Kenntnisnahme - E 18/0151/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Der Betriebsausschuss Aachener Stadtbetrieb nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:

Erläuterungen:

Die Mitarbeitenden-App des Aachener Stadtbetriebs (E 18) ist ein Pilotprojekt, um die Kommunikation und Information insbesondere für und mit den operativ arbeitenden Mitarbeiter*innen des E 18 zu verbessern.

Ausgangssituation
Von den rund 800 Mitarbeiter*innen des E 18 arbeiten 675 im operativen Bereich, verteilt auf aktuell noch 19 Standorte im gesamten Stadtgebiet. Etwa 580 Mitarbeiter*innen verfügen aufgrund ihres operativen Aufgabenbereiches über keinen eigenen PC-Arbeitsplatz sowie ein Großteil auch über keinen Anschluss zum Mail-Client der Stadtverwaltung sowie zum Mitarbeitendenportal, das als zentrales Informationsmedium fungiert. Die Kommunikation mit diesen Mitarbeiter*innen erfolgt persönlich durch Abteilungs- oder Teamleiter*innen und Vorarbeiter*innen sowie in klassischer Papierform. Dadurch ergibt sich eine hohe Kommunikationshürde, Informationen gelangen nicht in allen Fällen zu jedem/r Mitarbeiter*in, Papiere gehen verloren oder werden verlegt. Das sorgt für Unzufriedenheit und Herausforderungen hinsichtlich einer schnellen und einfachen Kommunikation sowohl bei den operativen Mitarbeiter*innen wie auch in der Verwaltung.

Aktueller Stand der Mitarbeitenden-App
Seit Mitte Februar 2023 ist die Mitarbeitenden-App des Aachener Stadtbetriebs online. Innerhalb von sieben Monaten wurde sie vom Projektteam gemeinsam mit dem App-Anbieter aufgebaut. Die Mitarbeitenden-App ist ein freiwilliges Angebot für alle Mitarbeiter*innen, die Nutzung erfolgt auf den privaten Smartphones und Diensthandys sowie per Webbrowser. Die Mitarbeiter*innen haben zum Launch individuelle personalisierte Zugangsdaten erhalten, mit denen sie in den internen Bereich gelangen, der auf die jeweils eigene Situation zugeschnitten ist. Jede/r angemeldete Mitarbeiter*inagiert mit ihrem/seinem Vor- und Zunamen innerhalb der App. Alle Informationen, die den gesamten Betrieb betreffen, werden im Hauptkanal über eine zentrale Stelle bereitgestellt: Infos zur täglichen Arbeit, Fortbildungen, Stellenangebote und wichtige Hinweise. Gleichzeitig gibt es für die operativen Bereiche eigene Kanäle, in denen spezifische Informationen für die einzelnen Bereiche dezentral eingestellt werden können.

Zum September 2023 sind 400 Mitarbeiter*innen in der App registriert und die Rückmeldungen zu Bedienung und Angebot sind durchweg positiv, kein/e Mitarbeiter*in ist wieder aus der App ausgetreten. In Abstimmung mit vergleichbaren Unternehmen sowie dem App-Anbieter ist die bisherige Nutzer*innenanzahl nach 7 Monaten als gut zu bewerten. 

Zusätzlich zur aktuellen Information und Kommunikation wird ein zentrales Wissensmanagement aufgebaut. Neben dem eigenen, digitalen Erste Hilfe-Handbuch und vielen Informationen, PDFs und Videos zu Arbeitsschutz und Gesundheit gibt es bereits eigene Bereiche für Personalthemen, Fortbildung und mehr. Auf der Seite der Kantine am Madrider Ring gibt es seit Mai einen tagesaktuellen Speiseplan, der immer aktuell gepflegt wird. Weitere Inhalte aus den Bereichen (Bedienungsanleitungen, Handbücher und Handlungsanweisungen) werden sukzessive aufgebaut und aktualisiert.

Im App-eigenen Chat können – analog zu den gängigen Messenger-Diensten – Direktnachrichten an einzelne Mitarbeiter*innen oder aber Gruppenchats für die eigenen Teams, Projektgruppen oder Interessensgemeinschaften erstellt werden. Über verschiedene Formulare und Umfragen werden die Mitarbeiter*innen direkt an der App beteiligt und können Feedback, Kritik oder Wünsche platzieren.

Seit September ist ein partizipatives Angebot online: „Offene Gruppen“, in denen alle Mitarbeiter*innen verschiedene Themen abonnieren und sich dort mit den Kolleg*innen austauschen können. Zum Beginn der „Offenen Gruppen“ gibt es z.B. einen Bereich, um Mitfahrgelegenheiten zu finden oder anzubieten, inklusive einer Einbettung des Mobilitätsdashboards. In der Gruppe „Kleinanzeigen“ angelehnt an das „Schwarze Brett“ im Mitarbeitendenportal, können unkompliziert Dinge verkauft, verliehen oder verschenkt werden. In einem dritten Bereich „Sport“ können Gemeinschaften zu sportlichen Aktivitäten gefunden und sich verabredet werden. Alle Mitarbeiter*innen sind eingeladen, weitere Ideen für solche Gruppen per Formular einzureichen und aktiv an ihnen mitzuwirken.

Ein weiterer wichtiger Baustein, der möglichst zeitnah in die App integriert werden soll, ist die Anbindung von Prozessen, die Mitarbeiter*innen in der Kernverwaltung durch Zugang zu einem PC-Arbeitsplatz bereits digital nutzen. In erster Instanz soll zeitnah der Urlaubsantragsprozess aus dem Zeitmanagement in die App integriert werden. Hierzu ist das IT-Management des Aachener Stadtbetriebs bereits mit der Regio IT und dem Anbieter der App im Austausch, um das Projekt auf den Weg zu bringen.

Öffentlicher Bereich
Die Mitarbeitenden-App ist auch für Externe, für Bürger*innen und Interessierte ohne Anmeldung in den App-Stores verfügbar. Im Öffentlichen Bereich gibt es die aktuellen Neuigkeiten (Pressemitteilungen), allgemeine Informationen und Kontakte zum Stadtbetrieb, Hinweise und Videos zu den Karriere- und Ausbildungsangeboten, eine Verlinkung zum digitalen Abfallnavi und eingebettet in die App die Möglichkeit, direkt auf den Mängelmelder zuzugreifen. Der Wunsch, einen Abfallkalender inklusive Push-Benachrichtigung für den öffentlichen Bereich zu integrieren, ist App-seitig vom App-Anbieter aktuell noch nicht vorgesehen. Auch hierzu sind das IT-Management, Regio IT und der App-Anbieter in Gesprächen, um eine Lösung zu finden.