Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31.12.2023 zur Kenntnis. Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenübergestellt.

In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge

Zu 1. Umsatzerlöse

Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmer*innen in der Regel das gesamte Teilnehmer*innenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Die Entgelte sind gestiegen aufgrund höherer Teilnehmer*innenzahlen in den Kursen (zum Ende des Jahres liegt die Zahl mit 24.527 Teilnehmer*innen fast auf Vor-Corona-Niveau mit 25.497). Die Ausfallquote ist gesunken, die durchschnittliche Anzahl von Teilnehmer*innen pro Kurs von 10,6 auf 11,9 gestiegen.

Studienreisen

Durch die hohe Nachfrage wurden zusätzliche Studienreisen (Bildungsurlaube) angeboten, so dass hier eine Steigerung der Umsatzerlöse von ca. 55% über dem geplanten Ansatz erreicht wurde.

Sonstige Umsetzerlöse

Infolge einer Neustrukturierung zur Schaffung von größerer innerbetrieblicher Transparenz werden den sonstigen Umsatzerlösen neben den Einnahmen aus Kooperationen der Volkshochschule, den Werbeeinnahmen und den Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung nun auch die Einnahmen aus Prüfungsentgelten.

Zu 2. Sonstige betriebliche Erträge

Zu dieser Position gehören u.a. auch die Erträge aus Auflösungen von Rückstellungen (z.B. Strom, Gas, Wasser, Nebenkosten). Die Nebenkostenabrechnungen liegen noch nicht für alle Gebäude vor, eine Auflösung der Rückstellungen ist noch nicht erfolgt.

Aufwendungen
 

Zu 3. Materialaufwand

a. Aufwendungen für Unterrichtsbedarf, Veranstaltungen, Weiterleitungen

Neben den Aufwendungen für den Unterrichtsbedarf erfolgen aus dieser Position die Weiterleitungen aus Drittmitteln, z.B. für „Demokratie leben!“ und die Aachener Kontakt- und Informationsstelle für Selbsthilfe (AKIS) sowie die Erstattung der Fahrtkosten für Teilnehmer*innen der Kurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Die hohe Nachfrage nach Kursen des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge führt zu einem Anstieg der Weiterleitungen von Fahrtkosten an die Teilnehmer*innen. Im Projekt  „Demokratie leben!“ wurden im Berichtszeitraum weniger Projektmittel an die Zuwendungsempfänger*innen weitergeleitet, da noch nicht alle Mittelanforderungen vorlagen. Infolge der genannten Abweichungen wurde die Jahresprognose angepasst. 

b. Aufwendungen für bezogene Leistungen

Zu den bezogenen Leistungen gehören neben den Honoraren für die bisher durchgeführten 2054 Kurse auch die Aufwendungen für Studienreisen (z.B. Bildungsurlaube). Die Honorare werden von vielen Dozent*innen erst mit Kursende abgerechnet, und bei den geplanten Studienreisen liegen noch nicht alle Abrechnungen der Veranstalter*innen vor. Die Aufwendungen für Prüfungskosten wurden analog den Einnahmen aus Transparenzgründen einzeln aufgeführt und sind ab dem Wirtschaftsjahr als einzelnes Konto in den sonstigen Aufwendungen aufgeführt.

Die Aufwendungen für Honorare werden durch die Teilnehmer*innenentgelte und die Drittmittel des BAMF gedeckt. Durch die steigende Nachfrage bei Deutschkursen und Studienreisen wird die Jahresprognose entsprechend angepasst.

Zu 4. Personalaufwand

Die tariflichen Erhöhungen und zu bildenden Rückstellungen für Altersteilzeit einer Beschäftigten führen zu höherem Personalaufwand. Die Jahresprognose wird daher entsprechend angepasst.

Zu 5. Abschreibungen

Auf Grund diverser vergaberechtlicher Herausforderungen und Lieferschwierigkeiten bei den Lieferanten wurde in die derzeitige Infrastruktur entgegen der Planung vorerst nicht investiert. Weitere Investitionen sind für das kommende Wirtschaftsjahr geplant. 

Zu 6. Sonstige Aufwendungen

Die gesamten steuerbaren Positionen der sonstigen Aufwendungen werden sparsam und wirtschaftlich bewirtschaftet.

-Raummieten

Durch gestiegene Nebenkostenabrechnungen für angemietete Räume wurde die Jahresprognose angepasst.

