Kenntnisnahme - FB 02/0249/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt die Ausführungen der Verwaltung zum Sachstandsbericht „Neuer Fachbereich Digitale Verwaltung und IT-Steuerung (FB 15)“ zur Kenntnis.

Erläuterungen:

In der Sitzung vom 29.11.2022 wurde im Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung verwaltungsseitig das letzte Mal über die Bildung des neuen Fachbereichs „Digitale Verwaltung und IT- Steuerung (FB 15)“ berichtet. Daher wird nachfolgend ein kurzer Sachstandsbericht über die seitdem stattgefundenen Aktivitäten gegeben.

Über die Freigabe des Stellenplans am 01.02.2023 hat der Rat der Stadt die notwendigen Voraussetzungen für die beabsichtigte Gründung des neuen Fachbereichs geschaffen. Schon im Vorfeld hierzu wurden mit den Bereichen, in welchen künftig Digitale Fachagent*innen zum Einsatz kommen, intensive Gespräche geführt, um diese direkt von Beginn an gut mit einzubinden und im weiteren Prozess der Fachbereichsbildung eng mitzunehmen. Um auch alle anderen interessierten Bereiche über die beabsichtigte Neugründung zu informieren und weitere Ideen auszutauschen, fand Anfang dieses Jahres eine halbtägige Informationsveranstaltung im Tivoli statt, aus der sich eine Lenkungsgruppe mit dem Ziel herauskristallisierte, alle weiteren Aktivitäten im Zuge der Fachbereichsgründung zu steuern und engmaschig mit zu begleiten.

Ein erster interner Workshop mit den Kolleg*innen des 11/400 fand am 14.02. im Super C statt.

Hier konnten Überlegungen zur beabsichtigten Neustrukturierung vorgestellt und offene Fragen beantwortet werden. Ergänzend hierzu fand am 06.03. das erste Treffen der Kernlenkungsgruppe statt, welche sich au Vertreter*innen des Dez. V, 11/400, 11/500 und FB 02 sowie dem CDO, dem Personalrat und dem Datenschutzbeauftragten zusammensetzt. Hier galt es, künftige Themenschwerpunkte des neuen Fachbereichs festzulegen, bestehende Schnittstellen genau zu beleuchten und die weiteren Schritte auf dem Weg zur Fachbereichsgründung gemeinsam zu planen.

In der Zwischenzeit galt es durchgängig Arbeitsplatzbeschreibungen anzupassen bzw. in Teilen sogar komplett neu zu erstellen, die entsprechenden Stellenausschreibungen zu entwerfen und Beteiligungsverfahren vorzubereiten. Als besonders herausfordernd stellte sich in diesem Zusammenhang die Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibung für die neue Funktion der Digitalen Fachagent*innen heraus, die in den Bereichen Bürgerservice, Umwelt und Kinder, Jugend und Schule sowie innerhalb des Dezernates III zum Einsatz kommen soll, um die dortigen Digitalisierungsbestrebungen noch einmal besonders fokussiert angehen zu können. Um hier ein gemeinsames, bereichsübergreifendes Verständnis für Art und Umfang der zukünftigen Tätigkeiten innerhalb dieses neuen Aufgabenprofils herstellen zu können, fanden diverse bereichsübergreifende Austauschtermine und Zoom-Konferenzen statt, die sich als sehr effizient und zielführend erwiesen.

Parallel hierzu wurde seitens FB 11 und FB 13 bereits Ende des vergangenen Jahres damit begonnen, an einer IT-Kampagne zur Rekrutierung der dringend benötigten Fachkräfte zu arbeiten. Die Kampagne mit dem Motto „We love IT“ (siehe Anlage 1) ist seit dem 05.06. überall im Stadtgebiet (Citylights) sowie über die sozialen Medien und eine eigens hierfür eingerichtete Karrierewebsite (https://karriere.aachen.de/it/) sichtbar. Auf ebenjener wurden zeitgleich auch die ausgeschriebenen Stellen veröffentlicht (Bewerbungsfrist 16.07.), die in den kommenden Wochen kontinuierlich um weitere Ausschreibungen ergänzt werden. Über die vorgenannte Medienpräsenz hinaus wirbt die Kampagne auf diversen Job- und Karrieremessen in der Region, in Fachzeitschriften, über Give-Aways und einen kurzen mobilen Flyer (siehe Anlage 2).

Am 24.05. konnte das Organigramm des neuen Fachbereichs durch die Organisationsabteilung finalisiert werden (siehe Anlage 3). Die entsprechende Organisationsverfügung befindet sich derzeit in der Erstellung und wird dem Personalrat zeitnah vorgelegt werden.

Das Auswahlverfahren der Fachbereichsleitung für den neuen FB 15 findet am 19.06. statt.

Aufgrund der sich hieran anschließenden Sommerferien wird die Personalie in die Ratssitzung am 23.08. eingebracht. In Abhängigkeit evtl. bestehender Kündigungsfristen wird ein offizieller Start der Leitung Anfang November als realistisch angesehen.

Das nächste Lenkungsgruppentreffen ist für den 29.08. angesetzt. Hier soll u.a. über den aktuellen Stand der Stellenbesetzungen gesprochen und weitere To-Do´s der nächsten Wochen identifiziert werden. Auch ist angepeilt, diesen Termin für eine ersten Vorstellung der neuen Fachbereichsleitung zu nutzen. Eine Vorstellung im Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung könnte dann für die Sitzung am 30.11. eingeplant werden.

Auch nach Inkrafttreten der neuen Fachbereichsleitung ist vorgesehen, den weiteren Aufbauprozess durch die Lenkungsgruppe mit begleiten zu lassen und identifizierte Themen schrittweise an die neue Bereichsleitung zu übergeben.

Im weiteren Verlauf der Fachbereichsbildung gilt es nun, Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten im IT-Umfeld auch weiterhin kritisch zu betrachten, abzugrenzen und Schnittstellen zu beschreiben, mit dem Ziel, in der neuen Aufbauorganisation optimiert zusammenwirken zu können. Dieser Entwicklungsprozess wird bereits jetzt aber auch perspektivisch weiter durch die Organisationsabteilung des Fachbereichs Personal begleitet, in dem der weitere Prozess mit Blick auf Struktur, Funktionen und Schnittstellen detailliert betrachtet wird, um bei Bedarf an den entsprechenden Stellen Anpassungen vornehmen und korrigierend nachsteuern zu können.

Anlagen:

Anlage 1: Kampagnenmotive

Anlage 2: Mobiler Flyer

Anlage 3: Organigramm FB 15