Kenntnisnahme - E 49.3/0003/WP18

Nr.

Maßnahme und Erläuterung

1

Update der Archiverschließungssoftware FAUST auf die Version 10: Das Stadtarchiv verwendet aktuell die Archiverschließungssoftware FAUST 9. Ende des Jahres endet der Support für diese Version, der Einkauf der neuen Version ist deshalb jetzt angezeigt.

2

Hilfskraft zur Digitalisierung von Großformaten: Mithilfe von Bundes-Fördermitteln konnte Ende 2022 ein A0-Aufsichtscanner beschafft werden, mit dem zurzeit die großen Plan- und Plakatbestände des Stadtarchivs digitalisiert werden, die im nächsten Schritt über den FAUST iServer online gestellt werden sollen. Um diesen Prozess zu beschleunigen, wurde eine Person aus den LEWAC-Werkstätten für zwei Tage die Woche beim Stadtarchiv eingestellt.

3

Retrokonversion Altfindmittel: Das Stadtarchiv hat beim LVR einen Förderantrag zur Bearbeitung und Umwandlung (Retrokonversion) von Findmitteln erstellt, die aktuell noch nicht datenbankfähig sind. Die Eigenmittel für den Förderantrag sollen aus den Sondermitteln bereitgestellt werden.

4

Digitalisierung von analogem Archivgut: Protokoll- und Ausschussunterlagen preußischer Zeit (PRZ 1), Luftschutzbauamt (PRZ 24), Reichsstädtische Edikte (RAA 6), Schöffenbriefe (RAU 2); insg. ca. 220.000 Digitalisate: Diese Archivbestände werden eingescannt, damit sie über die Archiv-Datenbank und nach Abschluss der Arbeiten auch online zugänglich gemacht werden können.
Dies erleichtert den Zugang und schützt die Archivalien, die dann nicht mehr im Original vorgelegt werden müssen.

5

Automatisierte Transkription der Rats- und Ausschussprotokolle der preußischen und reichsstädtischen Zeit (sog. Rats- und Beamtenprotokolle) durch Transkribus[1] (Anbieter einer KI-Lösung zur automatisierten Transkription alter Schriften: https://www.transkribus.org/de):
Transkribus ist ein genossenschaftlich organisiertes Unternehmen, das in den letzten Jahren mit der Unterstützung verschiedener wissenschaftlicher und öffentlicher Institutionen, v. a. Archiven, eine KI entwickelt hat, die automatisiert historische Schriften erkennen und transkribieren, d. h. in elektronische Schrift umwandeln kann. Hierzu werden bereits digitalisierte Archivalien zur Verfügung gestellt. Die Auftraggeber erhalten hierzu Textdateien zurück, die mit den Digitalisaten dann in der Archivdatenbank hinterlegt werden können. Auf diese Weise werden historische Quellen jeder Person zugänglich, ohne das Lesen der alten Schriften aufwendig erlernen zu müssen.
Die Transkription der Scans der angegebenen Archivbestände (die Ratsprotokolle preußischer Zeit sollen dieses Jahr eingescannt werden, s. Nr. 4) wird die Tätigkeit des Rates der Stadt Aachen vom Beginn der Überlieferung nach dem Stadtbrand von 1656 an bis zum Ende der preußischen Zeit 1944 für alle Interessierten in sehr einfacher Weise möglich machen.
Die Erwartung des Stadtarchivs ist, dass durch diese Demokratisierung des Informationszugangs mehr Forschungsarbeiten angestoßen werden, beginnend bei Schüler*innen über Lokalhistoriker*innen bis hin zur universitären Forschung durch Studierende und die Wissenschaft. Dies soll in einem Projekt erfolgen, um auf einen Schlag und ohne Bindung der sehr knappen Personalressourcen des Stadtarchivs ein breites Angebot machen zu können.

Automatisiert transkribiert werden sollen insg. 132.000 Seiten Rats- und Ausschussprotokolle preußischer Zeit und 25.000 Seiten Protokolle des Großen und Kleinen Rats reichsstädtischer Zeit (17./18. Jh.).

6

Lizenz für ein KI-Tool zur automatisierten Transkription (Transkribus; für ein Jahr): Das Tool soll zur Erhöhung der Nutzer*innenfreundlichkeit angeschafft werden; Ziel ist die zukünftige Einbindung der KI in Scanprozesse, sodass beim Einscannen Handschriften parallel elektronisch lesbar gemacht werden. Zum Softwarepaket gehören auch Möglichkeiten zum Crowd Sourcing, die das Stadtarchiv zukünftig gerne einsetzen würde. Auf diese Weise könnte die interessierte Öffentlichkeit bei archivischen Projekten online mitwirken (https://www.transkribus.org/de/kollaboration).

7

Funktionsverbesserung Aktenstrukturkataster durch die regio IT: Das Aktenstrukturkataster ist eines der beiden Projekte, die das Stadtarchiv im Rahmen der Digitalen Modellregion umgesetzt hat. Mit diesen Mitteln sollen die Sortier- und Filterfunktionen des Tools verbessert werden.

8

Anschaffung dreier Scantents (Zelte zur Digitalisierung von Archivgut per Mobiltelefon im Lesesaal; https://www.transkribus.org/de/scantent): Scantents sind kleine Tischzelte, die eine optimale Ausleuchtung von Bibliotheks- und Archivgut ermöglichen, um mit dem eigenen Mobiltelefon Aufnahmen benötigter Seiten bzw. Archivalien herstellen zu können.
Die Nutzer*innen können eine kostenfreie App verwenden, die die Abläufe bei der Erstellung der Aufnahmen erleichtert und teilw. automatisiert; so muss z. B. der Auslöser nicht mehr nach jedem Umblättern betätigt werden.

9

Anschaffung 11 neuer iPads für die Archivpädagogik mit Zubehör (Schutzhüllen etc.): Die Archivpädagogik des Stadtarchivs setzt einen iPad-Koffer ein. Die Geräte sind leider mittlerweile veraltet und werden ab September 2024 nicht mehr updatefähig sein, einige Geräte sind es bereits seit Anfang des Jahres. Die Geräte müssen ausgetauscht werden.

10

Neue Festplatte für A1-Scannerrechner: Das Stadtarchiv verfügt neben einem A0- auch über einen älteren A1-Aufsichtscanner. Die Festplatte dieses Gerätes ist veraltet, sie verzögert wegen ihrer nicht mehr ausreichenden Geschwindigkeit den Scanprozess und muss aus Effizienzgründen gegen eine SSD-Platte ausgetauscht werden.

11

Dokumentenkamera: Das Stadtarchiv verfügt bislang nicht über eine Dokumentenkamera, die ebenfalls im Rahmen der Archivpädagogik, aber auch bei öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen eingesetzt werden soll, um Archivgut situativ besser sichtbar machen zu können.

12

Display für Archivpädagogik und Veranstaltungen: Für die Archivpädagogik, aber auch für Veranstaltungen und Besprechungen soll ein mobiles Display angeschafft werden, um die Arbeitsflexibilität zu erhöhen.

keine

positiv

negativ

nicht eindeutig

x

gering

mittel

groß

nicht ermittelbar

x

keine

positiv

negativ

nicht eindeutig

x

gering

unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)

mittel

80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)

groß

mehr als 770 t / Jahr  (über 1% des jährl. Einsparziels)

gering

unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)

mittel

80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)

groß

mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)

vollständig

überwiegend (50% - 99%)

teilweise (1% - 49 %)

nicht

x

nicht bekannt