Kenntnisnahme - FB 14/0155/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht über die Einrichtung sowie die Arbeitsergebnisse des gemeinsamen Arbeitskreises „städtische Beschaffungen“ der Stadt Aachen zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Am 02.09.2021 wurde im Rechnungsprüfungsausschuss der Bericht über die Prüfung der städtischen Werkstätten im Fachbereich Feuerwehr und Rettungsdienst (FB 37), dem Gebäudemanagement der Stadt Aachen (E 26), dem Stadttheater und der Musikdirektion Aachen (E 46/47) sowie dem Aachener Stadtbetrieb (E 18) vorgestellt und von ihm zur Kenntnis genommen. Aufgrund des Prüfberichtes regte der Ausschuss an innerhalb der Verwaltung zu prüfen, ob Schnittmengen bei gleichartigen Beschaffungsvorgängen bestehen und Synergieeffekte bei Rahmenverträgen oder der Beschaffung von Betriebsstoffen, Schmiermittel, Arbeitskleidung, Tankkarten etc. geschaffen werden können, um Beschaffungs- sowie Verwaltungskosten einzusparen.

Am 26.01.2022 wurde mit den o.g. Organisationseinheiten seitens des Fachbereiches Rechnungsprüfung eine Abstimmung mit den drei städt. Beschaffungsstellen initiiert. Zweck war es, erste Sondierungsgespräche mit den Beschaffungsstellen des E 18, FB 37 und FB 60 zu führen und die Bildung einer Arbeitsgruppe voranzutreiben, die sich in regelmäßigen Abständen trifft. Die Idee der Bildung einer Arbeitsgruppe wurde seitens der Beschaffungsstellen positiv aufgenommen. Durch ihre Bildung und dem daraus resultierenden Erfahrungsaustausch der Beschaffungsstellen kann die Rechtssicherheit und die Qualität von Ausschreibungen potentiell verbessert werden, sowie zu Entlastungen der einzelnen Beschaffungsstellen durch gemeinsame Ausschreibungen führen. Darüber hinaus können Kostenersparnisse aufgrund höherer Beschaffungsmengen erzielt werden.

Zwischenzeitlich war der Arbeitskreis tätig und hat sich mehrmals getroffen. Als Ergebnis wurden zum einen organisatorische Regelungen getroffen, sowie erste gemeinsame Beschaffungen durchgeführt.

 Im Rahmen der organisatorischen Regelungen wurde festgelegt, dass die Leitung des Arbeitskreises durch die „Zentrale Beschaffungsstelle der Stadt Aachen (FB 60)“ übernommen wird. Man einigte sich auf halbjährliche Treffen. Durch die Hinterlegung aller bestehenden Rahmenverträge und geplanten Ausschreibungen auf einem gemeinsamen Laufwerkordner ist eine Transparenz bereits im Vorfeld einer Beschaffung gegeben. Um den Informationsstand möglicher relevanter Beschaffungen transparent im Arbeitskreis kommunizieren zu können, wurde ein gemeinsamer Emailverteiler sowie eine Excelliste als Übersicht eingerichtet. Durch die Übersicht können die jeweiligen Beschaffungsstellen prüfen, wo und in welchem Umfang aus ihrer Sicht Synergieeffekte bei städtischen Beschaffungen möglich wären und wie diese zu leben und umzusetzen wären.

Die Rechnungsprüfung begleitet und berät als Mitglied den Arbeitskreis.

Als Ergebnis wurden bereits folgende Maßnahmen umgesetzt:

- gemeinsame Ausschreibungen für die Nachrüstung von Abbiegeassistenzsysteme in Großfahrzeugen (Fachbereich Feuerwehr und Rettungsdienst und Aachener Stadtbetrieb),

- Abschluss eines Rahmenvertrags zur Lieferung bzw. Abholung von Schuttgütern (Aachener Stadtbetrieb und Fachbereich Klima und Umwelt) und

- gemeinsame Ausschreibung von Galabauarbeiten sowie Schlosser- und Schreinerarbeiten (Aachener Stadtbetrieb und Fachbereich Kinder, Jugend und Schule).

In Kürze erfolgt die gemeinsame Ausschreibung von Arbeitsschuhen durch den Fachbereich Feuerwehr und Rettungsdienst in Abstimmung mit dem Aachener Stadtbetrieb. Für den 01.01.2024 ist eine gesamtstädtische Ausschreibung für Desinfektions- und Hygienemittel sowie Einmalhandschuhe in Bearbeitung.

Momentan ist der Arbeitskreis in konkreten Abstimmungen über einen Rahmenvertrag für Arbeitshandschuhe (Werkstattarbeiten, Grünschnitt und Müllabfuhr), die Entsorgung von Altreifen sowie die Beschaffung von Reifen.

Darüber hinaus ist seitens der zentralen Beschaffungsstelle in Prüfung, inwieweit Rahmenverträge für Arbeitskleidung, Schulmöbel, Sicherheitsdienst, Supervisionen und Grafikleistungen sinnvoll wären.

Neben den o.g. Beschaffungen bestehen bereits seit mehreren Jahren für die Gesamtverwaltung folgende Rahmenverträge:

- Kopiersysteme

- Büromaterial

- Briefumschläge

- Büropapier

- Druckerzubehör und

- Fachliteratur.

Beim Abschluss neuer Rahmenvereinbarungen ist zu berücksichtigen, dass aufgrund von fachspezifischen oder technisch unterschiedlichen Bedarfen einzelner Dienststellen nicht immer eine gemeinsame Ausschreibung erfolgen kann.

Ob aus den Synergieeffekten von gemeinsamen Beschaffungen immer wirtschaftlichere Ergebnisse erzielt werden können, bleibt dem Einzelfallergebnis vorbehalten. Allerdings wird der Arbeitsaufwand von doppelten Ausschreibungen reduziert.

Generell kann festgehalten werden, dass bereits positive Impulse durch den Arbeitskreis gesetzt wurden und durch die weitere Vernetzung der Bedarfsträger weitere Potentiale erschlossen werden.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: