Kenntnisnahme - FB 14/0142/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Im Haushaltsjahr 2022 wurden bis zum 31.12.2022 insgesamt 6860 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (66,0% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (57,9% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (3969 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 353 Tätigkeiten) sowie die Prüfung des Jahresabschlusses 2020 und 2021 (Entlastungswirkung mit insgesamt 702 Tätigkeiten).

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (17,5%) und des Internen Kontrollsystems (4,0%) zum Inhalt hatten, im Moment 21,5% (Tab. 2) betragen. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2022 hat sich bis jetzt mit einem Wert von 10,0% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr verringert. Die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems von 22% wurden im Haushaltsjahr 2022 nicht erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 14,8% (10,0% sowie 4,8%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung bis zum 31.12.2022 dar:

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1. Bis zum 31.12.2022 betrug die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2 Tage. Als Zielvorgabe der Kennzahl wird die Dauer von 3 Tagen angegeben, wobei nahezu 100% der Vergaben innerhalb dieser Zeitspanne geprüft wurden.

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans betrug bis zum 31.12.2022 18%. Von den geplanten 44 Prüfungen konnten bis jetzt 8 umgesetzt werden.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2022 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.12.2022 jeder Mitarbeiter durchschnittlich 3,8 Tage fortgebildet hat. Die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner liegen im Moment bei 4,81 € pro Einwohner.

Durch den Abschluss einer neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zum Zweck der Durchführung der IT-Prüfung gem. § 104 Abs. 1 Ziffer 3 GO NRW können durch die Mandatierung einheitliche Rahmenbedingungen der IT-Prüfung (u. a. Aufgaben- und Leistungsumfang, Abrechnungsmodell etc.) mit den einzelnen Kommunen geschaffen werden. Ebenso werden durch die hohe Anzahl an Kunden (68 Kommunen/Zweckverbände) Synergieeffekte geschaffen, die sich unter anderem kostenreduzierend auf die Prüfung auswirken.

Die Beschlussfassung der einzelnen Kommunen und Körperschaften des öffentlichen Rechts ist erfolgt und die beiden öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen wurden durch die Bezirksregierung Köln geprüft und genehmigt.

Die Vereinbarung mit den 33 Kommunen der StädteRegion, den kreisangehörigen Kommunen des Kreises Heinsberg, dem Kreis Düren und anderen Körperschaften des öffentlichen Rechts wurde somit am 01.07.2022 wirksam.

Ergänzend wurde ebenfalls mit den Kommunen des Rhein-Sieg-Kreises und des Oberbergischen Kreises eine Vereinbarung geschlossen, die die direkte Abrechnung der Prüfleistungen mit den Kommunen ab 2025 regelt. Bis Ende 2024 werden die Prüfleistungen noch mit der regio iT GmbH abgerechnet, welche die Kosten über eine Leistungsvereinbarungen mit den Kommunen abrechnet. Durch die neue Vereinbarung wird die Grundlage für bilaterale Beauftragungen durch die Kommunen selber geschaffen, die verstärkt zu erwarten sind, da die Kommunen auch diverse IT-Verfahren einsetzen, die nicht von der regio iT betreut werden. Die Vereinbarung wurde ebenfalls von der Bezirksregierung Köln genehmigt und ist mit Veröffentlichung im Amtsblatt vom 14.2.2023 wirksam.

Mit dem 01.01.2023 werden die Aufgaben „Datenschutz, Informations- und IT-Sicherheit“ des Dezernates I (Dez. I) als eigene Abteilung und Leitung gebündelt und dem FB 14 organisatorisch zugeordnet. Dabei wird die Dienstaufsicht durch die Leitung des FB 14 wahrgenommen. In der Fachaufsicht untersteht die Leitung der neuen Abteilung unmittelbar der Oberbürgermeisterin. Die Leitung der neuen Abteilung wird mit weitgehenden Befugnissen ausgestattet, so dass nur für die Verwaltungsleitung relevante Angelegenheiten einer Inanspruchnahme der Oberbürgermeisterin zur Entscheidung bedürfen.

Insgesamt sind für die neue Abteilung 4,5 Stellen vorgesehen. Die Stellen setzen sich aus die 2,5 Bestandsstellen (1,0 DSB, 1,0 SB Datenschutz und 0,5 SB Informationssicherheit) des Dez. I und eine 0,5 Bestandsstelle (0,5 SB IT-Sicherheit) des FB 11/400 zusammen. Darüber hinaus sind für den Stellenplan 2023 eine weitere 1,0 Stelle für Informationssicherheit und 0,5 Stelle für IT-Sicherheit (Stellenaufstockung) zur Einrichtung vorgesehen. Die Stellen wurden ausgeschrieben und die Auswahlverfahren werden gerade durchgeführt.

Für das Jahr 2023 werden neben organisatorischen Änderungen (Umzug, Integration der Abteilung Datenschutz, Informations- und IT-Sicherheit, Aufbau einer zweiten Leitungsebene) inhaltliche Herausforderungen in der Betreuung und der Begleitung des Prozesses der Verwaltungssteuerung, in der Begleitung von wesentlichen Infrastrukturprojekten (Brücke Turmstraße, Interimsfeuerwache, u.a.) zu sehen sein. Daneben sind neben dem Jahresabschluss 2022 ebenfalls die Gesamtabschlüsse 2019 und voraussichtlich 2020 zu prüfen.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: