Kenntnisnahme - A 51/0181/WP15

Beschlussvorschlag:

 

1.       Der Kinder- und Jugendausschuss und der Schulausschuss  nehmen zur Kenntnis, dass der Oberbürgermeister beabsichtigt, auf der Grundlage

-          des beigefügten Abschlussberichtes des Projektes Schule – Jugend

-          des entsprechenden vorliegenden Organigramms des Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule

-          der positiven Stellungnahme des Landesjugendamtes

-          unter Berücksichtigung des ausgewiesenen Stellenmehrbedarfs

im Rahmen einer Organisationsverfügung das Schulverwaltungsamt (A 40) und das Jugendamt (A 51) zu einem Fachbereich Kinder, Jugend und Schule (FB 45) zusammen zu führen.

 

2.   Der Kinder- und Jugendausschuss und der Schulausschuss  nehmen zur Kenntnis, dass nach Einrichtung des Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule die neue Organisationseinheit in einem fortlaufenden Kommunikationsprozess die im Aufgabenspeicher des Projektes Schule-Jugend festgestellten Optimierungsziele sukzessive abarbeiten wird.

 

 

Beschlussvorschlag:

1.       Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt zur Kenntnis, dass der Oberbürgermeister beabsichtigt, auf der Grundlage

-          des beigefügten Abschlussberichtes des Projektes Schule – Jugend

-          des entsprechenden vorliegenden Organigramms des Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule

-          der positiven Stellungnahme des Landesjugendamtes

-          unter Berücksichtigung des ausgewiesenen Stellenmehrbedarfs

im Rahmen einer Organisationsverfügung das Schulverwaltungsamt (A 40) und das Jugendamt (A 51) zu einem Fachbereich Kinder, Jugend und Schule (FB 45) zusammen zu führen.

 

2.   Des  Weiteren empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss auf Vorschlag der Verwaltung dem Rat der Stadt  die Einrichtung von  6,5 Planstellen, wie sie in den Erläuterungen dargestellt sind. Der Stellenmehrbedarf ist aufgaben- und fallzahlenbedingt in verschiedenen Aufgabengebieten von Jugend und Schule entstanden.

 

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Erläuterungen:

Erläuterungen zum Projekt Schule - Jugend

Zum 01.08.2006 startete das Projekt Schule - Jugend unter Leitung von Herrn Stadtdirektor Rombey mit dem Auftrag, die gesetzlich normierte Zusammenarbeit von Jugendhilfe und Schule, für die bei der Stadt Aachen agierenden Organisationseinheiten Jugendamt und Schulverwaltungsamt sowohl in organisatorischer wie auch inhaltlicher Aufgabengestaltung zu hinterfragen und ggf. neu zu konzipieren.

Ziel sollte eine auf die Klienten, d.h. auf Kinder und Jugendliche und Eltern, zugeschnittene optimale Struktur sein, die daneben auch die gesetzlich geforderten vernetzten Planungen im Bereich Jugendhilfe und Schule gewährleistet.

Eine Mitarbeiterin aus dem Dezernat Bildung und Kultur, Schule, Jugend und Sport und ein Mitarbeiter aus dem Fachbereich Personal und Organisation bildeten das Projektbüro, das die organisatorischen Belange des Projektes steuerte und betreute.

 

Eine Steuerungsgruppe  wurde gebildet, in der neben den Dezernenten „Bildung und Kultur, Schule, Jugend und Sport“ und „Personal Organisation und Soziales“  und Vertreter/ -innen des Jugendamtes  und des Schulverwaltungsamtes sowie des Fachbereiches Personal und Organisation auch die Untere Schulaufsichtsbehörde sowie Personalrat, Gleichstellungsbüro und Schwerbehindertenvertretung vertreten waren. Mit der konstituierenden Sitzung der Steuerungsgruppe am 15.08.2006 wurde die Arbeit der Arbeitsgruppen im September 2006 sukzessive aufgenommen,  Hearing-Veranstaltungen wurden durchgeführt,  Erfahrungen mit anderen Kommunen ausgetauscht und Gespräche mit den freien Trägern geführt.

 

Die Hearing-Veranstaltungen sicherten u.a. die gewünschte und notwendige Beteiligung der Jugendhilfeeinrichtungen und der Schulen.

 

Die Wahl einer Mitarbeiter/ -innenvertretung mit Sitz  in der Steuerungsgruppe, sogenannte „INFO-Letter“ und die im März 2007 durchgeführte Mitarbeiter/ -innenversammlung sorgten für die Beteiligung und Unterrichtung der beiden sehr personalintensiven  Bereiche.

 

Der Projektprozess führte insgesamt zu der Erkenntnis, dass zur Erreichung der gewünschten Projektziele in der Stadt Aachen die Zusammenlegung der beiden jetzigen Organisationseinheiten zu einer Organisationseinheit unumgänglich ist. Dies war insbesondere Ergebnis der Workshops „Struktur“ unter Beteiligung von Herrn Rombey, den jetzigen Leitungen und stellvertretenden Leitungen von Schulverwaltungsamt und Jugendamt.

 

Die Steuerungsgruppe fasste in der 6. Sitzung am 08.03.2007 den einvernehmlichen Grundsatzbeschluss, beide jetzigen Ämter in Form eines Fachbereiches zusammenzulegen. In den weiteren Workshops „Struktur“, auch unter Beteiligung des Fachbereiches Personal und Organisation und dem Projektbüro, wurde eine differenzierte Aufgabenverteilung, die Strukturierung des Fachbereiches mit Planstellenzuordnung sowie die Notwendigkeit von Planstelleneinrichtungen konzipiert. Das abschließende Ergebnis der Entwicklungsphase des Reorganisationsprojektes verabschiedete die Steuerungsgruppe einvernehmlich in der 7. Sitzung am 19.04.2007.

 

Ausführliche Informationen können zudem dem Abschlussbericht des Projektes entnommen werden, der als Anlage 4 der Vorlage beigefügt ist.

 

 

Erläuterungen zur Organisation des Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule

Zu dem künftigen Organigramm des „Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule (Jugendamt)“ (siehe Anlage 1) sind folgende allgemeine Hinweise zu geben:

Dem Beispiel der Stadt Mülheim an der Ruhr wird gefolgt, mit der Vergabe der Organisationsziffer FB 45 zu symbolisieren, dass sich die bisher organisatorisch getrennten Systeme Schule und Jugend vereinigen und sich in ihrem Handeln auf gleicher Augenhöhe begegnen.

Unterhalb der Fachbereichsleitung gliedert sich der Fachbereich in sieben Abteilungen mit jeweiliger Abteilungsleitung:

-          FB 45/1  Planung

-          FB 45/2  Kitas, OGS, Jugendarbeit

-          FB 45/3  Soziale Dienste

-          FB 45/4  Schulbetrieb

-          FB 45/5  Pädagogische Dienste

-          FB 45/6  Finanzen, Verwaltung, IT

-          FB 45/7  Schulaufsicht

Bei allen Abteilungen erfolgt keine Freistellung der Abteilungsleitung. Den Abteilungsleitungen werden neben der Leitungsfunktion herausragende/ steuernde/ koordinierende Fachaufgaben übertragen. Daneben nehmen sie folgende Aufgaben wahr:            

-          Strategische Fachplanung und Controlling im Kontext einer verschränkten Planung

-          Kontaktpflege mit freien Trägern

-          Dienst- und Fachaufsicht über alle Mitarbeiter und Aufgabengebiete der Abteilung

-          Personalführung und Personalentwicklung

-          Außenvertretung für die Abteilung

-          Koordination der Gremienarbeit

-          Budgetverantwortung für die eigene Abteilung

-          Akquisition von Drittmitteln

-          Grundsatzangelegenheiten

 

Die Abteilungsleitungen vertreten sich in der Vertikalen, d.h. innerhalb der jeweiligen Abteilung.

 

Zur Gewährleistung einer angemessenen Führungsspanne auf Seiten der Abteilungsleitung ist innerhalb der einzelnen Abteilungen eine Teamstruktur erforderlich. Die Teams sind, sofern organisatorische oder fachliche Gründe nicht dagegen sprechen, mit einer Teamleitung versehen (siehe Anlage 1 Organigramm). Die zukünftige klare Struktur mit angemessenen Leitungsspannen soll den Führungskräften ein notwendiges Zeitbudget ermöglichen, die ihnen übertragenen Fachaufgaben inhaltlich nachhaltig durchführen zu können.

 

Hingewiesen wird auf zum Teil neu zu bildende Aufgabenfelder, die nach dem Prozess von allen Beteiligten als dringend notwendig erachtet wurden. So z.B. das Datenmanagement (FB 45/1 Planung) die Fachberatung für den Bereich Offene Ganztagsgrundschule (FB 45/2 Kitas, OGS, Jugendarbeit), die Teamleitung Betriebskosten (FB 45/6 Finanzen, Verwaltung, IT) oder ggfs die Aufgabe „Bildungsbüro“ (FB 45/5 Pädagogische Dienste).

      

Nach Beschlussfassung im  Personal- und Verwaltungsausschuss soll die Ausschreibung der Funktion der künftigen Fachbereichsleitung erfolgen. Mit der Besetzung der Stelle der Fachbereichsleitung nach Durchführung eines Assessment Center Verfahrens wird der neue Fachbereich Kinder, Jugend und Schule wirksam gebildet.

 

Das Landesjugendamt hat mit Schreiben vom 11.05.07 (siehe Anlage 2) eine positive Stellungnahme zur Bildung des Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule und dem zu Grunde liegenden Organigramm abgegeben

 

 

Erläuterungen zum Stellenmehrbedarf

Die Steuerungsgruppe des Projektes Schule - Jugend hat in ihrer Sitzung am 19.04.2007 unter Leitung der Dezernate „Bildung und Kultur, Schule, Jugend und Sport“ und „Personal Organisation und Soziales“ das  Organigramm des neu zu bildenden Fachbereiches „Kinder, Jugend und Schule“ verabschiedet. Verdeutlicht werden die zukünftige Aufbaustruktur auf  allen Führungsebenen (Fachbereichsleitung, Abteilungen, Teams)  und die Aufgabenverteilung. Der Verwaltungsvorstand ist  in seiner Sitzung am 23.04.2007 den Vorschlägen der Steuerungsgruppe gefolgt. Der Personalrat wurde in seiner Sitzung am 02.05.2007 gem. § 75 LPVG NRW angehört und teilte mit, gegen die Umsetzung der Ergebnisse des mitarbeiterorientierten Reorganisationsprozesses keine Bedenken zu haben.

Sowohl aufgabenbedingt wie fallzahlenbedingt ist die Neueinrichtung von Planstellen erforderlich. Der nachstehenden Aufstellung sind Umfang und Grund zu entnehmen. Die  Fallzahlen-/ OGS- bedingten Stellenmehrbedarfe sind kenntlich gemacht. Diese werden unabhängig von der jetzigen oder künftigen Struktur durch die Fachdienststelle als notwendig erachtet. Es ergeben sich folgende finanziellen Auswirkungen:

Abteilung Aufgabe Stellen-umfang Bewertung A..BBesG       E.. TVöD Personal-kosten Arbeits-platzkosten Gemein-kosten Gesamt-kosten                 Planung Kita-Bedarfsplanung 0,5 A 10/ E 9 26.050 € 15.600 € 5.210 € 46.860 € dto. Jugendhilfeplanung 0,5 A 11/ E 10 29.550 € 15.600 € 5.910 € 51.060 € dto. Datenmanagement 0,5 A 10/ E 9 26.050 € 15.600 € 5.210 € 46.860 € Kitas, OGS, Jugendarbeit Abteilungsleitung 1 A 14/ E 14 81.100 € 15.600 € 16.220 € 112.920 € dto. Fachberatung/ Koordination OGS 1 A 12/ E 11 65.400 € 15.600 € 13.080 € 94.080 € dto. erzieh. Kinder-/Jugendschutz 0,5 A 10/ E 9 26.050 € 15.600 € 5.210 € 46.860 € Schulbetrieb Personaleinsatzpla-nung (OGS-bedingt) 0,5 A 8/ E 8 22.750 € 15.600 € 4.550 € 42.900 € Pädagogische Dienste Abteilungsleitung 1   A 13hD/ E 13 72.400 € 15.600 € 14.480 € 102.480 € Finanzen, Ver waltung, IT Elternbeiträge Erhöhung um 600 Plätze 0,5 A 6/ E 5 17.800 € 15.600 € 3.560 € 36.960 € dto. Tagespflege Fallzahlenerhöhung 0,4 A 8/ E 8 18.200 € 15.600 € 3.640 € 37.440 € Gesamt   6,4   385.350 € 156.000 € 77.070 € 618.420 €

