaltung eines zentralen IT-Budgets, welches je nach strategischer Schwerpunkt- und

Prioritätensetzung den betroffenen Fachbereichen zugeteilt wird

• Stetige Fortschreibung der Digitalen Strategie und Überwachung der Umsetzung der in ihr

 festgeschriebenen Maßnahmen

• Ganzheitliche Betrachtung aktueller IT-Entwicklungen sowie deren Kommunikation in die

betreffenden Bereiche

• Vollumfängliche Erteilung von Auskünften über den aktuellen Stand und die zukünftigen

Perspektiven der Verwaltungsdigitalisierung

• Vorgabe und Umsetzung von verwaltungsweiten Zielen, Prioritäten und Standards der digitalen Verwaltung im Benehmen mit den jeweiligen Organisationseinheiten

• Auseinandersetzung mit Trends und sich ändernden Bedarfen der Digitalisierung

• Projektmanagement

• Klärung grundsätzlicher Fragen in Zusammenarbeit mit der regio iT

Hierzu soll das Informations- und Kommunikationsmanagement (Abteilung FB 11/400) aus dem Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie herausgelöst und in den neuen Fachbereich integriert werden. Darüber hinaus bedarf es der Einrichtung neuer Stellen zum Stellenplan 2023 (sh. gesonderte PVA-Vorlage zum Stellenplan 2023).

Für die Neugründung des Fachbereichs Digitale Verwaltung und IT-Steuerung ist folgende Aufbauorganisation vorgesehen (größer, siehe Anlage):

FB 15/000 „Fachbereichsleitung“

Sowohl die Stelle der Fachbereichsleitung als auch die 1,0 Vorzimmerstelle sind im Stellenplan 2023 neu einzurichten. Neben der strategischen und operativen Planung, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen, Qualität, Terminen und Budget für den Fachbereich wird die Hauptaufgabe der Bereichsleitung

• in der der Optimierung und strategischen Weiterentwicklung der bestehenden Lösungen und

Systeme unter Berücksichtigung von technischen Neuentwicklungen/Trends,

• im Initiieren und Implementieren von IT-Innovationen,

• in der Beratung der Organisationseinheiten und des Verwaltungsvorstands zu IT-

Fragestellungen und

• in der Klärung grundsätzlicher Fragen in Zusammenarbeit mit der regio iT gesehen.

Da die Verantwortung für die Umsetzung der Digitalen Strategie künftig beim FB 15 liegen wird, ist es nur konsequent, die Funktion des Chief Digital Officers (CDO) in der Rolle der Bereichsleitung zu verorten. Aufgabe dieser Funktion wird u.a. sein, die Arbeitsfelder hinsichtlich möglicher Verbundthemen zu hinterfragen und Vorschläge für Vernetzungen zu erarbeiten.

Die bei Dez. I gesondert vorgehaltene Stelle des CDO kann somit eingespart und der aktuelle Stelleninhaber als Digitaler Fachagent mit dem Fokus „Smart City“ innerhalb des Teams FB 15/402 eingesetzt werden (siehe nachfolgende Ausführungen).

FB 15/100 Abteilung „Haushalt, Produktmanagement und Schulen“

Für die Abteilung FB 15/100 „Haushalt, Produktmanagement und Schulen“ wird eine neue Abteilungsleitungsstelle zum Stellenplan 2023 eingerichtet, welcher die entsprechenden Sachgebiete aus FB 11/401, /402 und /403 zugeordnet werden (insgesamt 5,0 Stellen).

FB 15/200 Abteilung „IT-Entwicklung und Projektmanagement“

Die Stelle der Abteilungsleitung wird aus dem Bestand gezogen.

Innerhalb der Abteilung sind folgende inhaltlich-thematischen Schwerpunkte vorgesehen:

• FB 15/201: Web und Portale

Neben der Übernahme einer bereits bestehenden Stelle, soll im Stellenplan 2023 eine 1,0 Stelle „OZG“ (geführt unter FB 11/400) eingerichtet und hier angesiedelt werden.

• FB 15/210: IT-Projektmanagement

Um die IT-Strategie mit den Fachstrategien der Fach- und Querschnittsbereiche sowie der Dezernatsebene zu verzahnen und Synergieeffekte herzustellen, ist ein strategisch ausgerichtetes IT-Projektmanagement unumgänglich. Neben der Überführung von 5,5 bereits bestehenden Stellen (von der eine als Teamleitungsstelle ausgewiesen werden soll) sind 2,0 zusätzliche Stellen für IT-Projektmanager*innen über den Stellenplan 2023 vorgesehen.

FB 15/300 Abteilung „Infrastruktur und Kommunikation“

Die Stelle der Abteilungsleitung sowie 4,0 Stellen Sachbearbeitung werden aus dem Bestand gezogen. Innerhalb der Abteilung sind folgende inhaltlich-thematischen Schwerpunkte vorgesehen:

• FB 15/301: IT-Arbeitsplatz und Infrastruktur (eine 1,0 Stelle soll unter FB 11/400 geführt im

Stellenplan 2023 eingerichtet werden)

• FB 15/302: Telefonie, MDM (eine 1,0 Stelle „Mobile Device Management“ und eine 0,5 Stelle

„WLAN“ sollen jeweils unter FB 11/400 geführt im Stellenplan 2023 eingerichtet werden)

• FB 15/303: Medientechnik

• FB 15/304: KIM „Kommunales Infrastrukturmanagement“

Die Planung und der Betrieb kommunaler Infrastruktureinrichtungen wird im Verwaltungsalltag in verschiedenen Fachbereichen bzw. Abteilungen organisiert. Praxisthemen aus den Bereichen Gebäude, Straße, Ingenieurbauwerke und Entwässerungssystem sind z.B. Straßenumgestaltung im Bestand im innerörtlichen Umfeld, Unfallhäufungsstellenbeseitigung oder Partizipation der Anwohner*innen in der Straßenplanung. Hier gilt es, eine bessere Koordination der verschiedenen Aufgabenfelder mit den eingesetzten Fachverfahren der Verwaltung herzustellen und eine Austauschplattform aufzubauen. Die strategische Entwicklung von standardisierten Lösungen im Datenmanagement des kommunalen Straßen- und Verkehrswesens (Kommunales Infrastrukturmanagement KIM) steht hier im Vordergrund. Im Stellenplan 2023 soll eine 1,0 Stelle hierfür eingerichtet werden.

FB 15/400 Abteilung „IT-Koordination und Fachdienste“

Die Stelle der Abteilungsleitung sowie 10,5 Stellen der Fachdienste werden aus dem Bestand gezogen. 1,0 Stelle ITK verbleibt beim FB 11.

Innerhalb der Abteilung sind folgende inhaltlich-thematischen Schwerpunkte vorgesehen:

• FB 15/401: Open Data

• FB 15/402: IT-Koordination

Im Bereich der ITK wird eine personelle Verstärkung als zwingend notwendig erachtet.

Zur generellen Verstärkung werden daher 2,0 Stellen ITK im Stellenplan 2023 eingerichtet.

Darüber hinaus wird eine neue Stelle „Steuerung IT-Koordination“ eingerichtet, über die eine bessere Vernetzung des FB 15 mit den IT-Koordinator*innen in den Organisationseinheiten sowie unter den IT-Koordinator*innen untereinander (z.B. durch regelmäßige Treffen und Austausche) sichergestellt werden soll.

Über die Stellenneueinrichtung „Digitale/r Fachagent*in“ soll eine stärkere Vernetzung zum Smart-City-Bereich des FB 02 und weiteren Smart-City-Themen sichergestellt werden. Die begleitende Entwicklung einer Smart-City-Strategie sowie eines Datenethik-Konzeptes stehen ebenfalls im Fokus dieser Stelle.

• FB 15/403: IT-Fortbildung

Mit dem Ziel, die digitalen Kompetenzen der Mitarbeiter*innen zu stärken, wird eine Stelle benötigt, welche die hierfür notwendigen IT-Schulungen strategisch entwickelt, konzeptionell ausarbeitet sowie deren abschließende Organisation übernimmt. Im Stellenplan 2023 ist eine 0,5 Stelle für diese auszuweitende Aufgabe vorgesehen.

• FB 15/410: SAP

• FB 15/420: DMS

B) Stärkung der fachlichen Vor-Ort-Digitalisierungsexpertise unter gleichzeitiger Vernetzung mit FB 15

Im Zuge Dezernatsgespräche wurde jedoch auch deutlich, dass Digitalisierung nicht als zentrales Konzept verstanden werden kann, welches allein von einer zentralen Stelle aus gedacht und weiterverfolgt wird. Auch im Hinblick auf die Digitale Strategie wird schnell ersichtlich, dass viele Arbeitsfelder - wie z. B. das mobile Arbeiten oder Open Data - mehrere, wenn nicht sogar alle Organisationseinheiten betreffen.

Die Verwaltungsdigitalisierung durchdringt somit alle Bereiche der Kommunalverwaltung und ist omnipräsent. Eine reine Zuordnung der Thematik zu einem zentralen Fachbereich wird somit allein nicht als zielführend erachtet. Daher steht neben der Neugründung und personellen Verstärkung des Fachbereichs Digitale Verwaltung und IT-Steuerung vor allem die Stärkung der bereichsbezogenen Digitalisierungsexpertise im Vordergrund, denn „echte“ Digitalisierung kann nicht im Alleingang und ausschließlich zentral gelingen. Um wirklich erfolgreich zu sein, muss die Digitale Strategie neben FB 15 von allen relevanten Akteur*innen mitgetragen und vorangebracht werden.

Digitale Fachagent*innen

Um eine gelingende Verwaltungsdigitalisierung sicherstellen zu können, ist eine aktive Einbindung aller Organisationseinheiten unumgänglich. Nur über den direkten Kontakt zu den Bereichen lassen sich deren Bedürfnisse und Anforderungen kennenlernen und entsprechend berücksichtigen.

Um die Zusammenarbeit des zentralen FB 15 mit den Bereichen zu optimieren, die besonders von der Digitalisierung betroffen sind, soll künftig die Funktion der Digitalen Fachagent*innen eingeführt werden.

Als Digitalisierungsspezialist*innen in ihrem jeweiligen Gestaltungsfeld stellen sie sicher, dass die gesamtstädtische IT-Strategie mit der Fachstrategie des Bereichs verzahnt wird. Sie sind neugierig, halten ihren Blick offen, probieren aus, hinterfragen und verändern. Sie kennen die thematischen Schwerpunkte der betreffenden Organisationseinheiten, sind im Stande, aufkommende Problemlagen zu erfassen sowie aktuelle Trends zu erkennen und so die Digitalisierung innerhalb der Organisationseinheiten voranzutreiben. Im Rahmen ihrer Schnittstellenfunktion übernehmen sie eine vermittelnde Position zwischen den durch FB 15 notwendigerweise vorgegebenen Rahmenbedingungen einerseits und den fachspezifischen Belangen der Organisationseinheiten andererseits.

Für den FB 15 fungieren die Digitalen Fachagent*innen  als fachliche Ansprechpartner*innen und Berater*innen vor Ort, welche die bereichsspezifischen Projekte der Digitalen Strategie vorantreiben und überwachen und somit eine wichtige Umsetzungsverantwortung tragen, die letztendlich über den Erfolg von Projekten mitentscheiden kann. Bei der dezernats- und fachbereichsbezogenen Entwicklung und Umsetzung der Projekte sorgen sie für eine Steigerung der Qualität und Umsetzungsgeschwindigkeit von Digitalisierungsvorhaben, da sie viel Wissen über die Anforderungen und Besonderheiten ihres jeweiligen Bereichs einbringen. Darüber hinaus schaffen sie auch Grundlagen für die Messbarkeit des Digitalisierungserfolgs in den Fachbereichen.

Um die IT-Strategie mit den Fachstrategien der Fach- und Querschnittsbereiche zu verzahnen sowie ein strategisch ausgerichtetes IT-Projektmanagement zu gewährleisten und Synergieeffekte zu erzielen, ist es zielführend, in den Bereichen, in denen digitale Fachagent*innen zum Einsatz kommen, die Tätigkeit der Projektarbeit aus dem Aufgabenumfang der IT-Koordination herauszulösen. Somit kann die Aufteilung in einen administrativ betreuenden (ITK) und projektorientierten (Digitale Fachagent*innen) Part vorgenommen werden, der eine optimale personelle Besetzung der entsprechenden Funktionen ermöglicht.

Zur bestmöglichen Wahrnehmung der neuen Aufgabe ist die räumliche und fachliche Verortung der Digitalen Fachagent*innen in den jeweiligen Organisationseinheiten angedacht. Die Dienst- und Fachaufsicht über die entsprechenden Mitarbeiter*innen obliegt somit der Organisationseinheit, in der die Digitalen Fachagent*innen zum Einsatz kommen. Dem Digitalisierungsdezernenten obliegt im Benehmen mit den jeweiligen Fachdezernent*innen in letzter Konsequenz jedoch ein zentrales Weisungsrecht.

Neben der Neugründung der Stelle des/der Digitalen Fachagent*in innerhalb des FB 15 (Smart City) ist eine dezentrale Stellenneugründung vor Ort im Dezernat III sowie innerhalb der Fachbereiche Kinder Jugend und Schule, Bürger*innenservice sowie Klima und Umwelt vorgesehen, um den dortigen Digitalisierungsvorhaben nochmal besonderen Anschub zu verleihen.

