Kenntnisnahme - E 49.5/0084/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur und Theater nimmt den Sachstandsbericht des Stadtarchivs zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Der Sachstandsbericht des Stadtarchivs konzentriert sich auf Statistiken für den Zeitraum 2019 bis 2023, die Auskunft über zentrale Tätigkeitsfelder der archivischen Arbeit als Dienstleister für die Stadtverwaltung und die Öffentlichkeit sowie über die Einnahmesituation geben. Die im Folgenden vorgestellten Statistiken sind in der beiliegenden Präsentation einsehbar, siehe Anlage 1!

Einnahmen (Folie 4)

Die Einnahmen des Stadtarchivs setzten sich aus Entgelten für die Beantwortung schriftlicher Anfragen, die Erstellung von digitalen Reproduktionen, Lizenzentgelten für das Anfertigen von Fotografien durch die Nutzenden im Lesesaal sowie Buchverkäufen zusammen.

Die Einnahmen des Stadtarchivs konnten seit 2015 stetig gesteigert werden; dazu trug auch die Verabschiedung der neuen Entgeltordnung 2017 bei, die 2021 noch einmal im Bereich kommerzieller genealogischer Anfragen angepasst wurde.

Zwar lagen die absoluten Einnahmen im Jahr 2021 höher als im Jahr 2022, als die zweite Anpassung der Entgeltordnung wirksam wurde, allerdings steht dies im Zusammenhang mit der gesunkenen Anzahl der Anfragen in 2022. Für das laufende Jahr zeichnen sich, wenn sich die aktuelle Einnahmensituation fortschreibt, Einnahmen von nahezu 20.000 Euro allein bei den Anfragen ab. Die Veröffentlichung einer neuen Publikation im Oktober 2023 zum Putsch der Aachener Separatisten von 100 Jahren lässt auf weitere Einnahmen hoffen.

Anfragen (Folie 5)

Die Anzahl der schriftlichen Anfragen ist seit 2015 – mit Ausnahme der beiden Haupt-Pandemiejahre – auf einem ähnlichen Niveau geblieben.

Die genealogischen Anfragen machen traditionell mehr als die Hälfte der eingehenden Anfragen aus; allerdings ist hier in den letzten Jahren eine Trendwende auszumachen. Der Anteil wissenschaftlicher Anfragen sowie der Anfragen von Medien, Schüler*innen und Studierenden steigt stetig an; in ihrer Summe machen diese Anfragekategorien gemeinsam mittlerweile ein Drittel der Anfragen aus. Dies ist auf die intensivierte Zusammenarbeit mit den Aachener Schulen und den Hochschulen zurückzuführen.

Heraus sticht die Anzahl der Anfragen in 2020: Die Pandemie hat die Anzahl der schriftlichen Anfragen im Jahr 2020 um 30 Prozent erhöht, ein Ergebnis der Einschränkungen für den Lesesaalbesuch und wohl auch der lockdowns, wie die Werte der Folgejahre nahelegen.

Die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Anfrage lag im Jahr 2022 bei 29 Minuten; im Jahr 2022 wurden für 531 der 1.236 Anfragen Rechnungen gestellt (=42,96%), in allen anderen Fällen handelte es sich um kostenfreie Auskünfte über die Archivbestände oder um Anfragen, die satzungsgemäß kostenbefreit sind (z. B. in Sozialversicherungsfragen). Die Rechnungshöhe lag durchschnittlich bei 25,26 Euro.

Nutzungen im Lesesaal (Folie 6)

Bei den Besucher*innenzahlen im Lesesaal lässt sich ein ähnliches Phänomen wie bei den Museen beobachten: Die Anzahl der Nutzer*innen hat sich nahezu halbiert, was im Stadtarchiv daran liegt, dass die Familienforscher*innen, die vor der Pandemie regelmäßig den Lesesaal besucht haben, nach der Pandemie nicht mehr wiedergekommen sind. In diesem Jahr werden die Besucher*innenzahlen aber wieder leicht steigen, vielleicht ein erstes Anzeichen für eine Normalisierung, nachdem die Pandemieeinschränkungen gefallen sind und damit der Besuch des Lesesaals auch wieder spontan erfolgen kann.

Besucher*innen der Veranstaltungen und der Archivpädagogik (Folie 7)

Zu den Veranstaltungen des Stadtarchivs gehören Archivführungen, verschiedene Tage der offenen Tür (z. B. alle zwei Jahre der „Tag der Archive“), Vorträge sowie die Besuche des außerschulischen Lernorts Stadtarchiv durch (Vor-)Schulklassen. Im Jahresschnitt kommt eine Schulklasse pro Woche, vornehmlich der Bildungspartner (Gemeinschaftshauptschule Drimborn; Luise-Hensel-Realschule; Amos-Comenius-Gymnasium), in das Stadtarchiv.

Das archivpädagogische Angebot umfasst neben einem Angebot für Vorschulkinder mit der Archivmaus Lulu, einer Handpuppe, auf die Curricula der verschiedenen Schulformen abgestimmte Themenmodule  u. a. zur Französischen Zeit in Aachen, dem Eisenbahnbau im 19. Jh., dem Nationalsozialismus, dem Kriegsende 1944, Kolonialismus etc.

Zugänge im Stadtarchiv Aachen und ihre Umfänge 2019-2023 (Folie 8)

Der Begriff Zugang (auch: Accession) bezeichnet eine Portion archivwürdiger Unterlagen, die das Stadtarchiv erreicht hat. Ein Zugang kann nur ein einziges Dokument umfassen, aber auch mehrere hundert Meter Archivgut. Die Zugänge werden registriert, um lückenlose Herkunftsnachweise und Aussagen über die Integrität und Authentizität des Archivguts treffen zu können.