Zusatzerläuterungen zur Bewertung der Mehrstellen für den Personal- und Verwaltungsausschuss

Bei den ausgewiesenen Wertigkeiten handelt es sich um eine erste Einschätzung. Mit weiterer Ausgestaltung der Stellenprofile im Rahmen des Prozesses der organisatorischen und inhaltlichen Umsetzung des Fachbereiches Kinder, Jugend und Schule wird der Fachbereich Personal und Organisation die Bewertungen in einem angemessenen Zeitraum überprüfen. 

Erläuterungen zum Aufgabenspeicher (siehe Anlage 3)

Bereits früh in der Arbeitsgruppenphase wurde erkannt, dass viele der Themen, die einen Handlungsbedarf in den Kooperationsfeldern ausmachen, nicht in dem Projekt Schule – Jugend bearbeitet werden können. Zum einen ist das Projekt auf die Reorganisation des Schulverwaltungsamtes und des Jugendamtes schwerpunktmäßig ausgerichtet, wobei die komplexe Beteiligungslandschaft mit in den Blick genommen worden ist. Damit wurde eine Abgrenzung zu fachinhaltlichen Aufgaben vorgenommen, die unabhängig vom Projekt weiterhin bearbeitet werden sollten. Zum anderen sind manche Arbeiten in der Erwartung von organisatorischen Veränderungen, wegen fehlender zeitlicher Möglichkeiten - u.a. durch Bindung von Ressourcen für das Projekt - aber auch durch fehlende Planstellen bzw. aufgrund mangelnder struktureller Voraussetzungen bislang nicht ausführbar gewesen. Zudem sind durch die sehr aktive und produktive Zusammenarbeit von Vertretungen aus „den drei Behörden“ (Jugendamt, Schulverwaltungsamt und Schulaufsicht) Ideen und Vorschläge zusammengetragen worden, die über die Aufbauorganisation hinausgehen. Sie werden die Geschäftsprozesse im Sinne einer besseren Vernetzung aller Akteure unterstützen, die Information, Kommunikation und Koordination untereinander verbessern und gegenüber den Kunden das Dienstleistungsangebot ganzheitlich und transparent erscheinen lassen.

Hiermit ist nochmals ein bedeutsames Veränderungspotential gegeben, das auch von der Ebene der Mitarbeiter durch die Partizipation an der Entwicklung getragen wird. Darüber hinaus wird die Umsetzung auch zielstrebig auf Beteiligten- und Steuerungsebene gefordert. Um dies nachhalten zu können, wurde ein Aufgabenspeicher angelegt. Die dortigen Themen sind ebenso getragen durch die Auswertung der Hearing-Veranstaltungen. Die Verantwortung für die Überprüfung der Machbarkeit  und im positiven Falle für die konsequente und nachhaltige Umsetzung wird der Leitung des zukünftigen Fachbereiches übertragen. Ein diesbezügliches Controlling  kann über die Instrumente der Personalentwicklung (z.B. Zielvereinbarung, Mitarbeitergespräch) und auch durch unaufgeforderte Rechenschaft gegenüber den Fachausschüssen stattfinden. Auch mit  dem Personalrat könnte ein Berichtszeitraum vereinbart werden. Der Reorganisationsprozess wird so in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess überführt, der sich aus dem Fachbereich heraus trägt und als Gemeinschaftsaufgabe der öffentlichen und auch der freien Träger gefördert wird.      

 

 

Finanzielle Auswirkungen:

Siehe Erläuterungen