Entscheidungsvorlage - FB 40/0054/WP16

Beschlussvorschlag:

1.       Der Schulausschuss stimmt der Verlängerung der PC-Einsatzzeit von 5 auf 7 Jahren in den Grundschulen sowie dem anschließenden Austausch dieser PCs gegen 5 Jahre alte Rechner aus der Stadtverwaltung oder aus weiterführenden Schulen zu.

2.       Diese gebrauchten Rechner werden weitere 2 - 3 Jahre in den Grundschulen eingesetzt und anschließend erneut gegen 5 Jahre alte gebrauchte PCs ausgetauscht.

Erläuterungen:

1. Ausgangslage:

Lt. der Schülerstatistik aus Oktober 2009 gibt es in den 39 städtischen Grundschulen insgesamt 257 Klassen der Stufen 2 - 4. Lt. Ausstattungsrichtlinien stehen den Grundschulen für diese Klassen jeweils 2 PCs zu (für die 2. Klassen allerdings nur auf Antrag).

Zusätzlich erhält jede Grundschule lt. Ausstattungsrichtlinie für das Lehrerzimmer je 1 PC.

Insgesamt müssten den Grundschulen somit im Rahmen der IT-Ersatzausstattung, die im Jahr 2012 turnusgemäß ansteht, ca. 543 PCs zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten für diese Neubeschaffungen (PCs und Tastaturen) würden sich bei den heutigen Preisen lt. Warenkorb der Fa. regio iT aachen GmbH auf 244.388,01 € + MWSt (also brutto insgesamt 290.821,73 €) belaufen.

Da Hardware geleast wird, verteilt sich die finanzielle Belastung auf 3 Jahre und beträgt insgesamt 336.189,79 € (inkl. Leasingkosten und Restkaufpreisen).

2. Vorschlag zur Haushaltskonsolidierung

Im Rahmen der Vorschläge zur Haushaltskonsolidierung schlägt die Verwaltung vor, den Grundschulen keine neuen PCs zur Verfügung zu stellen. Die vorhandenen Rechner würden zunächst nicht ausgetauscht, sondern 2 weitere Jahre (also insgesamt 7 Jahre) eingesetzt. Anschließend erfolgt ein Austausch gegen 5 Jahre alte pädagogische PCs aus weiterführenden Schulen oder aber gegen 5 Jahre alte PCs aus der Stadtverwaltung.

Jedes Jahr werden ca. 400 PCs in der Stadtverwaltung Aachen (ohne Eigenbetriebe) ausgetauscht. Nach 3-jähriger Leasingzeit werden die PCs 2 weitere Jahre eingesetzt, bevor sie erneuert werden. Die PCs gehen nach Ablauf der 3-jährigen Leasingzeit nach Zahlung eines Restkaufpreises ins Eigentum der Stadt über.

Die gebrauchten Verwaltungs-PCs könnten in den Grundschulen eingesetzt werden. Selbstverständlich würden die möglicherweise auf den Rechnern vorhandenen Daten vorab it-sicherheitskonform gelöscht.

Es wäre auch ein Austausch gegen pädagogische PCs möglich, die bei den weiterführenden Schulen turnusgemäß nach 5 Jahren ausgetauscht werden.

3. Bewertung

In der Vergangenheit wurden den Grundschulen als Zusatzangebot für PC-Räume bereits 4 - 5 Jahre alte gebrauchte Verwaltungs-PCs angeboten. Die Erfahrungen mit diesen PCs sind positiv.

Selbst, wenn davon ausgegangen wird, dass ca. 10 % der 5 Jahre alten PCs im Laufe der 2 - 3-jährigen weiteren Einsatzzeit aufgrund eines Hardwareschadens ersetzt werden müssten, wären keine Neubeschaffungen erforderlich. Als Ersatz könnten ebenfalls gebrauchte PCs installiert werden.

