Anhörung - FB 11/0155/WP18

Beschlussvorschlag:

Erläuterungen:

Der Fachbereich Kinder, Jugend und Schule wurde 2008 aus den Fachbereichen „Jugendamt“, „Schulverwaltungsamt“ und „Schulamt“ gegründet und stellt aktuell mit 1.394,5 Stellen (rd. 1.800 Mitarbeitende) den größten Fachbereich innerhalb der Stadtverwaltung Aachen dar. Bereits im Jahr 2015 erfolgte eine erste organisatorische Betrachtung. Im Ergebnis wurden aus den bis dahin vorhandenen sechs Abteilungen die heutigen drei Fachabteilungen „KiTa und Tagespflege“, „Jugend“ und „Schule“ sowie die Querschnittsabteilung „Finanzmanagement, Planung und Service“ gebildet und die bis dahin bei der Stadt Aachen nicht vorgesehene Hierarchieebene der Sachgebietsleitungen zwischen einigen Abteilungsleitungs- und Teamleitungsfunktionen installiert.

Nach nunmehr acht Jahren ist zwischenzeitlich festzustellen, dass die damals gewählte Struktur des Bereiches nicht mehr sachgerecht und zukunftsfähig ist. Neben dem Aufwuchs an Stellen und Mitarbeitenden haben insbesondere die Anzahl, die Dynamik und Komplexität der im Bereich verorteten Themenstellungen enorm zugenommen. Gleichzeitig ist durch gesetzliche Änderungen, den gesellschaftlichen Wandel, politische Beschlussfassungen auf Kommunal-, Landes- und Bundesebene sowie durch Fallzahlensteigerungen absehbar, dass sich in allen Bereichen in den kommenden Jahren weitere Herausforderungen und Veränderungen ergeben werden.

Daher wird eine organisatorische Anpassung für erforderlich erachtet, um den größten Fachbereich der Verwaltung zukunftsfähig aufzustellen und eine Organisationsform zu implementieren, die den aktuellen Anforderungen, aber auch den bereits absehbaren Herausforderungen der kommenden Jahre gerecht wird.

Als zukunftsfähige Strukturidee wird dabei die Gründung zweier Fachbereiche für sinnvoll erachtet.

Den folgenden Darstellungen können die jeweiligen Ideen zur Grundstruktur beider Bereiche entnommen werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass sich die jeweiligen Abbildungen überwiegend auf die Abteilungsebenen konzentrieren, da eine detaillierte Ausgestaltung der darunter folgenden Strukturen zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht umfassend/abschließend erfolgt ist. Diese soll im weiteren Prozess betrachtet und definiert werden.

Strukturvorstellungen und Ideen zum Fachbereich Jugend und Schule:

Gewünschte Ziele und Effekte der Struktur:

       Verringerung der Führungsspanne in personeller und thematischer Hinsicht in der bisherigen Abteilung „Jugend“ durch Einzug von drei Fachabteilungen

       hierdurch notwendige Basis für anstehende Veränderungen und Herausforderungen in diesem Bereich (u.a. SGB VIII-Reform)

       Bildung eines eigenen Teams „Schuldigitalisierung“ in der Abteilung Schule

• Bündelung der Ressourcen
• Optimierung der Außenwirkung
• Schaffung einer soliden Basis für anstehende Herausforderungen und Aufgaben (stetige Zunahme eingesetzter Soft- und Hardware in den Schulen, hohe Anzahl an Stakeholdern, komplexe Förderprogramme)

Strukturvorstellungen und Ideen zum Fachbereich KiTa und Tagespflege:

* Für den Bereich der Abteilung „städtische Kindertageseinrichtungen“ besteht bereits die Idee der Einrichtung von fünf Teams zur ganzheitlichen Betreuung der städtischen KiTas, sodass diese hier bereits im Organigrammentwurf abgebildet werden.

Gewünschte Ziele und Effekte der Struktur:

       Trennung der Aufgaben – auch in der Wahrnehmung der Öffentlichkeit – des öffentlichen Trägers und der Aufgaben als Träger eigener Einrichtung durch Schaffung zweier Abteilungen

       Bündelung aller Aufgaben für den Bereich der eigenen städtischen Einrichtungen, um die KiTas ganzheitlich unterstützen und betreuen zu können im Sinne einer integrierten Fach- und Ressourcenplanung (Schaffung von Teams zur Verortung der Aufgaben „Fachberatung“, Personaleinsatzplanung“ und „Ausstattung/Bewirtschaftung“ zwecks verbessertem Support der KiTas)

       Trennung von Fachberatung und Leitung (Dienst- und Fachaufsicht)

• Leitung als Managementaufgabe ohne operativen Sachbearbeitungsanteil
• gleichzeitige Stärkung der pädagogischen Beratung durch gesonderte Funktion „Fachberatung“ (zusätzliche Stellenkapazitäten!)

Stelleneinrichtungen:

Zur Umsetzung dieser Vorstellungen müssen nach jetzigem Stand insgesamt zehn Stellen eingerichtet werden:

Ein Großteil dieser Stelleneinrichtungen ist jedoch nicht auf die neue Struktur zurückzuführen, sondern bedient vielmehr unabhängig von der strukturellen Veränderung des FB 45 vorhandene grundsätzliche Optimierungsbedarfe in verschiedenen Bereichen:

Gleichzeitig können nach Umsetzung der neuen Strukturidee voraussichtlich im Stellenplan 2025 Stellenkapazitäten im Umfang von 3,23 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) eingespart werden.

Ausblick:

Im Kontext einer Beteiligung aller Mitarbeitenden des FB 45 wurde Mitte November ein entsprechender Informationsbrief versandt, der auch die Möglichkeit vorsah, Ideen und Anregungen der Kolleginnen und Kollegen in den weiteren Prozess miteinzubringen. Die Auswertung dieser Rückmeldungen ist derzeit in Bearbeitung.

Sobald abschließende Erkenntnisse zur detaillierten Struktur der beiden neuen Fachbereiche vorliegen, erfolgt voraussichtlich im Frühjahr 2024 die Vorstellung in den politischen Gremien.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Finanzielle Auswirkungen ergeben sich in Höhe der Personalkosten für die im Rahmen der Neustrukturierung und Optimierung des Bereiches erforderlichen Stellenneueinrichtungen. Die entsprechenden Personalkosten in Höhe rund 854.000 € jährlich werden im Rahmen des Stellenplanverfahrens zur Aufstellung des Stellenplans 2024 berücksichtigt.

Dem gegenüber steht voraussichtlich ab 2025 eine Einsparung von Personalkosten in Höhe von rund 254.000 €, sodass sich grundsätzlich Mehraufwendungen für zusätzliche Personalressourcen in Höhe von rund 600.000 € ergeben werden. Daneben werden weitere Kosten durch notwendige Bewertungsanpassungen verschiedener Funktionen entstehen, die nach aktuellem Stand ca. 130.000 € betragen werden. Insofern ist von Gesamtkosten in Höhe von rund 730.000 € jährlich auszugehen.

Nähere Informationen können den u.g. Erläuterungen entnommen werden.

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: