Kenntnisnahme - FB 11/0132/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Der Ratsantrag Nr. 280/18 gilt hiermit als behandelt.

Erläuterungen:

Mit dem Ratsantrag Nr. 280/18 der Fraktion Die Linke wurde der Rat gebeten zu beschließen:

1. Die Stadt Aachen schließt mit den Betreiber*innen der Aachener Krankenhäuser, die über Geburtsstationen verfügen (Klinikum, Luisenhospital, Marienhospital), Vereinbarungen über die Einrichtung von vor Ort barrierefrei erreichbaren Standesamtszimmern zur Anmeldung von Geburten.
2. Bei erfolgreichen Vereinbarungen werden durch die Stadt Aachen entsprechende Zimmer eingerichtet und jeweils mindestens an 3 halben Tagen pro Woche mit Mitarbeitenden des Standesamts besetzt (z.B. Mo, Mi, Fr).

In der Sitzung des Rates der Stadt Aachen vom 22.03.2023 wurde die beigefügte Vorlage des Standesamtes einstimmig an den Personal- und Verwaltungsausschuss verwiesen.

Das Angebot der Beurkundung der Geburt von Neugeborenen in den Aachener Krankenhäusern wäre nur bei Vorliegen der nachfolgend beschriebenen Rahmenbedingungen zielführend umzusetzen.

-          Das eingesetzte Personal müsste als Standesbeamtin bzw. Standesbeamter qualifiziert sein, damit nicht nur die Anträge vor Ort entgegengenommen werden, sondern die Fallbearbeitung und Ausgabe der Urkunde vor Ort (vorausgesetzt alle Unterlagen sind vorhanden) rechtssicher möglich ist. Anderenfalls käme es bei der anschließenden Bearbeitung im zentralen Standesamt aufgrund von Nachfragen bzw. der Anforderung weiterer Unterlagen im Gegenteil zu einer Verlängerung des Verfahrens und ggf. zu einem weiteren vor Ort Termin.  

-          Um die gewünschten Öffnungszeiten an den drei zusätzlichen Standorten abdecken zu können, müsste die derzeitige Stellenkapazität im Bereich Geburtenregister unter Berücksichtigung von Vertretungszeiten und der notwendigen Aufrechterhaltung des Betriebs im Zentralstandesamt um mindestens 4 halbe Stellen bzw. 2,0 VZÄ (Vollzeitäquivalente Bes. Gr. A 11 LBesO A) erhöht werden. Bei einer Fallzahl von ca. 1.500 Geburten jährlich im Klinikum wären dort zur Vermeidung von Wartezeiten 2 Mitarbeitende zu den vorgeschlagenen Sprechzeiten erforderlich. In den beiden anderen Krankenhäusern wäre aufgrund der Fallzahl von je ca. 1.000 Geburten jährlich eine Kraft pro Standort (0,5 VZÄ) ausreichend.

-          In den Krankenhäusern müssten geeignete Räume mit Arbeitsplätzen verfügbar sein, die dem Standard des Arbeitsschutzes entsprechend eingerichtet sind.

-          Das Fachverfahren Autista müsste dort unter Berücksichtigung der Datenschutzbelange und der Informations- und IT-Sicherheit einsetzbar und eine elektronische Aktenführung umgesetzt sein. Der Ausdruck der Urkunden würde zudem neben einer PC-Ausstattung auch die Einrichtung eines Druckers erfordern. Dafür ist eine autarke Leitung in den jeweiligen Krankenhäusern unabdingbar.

Diese Rahmenbedingungen sind aktuell nicht gegeben bzw. auch nicht kurzfristig zu realisieren.

Die derzeitige Personalsituation im Standesamt ist bereits ohne die zusätzlichen Standorte sehr angespannt. Im Stellenplan 2023 wurden u.a. für den Bereich Geburtenregister aufgrund eines festgestellten Mehrbedarfs 2 Vollzeitstellen eingerichtet, die sich derzeit im Besetzungsverfahren befinden. Diese Mitarbeitenden sind einzuarbeiten und durch die verpflichtenden Lehrgänge zu qualifizieren, wobei die Kapazitäten der Akademie für Personenstandswesen in Bad Salzschlirf begrenzt sind und sich insofern Wartezeiten auf freie Plätze ergeben, aktuell bis in das kommende Jahr.

Die elektronische Aktenführung ist noch nicht umgesetzt; der IT-Projektantrag zur Einführung der elektronischen Sammelakte ist in Bearbeitung. Im Hinblick auf die derzeitige Arbeitssituation des FB 34 wird mit einer Realisierung im Laufe des nächsten Jahres gerechnet. 

Unter Berücksichtigung der zusätzlichen Personalkosten (in Höhe von mindestens 181.600 €    jährlich auf der Grundlage des KGSt-Berichtes Kosten eines Arbeitsplatzes 2022-2023) und anfallender Technik- und Raumkosten steht der Vorschlag aus Sicht der Verwaltung unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit derzeit insgesamt in keinem angemessenen Verhältnis zu den beabsichtigten Effekten des Serviceangebotes.

Zudem würde das Angebot aufgrund der häufig sehr kurzen Verweildauer der Mütter in den Geburtskliniken und der außerhalb von Kliniken stattfindenden Geburten (Hausgeburten und Geburtshaus) nur einen begrenzten Kreis von Eltern bzw. Elternteilen erreichen.

Die Verwaltung sieht daher die nachfolgenden Maßnahmen als zielführender, wirtschaftlicher und in kürzerem Zeitrahmen umsetzbar an:

Das Problem der mangelnden Barrierefreiheit der Räumlichkeiten wird aktuell in enger Zusammenarbeit des Standesamtes mit dem E 26 (Gebäudemanagement der Stadt Aachen) gelöst. Nach derzeitigem Planungsstand werden bis voraussichtlich Ende des Jahres für das Standesamt geeignete neue Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, die für den Bereich Geburtenregister einen barrierefreien Zugang ermöglichen. 

Darüber hinaus wurde zwischenzeitlich die Möglichkeit der Terminvereinbarung zur Anmeldung von Neugeborenen online über das Serviceportal eingerichtet. Den Eltern bzw. Elternteilen wird somit die Möglichkeit eingeräumt, einen Wunschtermin innerhalb weniger Wochen zu buchen. Entsprechende Hinweise auf beizubringende Unterlagen sind in dem Prozess hinterlegt. In den Aachener Krankenhäusern wird durch Auslage von Merkblättern des Standesamtes über die Verfahrensweise informiert. Das Angebot der Terminvereinbarung wird sehr gut angenommen und hat bereits dazu geführt, dass inzwischen so gut wie keine Wartezeiten im Rahmen der persönlichen Vorsprache mehr bestehen.

Des Weiteren wird auf der Grundlage der modellhaften Erfahrungen einer anderen Kommune geprüft, inwieweit verifizierte Daten, die der Geburtsklinik in elektronischer Form vorliegen, in das Fachverfahren Autista zur weiteren Verwendung übernommen werden können. Dies würde die Bearbeitungszeiten und damit auch die Verweildauer im Standesamt weiter verringern. 

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: