Entscheidungsvorlage - FB 20/0014/WP16

Beschlussvorschlag:

Der Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt, für das Haushaltsjahr 2010 seine Zustimmung zur Genehmigung überplanmäßiger Mittel in Höhe von 148.873,70 € zu erteilen.

Grehling

Der Rat der Stadt beschließt für das Haushaltsjahr 2010 seine Zustimmung zur Genehmigung überplanmäßiger Mittel in Höhe von 148.873,70 € zu erteilen.

Philipp

Erläuterungen:

Im Rahmen der NKF-Einführung konnte aufgrund der nicht implementierten Prozesse innerhalb der Stadt Aachen die Anlagenbuchhaltung nicht zeitgerecht bedient werden, so dass sich eine große Menge von unerledigten Vorgängen angesammelt hat.

Hierzu gehören im Wesentlichen Abschlussarbeiten zur Erstellung der Eröffnungsbilanz, die Aufarbeitung der Belege der Jahre 2008 und 2009 für die Anlagenbuchhaltung sowie die Zuarbeiten zu den Jahresabschlüssen der Jahre 2008 und 2009 aus der Anlagenbuchhaltung.

Es wurde gemeinsam mit der regioiT ein Vorgehenskonzept entwickelt, welches eine Abwicklung der Arbeitsprozesse vorsieht.

Die Projektplanung beinhaltet die folgenden Meilensteine:

-              Fertigstellung der Eröffnungsbilanz 2008

-              Jahresabschluss 2008

-              Jahresabschluss 2009

Die sich daraus ergebenden Arbeitspakete werden in enger Zusammenarbeit zwischen der regioiT und dem Fachbereich Finanzsteuerung abgearbeitet.

Hierbei bietet die regioiT im Wesentlichen auch technische Arbeiten und Auswertefunktionalitäten an, um die Arbeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Fachbereich Finanzsteuerung zu unterstützen.

Gerade die Arbeiten im Rahmen der Jahresabschlusserstellung für die Jahre 2008 und 2009 sind geprägt durch eine Vielzahl von Buchungen, die technisch durch die regioiT unterstützt werden können.

Für diese Arbeiten hat die regioiT der Stadt Aachen ein Angebot erstellt, das einen Betrag in Höhe von 124.550,10 € ausweist.

Um jedoch auch die Qualität der Anlagenbuchhaltung weiterführen zu können, müssen gerade im Zusammenhang mit der Einführung der Finanzsoftware SAP die Anlagenbuchhaltungsprozesse neu definiert werden. Ziel ist es, die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse und die Prozesse der SAP-Anlagenbuchhaltung optimal aufzubauen, da hierauf alle künftigen Jahresabschlüsse basieren.

Die einzelnen Prozesse können je nach Anlagenklasse, gerade im Bereich des Infrastrukturvermögens, stark variieren und bedürfen gerade bei der Entwicklung eine enge Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Fachbereichen und dem Fachbereich Finanzsteuerung.

Die Implementierung der Prozesse steht im engen Zusammenhang mit der Einführung von SAP.

In diesem Zusammenhang müssen die aufgelaufenen Belege hinsichtlich Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden.

Auch hier erfolgt eine enge Zusammenarbeit mit den einzelnen Fachbereichen, damit eine endgültige Verbuchung vorbereitet werden kann. Diese Aufgabe soll im Wesentlichen von der Geschäftsbuchhaltung der Stadt Aachen wahrgenommen werden. Die regioiT hingegen soll bei der Koordination der Aufgabenstellung, Auswertung der Daten sowie der Einweisung der Mitarbeiter unterstützen.

Zusätzlich wird eine Unterstützungsberatung im Rahmen der Kosten - und Leistungsrechnung im

SAP-System angeboten, um die kostenrechnenden Bereiche optimal im SAP-System abzubilden und die Kosten auch auf den entsprechenden Produkten ausweisen zu können.

Hierzu hat die regioiT ein Angebot in Höhe von 24.323,60 € erstellt.

Das Projekt wird ebenfalls durch die örtliche Rechnungsprüfung der Stadt Aachen aktiv unterstützt und begleitet. So können zeitnah bereits die Anforderungen der Rechnungsprüfung mit einbezogen und eine gute Kommunikation und Informationen für eine anschließende Prüfung gewährleistet werden.

Der Fachbereich Finanzsteuerung geht darüber hinaus davon aus, dass sich durch das Projekt und der damit einhergehenden intensiven und gestalterischen Auseinandersetzung u.a. mit der Eröffnungsbilanz, der Prozesse der Anlagenbuchhaltung und dem SAP-System wesentliche Verbesserungen erzielen lassen, die über dem bereitzustellenden Betrag liegen werden.

Die entsprechenden Mittel werden im Produkt 01 09 01 auf dem Konto 54290000 „sonstige Aufwendungen für die Inanspruchnahme von Rechten und Diensten“  und 74290000 „ Auszahlungen für die Inanspruchnahme von Rechten und Diensten“ zur Verfügung gestellt.

Der Gesamtbetrag in Höhe von 148.873,70 € kann durch Wenigeraufwendungen im Bereich der Zinsen im Produkt 16 02 01  auf dem Konto  55160000 “Zinsaufwand an sonstige öffentliche Sonderrechnungen” und 75160000 “Zinsauszahlungen an sonstige öffentliche Sonderrechnungen“ zur Verfügung gestellt werden.

Siehe Sachverhaltsdarstellung