-Energiekosten

Im Berichtszeitraum konnte der Stromverbrauch durch die defekte und außer Betrieb gesetzte Klimaanlage und durch die Absenkung der Raumtemperatur in der Heizperiode gesenkt werden. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

-Instandhaltung und Reinigung

Instandhaltungsmaßnahmen, bspw. Renovierungsmaßnahmen, sowie geplante Grundreinigungen in den bewirtschafteten Räumen finden im vierten Quartal statt. Die Prognose wurde dementsprechend angepasst.

-Fahrzeugkosten/Fremdkosten

Im Berichtszeitraum erfolgten mehrere Transporte mit Cambio-Fahrzeugen (z.B. für den Transport von Ausstellungen). Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

-Werbung

Durch Preissteigerungen bei Druckerzeugnissen sind die Ausgaben für Werbung bisher um ca. 25% gestiegen. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

-Unterrichts- und Veranstaltungskosten

Diese Position beinhaltet neben Kosten für Dozent*innenfortbildung auch Leasingkosten für den Unterrichtsbedarf (z.B. Rechner EDV-Raum). Durch sparsame und wirtschaftliche Bewirtschaftung die Ausgaben reduziert werden. Die Jahresprognose wurde dahingehend angepasst.  

-Kosten der Betriebs- und Geschäftsausstattung

Diese Position beinhaltet sowohl die Miet- als auch die Leasingkosten der regioIT. Diese wurden gesenkt durch verspätete Lieferungen, bspw. bei der Lieferung neuer Beamer, und auslaufende Leasingverträge, die nicht erneuert wurden. Des Weiteren gehört zu dieser Position die Kosten für die Wartung der EDV-Räume. Durch den langwierigen Vergabeprozess fielen keine Ausgaben hierfür im Berichtszeitraum an. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

-Kommunikationskosten

Zu den Kommunikationskosten gehören auch Leitungskosten für die VDI-Anbindung zur

regio-IT und zur Kufer-Cloud. Durch die Auslagerung in die Kufer-Cloud fallen deutlich weniger Kosten an, so dass die Jahresprognose angepasst werden kann.

-Büro- und EDV-Kosten

Die Auslagerung in die Kufer-Cloud wurde zum 01.04.2023 umgesetzt. Die hierdurch eingesparten Servicekosten wurden in der Jahresprognose entsprechend berücksichtigt.

-Prüfungskosten

Zu den Prüfungskosten gehören neben den Kosten für den Wirtschaftsprüfer seit Beginn des Berichtsjahrs die Prüfungskosten, z.B. der Deutschtest für Zuwanderer, telc-Zertifikate und Cambridge Prüfungen). Diese Änderung dient der innerbetrieblichen Transparenz bei der Leistungserstellung. Die Jahresprognose wurde dahingehend angepasst.

-Reisekosten

Der Ansatz beinhaltet neben den Reisekosten vor allem die Aufwendungen für Lehrgänge des Studieninstituts für Kommunale Verwaltung sowie Schulungs- u. Seminargebühren für neue Mitarbeiter*innen. Durch interne bedarfsorientierte Schulungen und dem Einsatz von Multiplikatoren konnten Kosten gesenkt werden. Des Weiteren sind im Berichtszeitraum noch nicht alle Abrechnungen erfolgt. Die Jahresprognose wird entsprechend angepasst.

-Fremdleistungskosten

Diese Position beinhaltet die Bewachungskosten für das Gebäude Peterstraße. Durch eine sparsame Bewirtschaftung konnten hier trotz der Herausforderungen, die mit dem Standort einhergehen, Kosten gesenkt werden. Die Jahresprognose wurde dementsprechend angepasst.

-Sonstige Aufwendungen

Zu dieser Position gehören u.a. die sonstigen Personalkosten und Forderungsverluste. Im Berichtszeitraum fielen zusätzliche Kosten für Arbeitskleidung der Hausmeister an.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Im Berichtsraum wurden zwei neue Projekte beantragt. Förderzusagen liegen bereits vor. Das Risikoportal für 2023 in Höhe von 400 TEUR wird geschlossen. Die Anmeldezahlen des jeweiligen Semesters werden mit vergleichenden Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zueinander ins Verhältnis gesetzt.

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Anlage/n:

Zwischenbericht zum 30.09.2023

Zwischenbericht zum 30.09.2023– Vorjahreswerte 30.09.2022

Bericht über den Geschäftsverlauf

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: