Kenntnisnahme - FB 45/0322/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Kinder- und Jugendausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.
 

Erläuterungen:

Wie bereits im Sachstandsbericht zur Kassenprüfung in KiTas (Vorlage vom 24.08.2021, Vorlagen-Nr.: FB45/0128/WP18) beschrieben, wurde die Vergabe einer Dienstleistungskonzession zur digitalen Bestellung und Abrechnung von Verpflegungsgeldern für das Mittagessen in den eigenen städtischen KiTas für das Jahr 2022 geplant. Eine entsprechende Information des Kinder- und Jugendausschusses erfolgte durch die Vorlage vom 04.04.2022 (FB 45/0214/WP18).

Der Vergabeprozess konnte Anfang Dezember 2022 durch die Zuschlagserteilung an die Firma Kitafino GmbH abgeschlossen werden.

Es wird eine Dienstleistungskonzession für die Dauer von drei Jahren mit einer stadtseitigen dreimaligen Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr vergeben.

Der Einsatz einer entsprechenden IT-Lösung war ursprünglich zum 01.01.2023 in allen städtischen KiTas geplant. Aufgrund von Verzögerungen im Vergabeprozess u.a. wegen Erkrankungen, kann die IT-Lösung erst zum 01.04.2023 an den Start gehen.

Aus Sicht der Verwaltung steht für die Einführung des Systems sowohl für die Kita-Leitungen als auch für die Eltern ausreichend Zeit für die Umstellung zur Verfügung.

Bei der Nutzung des neuen Systems wird fallen 0,20€ pro Bestellung an, was einem Betrag von etwa 4 € monatlich entspricht, sofern täglich das Mittagessen in Anspruch genommen wird. Gleichzeitig werden jedoch auch Kosten für die Eltern reduziert, da über das neue System eine Spitzabrechnung der tatsächlich bestellten Mittagessen ermöglicht wird (z.B. Stornierung des Mittagessens, wenn das Kind z.B. erkrankt ist) und so bisherige pauschale Abrechnungen abgelöst werden.

Kitafino wird bereits seit mehreren Jahren bei anderen Trägern in KiTas (auch in Aachen) und Schulen genutzt, um die Bestell- und Abbestellprozesse von Verpflegungen besser zu koordinieren und digital darzustellen. Die Firma kann daher auf viele Erfahrungswerte zurückgreifen und die Rückmeldungen der Träger, die Kitafino bereits einsetzen, sind positiv.

Damit wird den Eltern eine deutlich komfortablere Lösung angeboten, bei der sie die erforderlichen Tätigkeiten von zu Hause oder unterwegs erledigen können. Die Eltern verfügen über ein Guthabenkonto und erhalten jederzeit in digitaler Form Transparenz über den Stand der Abrechnung und die Bestellung der Mittagessen. Auch die Bestellung der Mittagessen selber wird in digitaler Form transparenter erfolgen.

Über das Abrechnungsprogramm ist auch eine direkte Verrechnung der BuT-Leistungen möglich, so dass sich hier der aktuelle Aufwand in den KiTas erheblich reduzieren wird.

Durch die Einführung des Systems ergeben sich folgende Vorteile für die Eltern:

• Bestellungen können jederzeit bequem von zu Hause aus im System aufgenommen oder storniert werden
• Möglichkeit der Nutzung einer automatischen Bestellfunktion zu festgelegten Tagen ohne jeweiliges Einloggen
• volle Kostenkontrolle, da das tagesaktuelle Guthaben im System immer im Blick ist
• keine Pauschalen mehr für das Mittagessen, sondern individuelle Spitzabrechnung
• rechtzeitige Erinnerungsmail, wenn das Guthabenkonto aufgeladen werden sollte
• bequeme Aufladung des Guthabens durch Überweisung oder Dauerauftrag
• Nutzung der kostenlosen Smartphone-App für Android und iOS

Gleichzeitig ergeben sich auch in den städtischen KiTas Vorteile für die Kita-Leitungen:

• wesentliche Arbeitserleichterung, da der bisher händische Aufwand der Berechnung und Verrechnung der Verpflegungsgelder für das Mittagessen wegfällt
• kein Einsammeln der Gelder bei den Eltern und keine Zahlungserinnerungen
• Reduzierung des Konfliktpotentials aufgrund bisheriger Klärung evtl. Außenstände oder Rückerstattungswünsche der Eltern überwiegend in der „Hol“- und „Bring“-Phase
• keine Abrechnung von BuT-Leistungen
• Reduzierung von Fehlerpotentialen bei der Abrechnung
• Korruptionsprävention (Schutz vor möglichen Konflikten/Vorwürfen und Vermeidung einer Rechtfertigungsrolle)
• keine Erstellung von Bestelllisten und Übermittlung an den Caterer
• keine Rückfragen der Eltern zu den Essensabrechnungen
   

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: