Kenntnisnahme - FB 11/0187/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt den Bericht zu den Richtlinien zum Umgang mit Ausgaben für Bewirtung und Repräsentation bei der Stadt Aachen (Bewirtungsrichtlinie), zur Gewährung von Zuwendungen an städt. Mitarbeitende zu besonderen persönlichen Ereignissen (Zuwendungsrichtlinie) und zur Ehrung verstorbener Mitarbeiter*innen der Stadt Aachen (Trauerspendenrichtlinie) zur Kenntnis.
 

Erläuterungen:

Als Ergebnis der vom Fachbereich Rechnungsprüfung (FB 14) erfolgten Prüfungen zur Finanzierung interner Betriebsveranstaltungen bei einzelnen Fachbereichen bzw. eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen / Eigenbetrieben wurde  auch der Bedarf für grundsätzliche Regelungen von Bewirtungen im dienstlichen Kontext und Zuwendungen an Mitarbeitende zu besonderen persönlichen Anlässen festgestellt.

Die Feststellungen der Rechnungsprüfung hat die Verwaltung veranlasst eine entsprechende Richtlinie zum Umgang mit Aufwendungen für Bewirtungen bei Terminen im Rahmen des üblichen Geschäftsverkehrs und im Rahmen repräsentativer Veranstaltungen zu entwickeln, die zukünftig dafür Sorge tragen soll, dass ein verwaltungsweit einheitlicher Maßstab beim Bewirtungsaufwand bzw. Repräsentationsaufwand für alle Dienststellenbereiche der Stadt Aachen unter Berücksichtigung des für den öffentlichen Dienst geltenden Grundsatzes der sparsamen, wirtschaftlichen und effizienten Haushaltsführung zur Anwendung kommt. 

Darüber hinaus sollte durch eine Richtlinie ein verwaltungsweit einheitliches Vorgehen bei der Gewährung von Zuwendungen an städtische Mitarbeitende zu besonderen persönlichen Anlässen für alle Dienststellenbereiche der Stadt Aachen geregelt werden.

Im Zusammenhang mit der Erstellung der Zuwendungsrichtlinie wurde der Bedarf einer Regelung von Gedenkmaßnahmen für verstorbene Mitarbeiter*innen der Stadt Aachen erkannt. Die zu diesem Zwecke erstellte Richtlinie orientiert sich an den landesrechtlichen Regelungen in diesem Kontext.                                                                                                                                 

Beide Richtlinien regeln Zuwendungen bzw. Ehrungsmaßnahmen über die gesetzliche Basis hinaus und schaffen einen entsprechenden Ermöglichungsrahmen unter Beachtung der Haushaltsgrundsätze.

Die Richtlinien unterliegen der Mitwirkungspflicht des Gesamtpersonalrates.

Sobald das Beteiligungsverfahren des Gesamtpersonalrats abgeschlossen ist, werden die Richtlinien zeitnah allen Mitarbeitenden durch Veröffentlichung in den Verwaltungsnachrichten und im Mitarbeitenden-Portal bekannt gegeben. Zudem werden die Leitungen der Dienststellenbereiche im Hinblick auf ihre Produktverantwortung vorab informiert.

Die Richtlinien zum Umgang mit Ausgaben für Bewirtung und Repräsentation bei der Stadt Aachen, zur Gewährung von Zuwendungen an städtische Mitarbeitende zu besonderen persönlichen Ereignissen sowie zur Ehrung verstorbener Mitarbeiter*innen der Stadt Aachen sind im Entwurf als Anlagen zu Ihrer Kenntnisnahme beigefügt.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

   Finanzielle Auswirkungen ergeben sich in Höhe der Ausgaben für Bewirtung und Repräsentationen,

   Zuwendungen sowie Trauerspenden.

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: