Kenntnisnahme - E 49.5/0028/WP16

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Einführung SAP beim Kulturbetrieb der Stadt Aachen E49

Ausgangssituation:

Die Software KIRP, die zur Abbildung der kaufmännischen Prozesse bisher im Einsatz war, wurde in der Kernverwaltung der Stadt Aachen durch SAP abgelöst.

Da der Kulturbetrieb in den Konzernabschluss der Stadt Aachen integriert werden muss, ist eine Umstellung des Kulturbetriebes ebenfalls auf SAP notwendige Konsequenz.

Eckdaten:

Projektphase: Feb. 2010 bis Dez. 2010

Go-Live: 03.01.2011 mit Beginn des Wirtschaftsjahres

Lenkungsgruppe: Fr. Tirtey (Kulturbetrieb), Hr. Klösges (Stadt Aachen), Hr. Dödtmann (Stadt Aachen), Hr. Ludwigs (regio iT)

Projektleitung: Fr. Reichel (Kulturbetrieb), Hr. Golloch (regio iT)

Primär umzustellende Bereiche:

Finanz- und Rechnungswesen, Controlling

Weiterführende Anpassungsmaßnahmen sind zu einem späteren Zeitpunkt in der bisher manuellen Rechnungsstellung und dem Beschaffungswesen anvisiert.

Status Quo:

Durch diverse Vorgaben im System SAP und der Wunsch nach einer durch SAP nun möglichen optimierten Auswertungsmöglichkeit wurden bei der Migration mehrere Betriebsabläufe kritisch betrachtet und ggf. angepasst. Dabei wurden dennoch alle Projektphasen terminlich und kostentechnisch eingehalten.

Zum 03.01.2011 wurde das System in den Echtzeitbetrieb termingerecht überführt und produktiv geschaltet.

Zur Zeit sind noch folgende Positionen in Bearbeitung (Stand 03.01.2011):

-          Abschluss der Abnahmetests (voraussichtlich Ende Jan. 2011)

-          Einrichtung der Kostenrechnung (Kostenstellen, Profitcenter, Auftragswirtschaft)

-          Umstellung Schnittstelle RUBIN zu SAP (Fertigstellung 11.01.2011)

-          Schnittstelle SAP zu dem Vorverfahren TopCash (voraussichtlich Feb. 2011)

-          Überführung der Personaldaten in die neue Kostenstellenstruktur (Ende Jan. 2011)

-          Altdatenmigrationen von Anlagendaten sowie die Bilanzsalden (Fertigstellung mit Abschluss der Jahresabschlussarbeiten 2010)

-          Produktivsetzung Anlagenbuchhaltung (Sommer 2011)

-          laufende Prozessoptimierungen und Produktivunterstützungen.

Weiterhin sind die laufenden Betriebskosten nach Produktivstart noch nicht seitens der Stadt Aachen kommuniziert worden. Hier verweisen wir auf das Risikomanagement 2011.