Schwankungen bei den Zugängen sind i. d. R. situationsbedingt und hängen davon ab, wie viele Bewertungen in einem Jahr stattgefunden haben, aber auch davon, wann bewertete Akten tatsächlich in das Stadtarchiv transportiert wurden. Der hohe Wert für das Jahr 2020 bildet die Übernahme der gesamten Überlieferung von Oberbürgermeister*innen und Oberstadtdirektoren seit 1945 ab, die sich im Rathauskeller befand – mit einer entsprechend hohen Übernahmequote.

Generell pendeln sich die Anzahl der Bewertungen und die Übernahmen seit Beginn der Digitalisierung der Stadtverwaltung auf einem höheren Niveau ein, weil die städtischen Dienststellen im Moment der Digitalisierung gerne auch ihre analogen Unterlagen abgeben wollen. Die Bewertung aller Akten einer Dienststelle im Moment der Digitalisierung ist zugleich strategisches Ziel des Stadtarchivs, das als Teil des DMS-Projektteams den Zugang zu den Fachbereichen aus dem Digitalisierungsprojekt heraus produktiv nutzen möchte. Ein zwangsläufiges Ergebnis dieser Entwicklung ist die absehbare Befüllung der Magazinflächen des Stadtarchivs.

Um den wegen des Digitalisierungsprozesses stetig schneller wachsenden Raumbedarf des Stadtarchivs mittel- und langfristig planbar zu machen, findet seit einigen Monaten eine Zählung der gesamten papiernen Unterlagen, die sich bei den städtischen Dienststellen befinden, statt. Hierbei wird nach Gebäuden vorgegangen, beginnend bei der Lagerhausstraße. Hier sind die Zählungen schon weit fortgeschritten, allein dort lagern mehr als 3 laufende Kilometer Akten. Da die Übernahmequote des Stadtarchivs bei ca. 10 Prozent liegt  – alle anderen Unterlagen werden nach der Bewertung durch das Stadtarchiv vernichtet –, wird nach der Zählung der Raumbedarf bis zum endgültigen Ende des Papierzeitalters in der Verwaltung ziemlich genau benannt und damit die zukünftigen finanziellen und räumlichen Bedarfe konkret formuliert werden können.

Allerdings wird das Stadtarchiv schon sehr bald mehr Platz benötigen. Nach einer Zählung der freien Magazinflächen in der Nadelfabrik im Jahr 2020 sind aktuell noch 1000 laufende Meter Regalflächen in den Magazinen des Stadtarchivs frei. Bei einer jahresdurchschnittlichen Übernahmemenge von ca. 260 laufenden Metern wird dieser Raum bei allen Anstrengungen, die das Stadtarchiv bereits jetzt übernimmt, um zusätzlichen Platz in seinen Magazinen zu schaffen (durch Erschließungen, Abgaben fremder Unterlagen etc.), in fünf Jahren belegt sein.

Vorerst aufgelöst werden kann der Platzmangel über die Fertigstellung der Ausbaureserve im 4. OG der Nadelfabrik, durch den zusätzliche Magazinkapazitäten von ca. 1.100 laufenden Regalmetern geschaffen werden können. Sind diese dann zu einem späteren Zeitpunkt belegt, wird das Stadtarchiv entweder in der Nadelfabrik wachsen müssen oder zusätzliche Magazinflächen außerhalb benötigen.

Für das kommende Haushaltsjahr sind die Planungskosten für den Ausbau des 4. OG im Wirtschaftsplan angemeldet (57.000 Euro). Sie werden dringend für dieses Bauprojekt benötigt, das bisher nur als Lagerbereich genutzte Flächen in Wert setzt.

Personalsituation des Stadtarchivs (Folie 9)

Wie bereits in den letzten Jahren dargestellt, ist das Stadtarchiv personell nicht ausreichend ausgestattet, um seine gesetzliche und pflichtige Aufgabe zu erfüllen. Leider konnte trotz der Unterstützung durch die Politik letztes Jahr keine zusätzliche Archivar*innen-Stelle für das Stadtarchiv eingeworben werden.

Der Personalbedarf ergibt sich v. a. aus der Arbeitsweise bei der digitalen Langzeitarchivierung. Bereits jetzt, im Moment der Verwaltungsdigitalisierung, muss in diesem Bereich archivisch gearbeitet werden, um die zukünftige digitale historische Überlieferung bereits bei der Entstehung der Daten in den Fachverwaltungen sicherzustellen. Parallel dazu können aber die Arbeiten in der analogen Welt für die nächsten Jahrzehnte nicht eingestellt werden, sie gehen, wie oben dargestellt, nun sogar intensiver weiter. Hinzu kommen darüber hinaus weiterhin umfangreiche Rückstände, die durch die frühere Platznot des Stadtarchivs am Fischmarkt entstanden sind und die auch weiterhin bearbeitet werden sollen, um der Öffentlichkeit möglichst das gesamte Archivgut unkompliziert zugänglich machen zu können.

Um die eigene Argumentation überprüfbar zu machen und durch belastbare Aussagen zu flankieren, wurde der FB 11/500 um eine Untersuchung der Personalsituation anhand bereitgestellter Kennzahlen gebeten; in der Stellungnahme wird ein Personalbedarf von zwei Archivar*innen-Stellen festgestellt, siehe Anlage 2!

Das Stadtarchiv bittet auch an dieser Stelle um Ihre Unterstützung in den Haushaltsberatungen!

Finanzielle Auswirkungen

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: