Entscheidungsvorlage - A 51/0105/WP15

Beschlussvorschlag:

Der Kinder- und Jugendausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung, das Zentrale Anmeldeverfahren in der dargestellten Form umzusetzen und beschließt die Einführung von Kündigungsfristen für die Platzkündigung bei einer städtischen  Kindertagesstätte vorbehaltlich der Ergebnisse der rechtlichen Zulässigkeitsprüfung durch das Rechtsamt.

 

Erläuterungen:

Der Kinder und Jugendhilfeausschuss hat in seiner Sitzung am 09.06.2005 u.a. folgenden Beschluss gefasst:

 

Der Kinder- und Jugendausschuss spricht sich dafür aus – beginnend mit dem Kindergartenjahr 2006 - für alle in der Stadt Aachen gelegenen Einrichtungen nach dem GTK ein zentrales Anmelde- und Aufnahmeverfahren beim Jugendamt der Stadt Aachen einzuführen und beauftragt die Verwaltung, in diesem Sinne mit den freien Trägern der Einrichtungen zu verhandeln.

 

Der Kinder- und Jugendausschuss wurde zuletzt in seiner Sitzung am 29.11.2005 über den aktuellen Sachstand und die weitere Vorgehensweise unterrichtet

 

Nach entsprechender Vorarbeit durch eine von der Arbeitsgemeinschaft eingesetzte Arbeitsgruppe liegen zwischenzeitlich erste mit den Mitgliedern der Arbeitsgemeinschaft Tageseinrichtungen nach    § 78  SGB VIII einvernehmlich abgestimmte Ergebnisse vor.

 

 

Grundsätze/Begrifflichkeiten:

 

Trägerautonomie

 

Auf der Grundlage der nachfolgenden verbindlichen Arbeits-/Verfahrensvereinbarungen bleiben die Träger hinsichtlich der Aufnahmeentscheidung autonom. Dies bedeutet, das sowohl die Voranmeldung als auch die eigentliche Aufnahme in der Entscheidung und Verantwortung der  betroffenen Einrichtung bleibt:

 

 

Voranmeldung

 

Unter Voranmeldung ist die schriftliche Erfassung der persönlichen Daten von Eltern ( bzw. der betroffenen Kinder ) zu verstehen, die damit verbunden ein Interesse an einen Platz in der betroffenen Einrichtung und einer bestimmten Betreuungsform bekunden. Die Eltern werden darauf hingewiesen, dass die o.g. Daten zur Ermöglichung einer konkreten Bedarfsplanung an das Jugendamt weitergegeben werden.

 

 

Aufnahme:

 

Nach erfolgter Platzzusage an die Eltern und den damit verbundenen schriftlichen Formalitäten ( z.B. Unterschrift der Eltern! ) durch die Einrichtung gilt das Kind in dieser Einrichtung als aufgenommen.

 

 

Darstellung eines Aachener Vor-/Anmeldeverfahren:

 

 

1.         Nach erfolgter Voranmeldung werden innerhalb 1 Woche nach erfolgtem Voranmeldegespräch folgende Daten standardisiert an das Jugendamt übermittelt:

             - Name und Vorname des Kindes und der Eltern

             - Geburtsdatum

             - Adresse

             - Art der Betreuung ( Kindertagesstättenplatz, U3 Platz, über Mittag, Hort.....).

 

2.         Das Jugendamt erfasst die übermittelten Daten und informiert die betroffenen Einrichtungen über mögliche Mehrfachvoranmeldungen.

 

3.         Nach erfolgter Aufnahme des Kindes durch die Einrichtung informiert diese innerhalb von 3 Arbeitstagen nach der Aufnahme das Jugendamt und übermittelt standardisiert die erforderlichen Daten.

 

4.         Das Jugendamt erfasst die übermittelten Daten, löscht evtl. alle vorliegenden Voranmeldungen und informiert die betroffenen Einrichtungen über die erfolgte Aufnahme.

 

 

Sollte es wider Erwarten im Einzelfall ( trotz Hinweises an die Eltern ) zu mehrfachen Aufnahmebestätigungen kommen, so gilt im Grundsatz  „Wer zuerst kommt, malt zuerst“!

 

In diesem Zusammenhang ist auf die Verbindlichkeit der Aufnahme und damit verbunden auf die Notwendigkeit von „Kündigungsfristen“ hinzuweisen. Die Eltern müssen durch die Einrichtung darauf hingewiesen werden, dass ihre Unterschrift auf den Anmeldebogen nach erfolgter Aufnahme verbindlich ist. Um hier ein „Einrichtungshopping“ im Vorfeld des Kindergartenjahres und während des Kindergartenjahres zu vermeiden, schlägt die Verwaltung des Jugendamtes vor, Kündigungsfristen einzuführen. Diese sollen analog wie bei den meisten freien Trägern 3 Monate ab Beginn des Kindergartenjahres betragen. Hier wurde das A 30 mit einer Bewertung hinsichtlich der rechtlichen Zulässigkeit einer solchen Kündigungsklausel beauftragt. 

 

 

Bedarfe über Öffnungszeiten

 

Die Arbeitsgemeinschaft Tageseinrichtungen nach § 78  SGB VIII und die Verwaltung des Jugendamtes sprechen sich dagegen aus, die zentrale Erfassung der Bedarfswünsche hinsichtlich der Öffnungszeiten bereits mit dem KG-Jahr 2006/2007 unmittelbar mit dem zentralen Anmeldeverfahren zu koppeln, um den Prozess insgesamt nicht weiter zu erschweren und die Umsetzung zu gefährden. Eine mögliche Kopplung sollte für das KG-Jahr 2007/2008 geprüft werden. Bis dahin liegen erste Erfahrungen mit dem neuen Verfahren vor und mögliche technische Lösungen sind vorhanden. Alle Einrichtungen verpflichten sich verbindlich ab dem kommenden KG-Jahr die Betreuungswünsche der Eltern zu erfassen und die Daten zusammengefasst an das Jugendamt zu übermitteln. Zu Beginn des 2. Quartals 2007 könnte durch die Arbeitsgemeinschaft Tageseinrichtungen nach § 78  SGB VIII zusammen mit dem Jugendamt eine Analyse dieser Daten unter sozialräumlichen Aspekten vorgenommen werden. Der Kinder- und Jugendausschuss wird entsprechend unterrichtet.

 

 

Technische Lösung / DV-Unterstützung:

 

Die Verwaltung des Jugendamtes ist derzeit dabei, für das kommende KG-Jahr 2006/2007 ein neues Elternbeitragsverfahren ( Kita 2000 ) einzuführen. Neben der Bearbeitung der Elternbeiträge bietet dieses Verfahren zahlreiche andere Anwendungsmöglichkeiten.

 

In diesem Verfahren ist es möglich, die Kindertagesstätten mit ihren differenzierten Angeboten/Betreuungsformen, Platzzahlen  und Trägern zu erfassen. Weiterhin ist es möglich Voranmeldungen für mehrere Einrichtungen kindbezogen abzubilden.

 

Um Doppelarbeiten/-erfassungen zu vermeiden schlägt die Verwaltung des Jugendamtes daher vor, das oben skizzierte Zentrale Anmeldeverfahren mit Hilfe dieser Anwendung DV-technisch zu unterstützen.

 

Die im Rahmen der  Voranmeldung  übermittelten Personendaten werden später ohnehin für die Bearbeitung der Elternbeiträge benötigt. Die Erfassung der eigentlichen Voranmeldung als solche stellt einen zu vernachlässigenden Arbeitsaufwand dar.

 

Gleiches gilt für die Bearbeitung und Datenübermittlung nach erfolgter tatsächlicher Aufnahme.

 

Insgesamt würde hierdurch aus Sicht des A 51 kein zusätzlicher Arbeitsaufwand entstehen. Es würde lediglich eine zeitliche Verschiebung der ohnehin erforderliche Datenaufnahme erfolgen.

 

Als „Nebenprodukt“ würde eine fast taggenaue Übersicht über vorhandene/belegte und/oder freie Plätze in den Kindertageseinrichtungen der Stadt Aachen möglich sein.

 

Aus Sicht der Verwaltung des Jugendamtes müsste diese Anwendung um folgende Funktionen erweitert werden:

• Automatische Unterrichtung der betroffenen Einrichtungen bei Mehrfachanmeldungen ( per Brief oder E-Mail )
• Nach erfasster Aufnahme eines Kindes soll direkt aus der Anwendung eine automatische Unterrichtung (per Brief oder E-Mail) der Einrichtungen erfolgen, bei denen das Kind ebenfalls mit Voranmeldung vermerkt ( Kind ist aufgenommen und somit nicht mehr im „Pool“); allerdings nicht für die aufnehmende Einrichtung

 

 

 

Diese Umsetzung dieser Programmerweiterung würde nach entsprechenden Beschluss des Kinder-und Jugendausschusses über das zentrale IT-Management beim Fachbereich Personal- und Organisation in Auftrag gegeben. Eine Umsetzung wird nach Einschätzung des Fachamtes erst zum KG-Jahr 2007/2008 erfolgen. Bis dahin müssten diese Informationen wie bisher  manuell kommuniziert werden. Weiterhin wären in diesem Falle zusätzliche Lizenzen (zur Auswertung/Einsicht) für den Bereich der Fachberatung, Verwaltung der Kindertagesstätten und KG-Bedarfsplanung sinnvoll.

 

Fazit:

 

Mit den von der Arbeitsgemeinschaft Tageseinrichtungen nach § 78  SGB VIII und der Verwaltung vorgeschlagenen Verfahrensweise ist eine gute Grundlage für eine weiter prozesshafte Entwicklung und vor allem Umsetzung des zentralen Anmeldeverfahrens im Kontext einer adäquaten KG-Bedarfsplanung gegeben.  In der Anlage (Seite3) dargestellt sind die Visionen ein solches Verfahren mittelfristig komplett virtuell über das Internet abzubilden. Hier wird aber noch einiges an technischer Entwicklungsarbeit von Nöten sein.

 

Hinsichtlich der vorgeschlagenen technischen Lösung geht die Verwaltung des Jugendamtes davon aus, dass es gelingt das Verfahren Kita2000 ohne nennenswerte Problem fristgerecht einzuführen, auch wenn sich im Projektverlauf abzeichnet, dass der noch zur Verfügung stehende Zeitraum mehr als knapp bemessen ist. Erschwert wird diese Einführung durch die Notwendigkeit erheblicher Erfassungsarbeiten ( u.a.  auch durch die Elternbeiträge im OGS-Bereich ). Die Verwaltung des Jugendamtes ist hier in enger Abstimmung mit dem FB 11 bemüht, ausreichende Personalkapazitäten zu erhalten und kann bei Bedarf mündlich über  den aktuellen Sachstand berichten.

 

 

Anlage:

 

Darstellung des Zentralen Anmeldeverfahrens

 

 

 

(Rombey)

Finanzielle Auswirkungen:

keine