Die Fa. regio iT aachen GmbH hat erklärt, dass der Austausch der dann 7 Jahre alten PCs in den Grundschulen gegen gebrauchte PCs aus der Verwaltung oder aus anderen Schulen im Jahr 2014 im Rahmen der Servicevereinbarungen ohne zusätzliche Kosten erfolgen kann. Es werden wie bisher lediglich 25,00 € + MWSt/PC für Aufbau und Installation innerhalb der Schule berechnet.

Der Transport der gebrauchten Verwaltungs-PCs zu den Schulen ist noch ungeklärt. Es sollte aber möglichst erreicht werden, dass die PCs von den Schulen an einer zentralen Stelle abgeholt werden. Beim Austausch der Alt-PCs für die PC-Räume wurde dies bereits erfolgreich praktiziert.

Falls der Transport durch die Grundschulen nicht möglich sein sollte, könnte Kontakt zu E 26 (Botendienste) aufgenommen werden, bevor kommerzielle Transportmöglichkeiten geprüft würden.

Die 5 Jahre alten PCs könnten nach jeweils weiterer ca. 2 - 3-jähriger Einsatzzeit in den Grundschulen erneut gegen aktuellere ausfinanzierte Verwaltungs-PCs oder Pädagogik-PCs getauscht werden. 

Auch diese im Verhältnis zu den bisherigen Ausstattungsintervallen (5 Jahre) zusätzlichen Rechneraustausche würden von regio iT im Rahmen der Servicevereinbarungen ohne weitere Kosten durchgeführt. Lediglich für Transport und Aufbau der PCs innerhalb der Schule würde regio iT wiederum die üblichen 25,00 € + MWSt/PC berechnen. Bei ca. 543 auszutauschenden PCs würden somit zusätzliche Kosten in Höhe von 13.575,00 € + 19% MWSt = 16.154,25 € anfallen.

Falls zeitgleich auch die Alt-PCs in den PC-Räumen der Grundschulen (Zusatzangebot) ausgetauscht werden müssten, wären bis zu 1018 PCs in den Grundschulen zu installieren. Die Kosten würden sich auf insgesamt 30.285,50 € inkl. MWSt belaufen. 

Berechnung der Kostenersparnis verteilt auf die Jahre 2012 - 2016:
Gesamtkosten für 543 neue PCs für die Grundschulen (verteilt auf 3 Jahre)                     =              336.189,79€

+  nicht erforderliche (eingesparte) Dienstleistungen regio iT für Transport                           

und Aufbau von 543 PCs in 2012                                                                                     =                16.154,25€

./. Dienstleistungen regio iT für Transport und Aufbau von 1018 PCs bei einem

zusätzlichen Austausch nach 2 Jahren in 2014 (inkl. zusätzlicher Alt-PCs)              =                30.285,50€

./. Dienstleistungen regio iT für Transport und Aufbau von 1018 PCs bei einem

zusätzlichen Austausch nach 2 weiteren Jahren in 2016 (inkl. zus. Alt-PCs)              =                30.285,50€

Kostenersparnis bei PC-Einsatzzeit von 7 Jahren und anschließender

Ausstattung der Grundschulen mit gebrauchten PCs                                           =              291.773,04€

Kostenersparnis verteilt auf die Jahre 2012-2016:

2012:              54.092,82 € anteilige Leasingraten + 16.154,25 € Transport 543 PCs               =                70.247,07€

2013:              108.185,64 € komplette jährliche Leasingrate                                                        =              108.185,64€

2014:              komplette jährliche Leasingrate ./. 30.285,50 € Transport 1018 PCs              =                77.900,14€

2015:               54.092,82 € anteilige Leasingrate + 11.632,87 € Restkaufpreiszahlung              =              65.725,69€

2016:               ./. 30.285,50 € kompletter Austausch; Transport 1018 PCs                             =                30.285,50€

                                                                                                                                            =              291.773,04€