C. Weitere Schnittstellen + Perspektiven

Key-User und regio iT

Nach Gründung und Etablierung des neuen Fachbereichs sollten darüber hinaus die Aufgaben der Key-User und die der regio iT kritisch betrachtet, abgegrenzt und Schnittstellen beschrieben werden, damit letztlich alle Rollen im IT-Umfeld in neuer Aufbauorganisation optimiert zusammenwirken können und die Digitalisierung als Gemeinschaftsaufgabe verstanden wird. Auch muss für die Mitarbeiter*innen im täglichen Arbeitsprozess klarer ersichtlich werden, an wen sie sich bei aufkommenden Problemen und Fragestellungen wenden können.

Organisationsmanagement FB 11/500

Im Handlungsfeld der Digitalisierung /des E-Governments bedarf es einer organisatorischen Begleitung von IT-Projekten, die Auswirkungen auf Aufbau- und Ablaufstrukturen, Geschäftsverteilungen etc. haben. Im Best-Case-Szenario erfolgt bereits im Vorfeld eines IT-Projektes ein Optimierungsprozess. Dies erfordert eine Fachlichkeit, wie sie mit dem ganzheitlichen Ansatz von Organisationssachbearbeitung beigetragen werden kann. In der Digitalen Strategie wird die Rolle des FB 11/500 mit verankert, die neben der Begleitung von Projekten im Rahmen des verwaltungsweiten Rollouts von DMS einen Arbeitsschwerpunkt in der Vorbereitung der Automation von Geschäftsprozessen sieht.

Die Abteilung FB 11/500 stellt sich ab dem 01.11.2022 mit der Bildung eines Teams mit eigener Leitung „FB 11/520 Organisation und Prozesse“ für die Digitalisierung neu auf.

FB 02 „Smart City“

Da im FB 02 eine Reihe wichtiger Themen im Bereich der Smart City verortet ist, wird hier die Verankerung einer gesonderten Schnittstellenfunktion im Aufgabenprofil der/des Digitalen Fachagent*in innerhalb des FB 15 vorgesehen. Perspektivisch ist eine sukzessive Überführung des Themenfeldes „Smart City“ in den FB 15 zu diskutieren.

Geschäftsführung für den Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung (AWD)

Die Geschäftsführung für den AWD wird vom Fachbereich Wirtschaft, Wissenschaft, Digitalisierung und Europa (FB 02) zu FB 15 verlagert. Mit Bildung des Fachbereichs wird im Aufbauprozess unter neuer Leitung angestrebt, die verstärkte zentrale Steuerung aller Digitalisierungsvorhaben bei dennoch etablierter Leistungs- und Serviceerbringung vor Ort in den Organisationseinheiten auch im Zusammenspiel zwischen Verwaltung und Politik zu optimieren.

Gegenüber einem bislang nur geringfügigen Stellenanteil im FB 02 für diese Funktion wird im Zuge der Forcierung der Umsetzung der digitalen Strategie von der Notwendigkeit einer höheren Personalbindung für die Ausschussangelegenheiten und ggf. Vernetzung zu den Geschäftsführungen anderer Fachausschüsse zum Infofluss über Veränderungsprozesse mit digitalem Bezug auszugehen sein. Daher wird eine 0,5 Stelle Geschäftsführung AWD für die Abteilung FB 15/200 „IT-Entwicklung und Projektmanagement“ im Stellenplan 2023 gesondert vorgesehen. Auch wird empfohlen, eine Verlagerung der Wissenschaftsthemen in den Ausschuss für Arbeit, Wirtschaft und Regionalentwicklung anzudenken und politisch zu diskutieren, um diesem - durch den FB 02 verantworteten – Bereich auch weiterhin das nötige Gewicht zu verleihen.

Abteilung „Datenschutz, Informations- und IT-Sicherheit“

Auch gilt es, eine Schnittstelle zur Abteilung „Datenschutz, Informations- und IT-Sicherheit“ herzustellen, welche u.a. durch die regelmäßige Teilnahme an Sitzungen sichergestellt werden könnte. Nach Entscheidung am 09.06.2022 werden die sicherheitsrelevanten Stellen innerhalb des Fachbereich Rechnungsprüfung in einer neu zu bildenden für alle diesbezüglichen Belange verantwortlichen Abteilung unter Leitung des behördlichen Datenschutzbeauftragten zentral verortet. Die Abteilung nimmt mit der Neubesetzung der Funktionen der/ des Informationssicherheitsbeauftragten und der/ des IT-Sicherheitsbeauftragten baldmöglich seinen Dienst auf.

SAP

Bei der Stadt Aachen sind bereits heute diverse SAP-Systeme im Einsatz, von denen lediglich die Verwaltung und fachliche Ausrichtung von SAP-HCM in der Verantwortung der heutigen Abteilung FB 11/400 liegt. Um eine einheitliche, strategische Ausrichtung der IT-Landschaft zu gewährleisten, wäre es auch hier wichtig, die Thematik in einem Bereich zu bündeln und die technischen Voraussetzungen sowie die Strategie zur zukünftigen Nutzung gleichzuschalten.

Nach einer Festigung des neuen Fachbereichs, d.h. etwa zwei Jahre nach Bildung, sollte diese denkbare Option einer strukturellen Veränderung nochmals thematisiert werden.

Access

Als verwaltungsweiter IT-Fachdienst wäre zudem die zentrale Organisation von „Access“ denkbar.

In einigen Organisationseinheiten wie z.B. FB 22, FB 36 und FB 45 sind bereits heute Datenbanklösungen im Einsatz, die in der praktischen Anwendung über den einzelnen Arbeitsplatz hinaus gehen und daher teils auch fachbereichsübergreifend von großem Nutzen sind.

Perspektivisch wäre hier die Einrichtung eines zentralen Fachdienstes FB 15/404 „Access“ oder der Aufbau eines entsprechenden Produktangebotes unter Berücksichtigung gut funktionierender Eigenlösungen bei der regio iT anzudenken.

Eigenbetriebe

Die Eigenbetriebe bleiben - vorbehaltlich einheitlicher IT-Sicherheitsstandards - von den oben genannten organisatorischen Maßnahmen unberührt. Zur Schaffung einer gesamtstädtischen IT-Struktur werden jedoch regelmäßige Termine zum Austausch mit den Eigenbetrieben als zwingend erforderlich angesehen. Darüber hinaus wird die Betreuung der Eigenbetriebe dem Aufgabenprofil der Abteilungsleitungen FB 15/300 sowie FB 15/400 fest zugeordnet, um klare Ansprechpartner*innen und Zuständigkeiten zu gewährleisten. Diese gilt es in einem nächsten Schritt noch einmal genau abzugrenzen und transparent nach außen zu kommunizieren. Die Fachbereichsleitung des FB 15 wird den Verwaltungsvorstand hinsichtlich möglichst einheitlicher Standards, die auch für die Eigenbetriebe gelten sollten, bei Bedarf beraten.

D) Weiteres Vorgehen

Sowohl die Struktur und die Zuordnung von Stellen als auch die Geschäftsverteilung des neuen FB 15 inklusive der Bewertung von Stellen stehen unter dem Vorbehalt eines Aufbauprozesses, für den ein bis zu zweijähriger Umsetzungszeitraum unter verantwortlicher Leitung der neuen Fachbereichsleitung unter Beteiligung des Dez. V sowie der Abteilung FB 11/500 vorgesehen ist. Erst dann kann von einem vollfunktionsfähigen Dienstbetrieb in neuer Aufstellung wirksam ausgegangen werden.

Die Basisstruktur mit vier Abteilungen wird mit der Besetzung der Fachbereichsleitung und Ausgliederung des FB 11/400 aus dem Fachbereich 11 in Kraft gesetzt und sukzessive ergänzt.

Mit Wirksamkeit des Haushaltes 2023 wird die Bildung des Fachbereichs konkret umgesetzt werden können, so dass von einer möglichen Besetzung der Leitung nach Ausschreibungsverfahren zum 01.09.2023 ausgegangen werden kann.

Erfolgskritischer Faktor für die Umsetzung der Fachbereichsbildung FB 15 wird die Gewinnung von qualifiziertem Personal in den unterschiedlichen Funktionen. Daher ist angedacht, für die im Bereich Digitalisierung neu einzurichtenden Stellen eine Marketingoffensive zu starten und die verschiedenen Qualifikationsprofile und -niveaus gebündelt auszuschreiben. Zur Attraktivierung der Bewerbung angesichts des Fachkräftemangels sowie der massiven Konkurrenzsituation im kommunalen Umfeld inklusive der regio iT sind bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen z.B. die Möglichkeiten der Arbeitgeberrichtlinie der VKA zur Gewinnung und Bindung von Fachkräften auf dem Gebiet der Informationstechnik in Form von Zulagengewährungen auszuschöpfen.  

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Für das Jahr 2023 fallen Personalkosten i.H.v. 633 200 € an. Die Personalkosten für die Jahre 2024 ff. belaufen sich auf 1 266 100 €.

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: