Kenntnisnahme - FB 11/0059/WP16

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

In der Bilanz der Stadt Aachen sind gem. § 36 Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW) u.a. Rückstellungen für nicht genommenen Urlaub und Mehrarbeitsstunden zu bilden.

Zum Stichtag 31.12.2010 betragen die Rückstellungen im Bereich der Inneren Verwaltung (ohne Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnliche Einrichtungen) für nicht genommenen Urlaub ca. 1,9 Mio. € sowie für Mehrarbeitsstunden ca. 1,35 Mio. €.

Diese Beträge könnten ggf. durch eine temporäre Schließung der Stadtverwaltung zwischen Weihnachten und Neujahr reduziert werden.

Eine Schließung der Verwaltung zwischen Weihnachten und Neujahr wurde im Jahr 2010 durch einzelne Städte des Ruhrgebietes vorgenommen. Auf eine entsprechende Nachfrage bei den Städten Essen, Gelsenkirchen, Hattingen und Oberhausen hat bisher nur die Stadt Essen geantwortet.

Die Verwaltung der Stadt Essen (ca. 580.000 Einwohner) blieb vom 22.12.2010 bis zum 02.01.2011, an 6 Arbeitstagen, geschlossen.

Für dringende Anliegen der Bürger wurden Notdienste eingerichtet.

Zum Stichtag 31.12.2009 betrugen die Rückstellungen bei der Stadt Essen für Resturlaub ca. 12,5 Mio. €, für Mehrarbeitsstunden ca. 3 Mio. €.

Durch die Schließung der Stadtverwaltung zwischen Weihnachten und Neujahr werden in der Stadt Essen Einsparungen im Bereich der Rückstellungen in Höhe von ca. 3 Mio. € erwartet. Ein tatsächlicher Betrag kann noch nicht benannt werden.

Zusätzliche Einsparungen im Bereich der Gebäudekosten werden durch die Stadt Essen nicht angesetzt, da Gebäudeschließungen aufgrund der Notdienste nicht durchgängig erfolgen können und zur Vorbeugung von Frostschäden auf die Beheizung der Gebäude nicht komplett verzichtet werden kann.

Die tatsächlich erwarteten Einsparungen resultieren damit nicht aus geringeren Ausgaben, sondern aus einer Reduzierung der Bilanzposition „Rückstellungen“. Weiterhin gibt die Stadt Essen an, dass allein die Schließung der Verwaltung nicht zu dem erwarteten Effekt führen wird.

Um den angegebenen Einsparerfolg zu erzielen, wurden in Essen noch weitere Maßnahmen beschlossen:

1. Die Gleitzeitvereinbarung wurde dahingehend geändert, dass Gleitzeitguthaben zum 31.12. eines jeden Jahres auf „Null“ zurückgefahren werden müssen. Eine Übertragung von Gleitzeitguthaben in das nächste Jahr ist damit ausgeschlossen.

2. Für das Jahr 2011 wird darüber hinaus angestrebt, alle bestehenden Überstunden vollständig abzubauen. Eine Vereinbarung zu Langzeitkonten existiert in der Stadt Essen nicht.

3. Die Übertragung von Resturlaub in das nächste Jahr wird auf das gesetzliche bzw. tarifliche Maß reduziert, d.h., für Beschäftigte ist eine Übertragung von Urlaub in das nächste Jahr nur noch in Ausnahmefällen möglich. Bei Beamten bieten sich hier keine Möglichkeiten, da diese einen gesetzlichen Anspruch darauf haben, ihren Urlaub bis zum 30.09. des Folgejahres übertragen zu können.

Für die Stadt Aachen wäre zum jetzigen Zeitpunkt von Folgendem auszugehen:

Eine Reduzierung der Rückstellungen für Resturlaub und Mehrarbeitsstunden wäre allein durch die Schließung der Verwaltung an Brückentagen nicht zu erwarten, sondern von flankierenden Maßnahmen, ähnlich wie sie in Essen vereinbart wurden, abhängig. Ohne solche Maßnahmen wären Einsparungen zu einem großen Teil vom unvorhersehbaren Urlaubs- und Arbeitszeitverhalten der MitarbeiterInnen abhängig. Würden diese die erforderlichen Stunden für die Betriebsferien im Vorhinein durch zusätzliche Mehrarbeitsstunden aufbauen, so würde sich keinerlei Wirkung auf die Rückstellungen ergeben. Auswirkungen auf die Urlaubsrückstellungen wären aus den bereits für die Stadt Essen genannten tariflichen und gesetzlichen Gründen allenfalls im Bereich der tariflich Beschäftigten zu erwarten. Die Urlaubsrückstellungen für diesen Personenkreis betragen ca.

890.500 €. Inwieweit eine Reduzierung dieses Betrages möglich ist, kann ebenfalls nicht vorhergesehen werden, da tariflich eine Urlaubsübertragung möglich ist, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Auf die Beachtung dieser Voraussetzungen für die Urlaubsübertragung wird bereits jetzt Wert gelegt, sodass große Einsparungen in diesem Bereich nicht zu erwarten sind.

Die Reduzierung von Rückstellungen hat lediglich Auswirkungen auf die Ergebnisrechnung, nicht aber auf die Finanzrechnung, d.h., es werden keinerlei tatsächliche Auszahlungen vermieden.

Eine Erhöhung der Rückstellungen erfolgt von einem Jahr zum nächsten nur, wenn sich die Zahl der nicht genommenen Urlaubstage erhöht bzw. neue Mehrarbeitsstunden hinzukommen. In den Jahren 2007 und 2008 betrug diese Erhöhung (Zuführung zur Rückstellung) durchschnittlich ca. 23.000 €. Ein vollständiger Abbau von Mehrarbeitstunden und eine vollständige Inanspruchnahme des Urlaubsanspruchs bis zum 31.12. eines Jahres würde dazu führen, dass die Rückstellungen in diesem Jahr ergebniswirksam vollständig aufgelöst werden könnten. Bei den gleichen Annahmen für die Folgejahre würden in diesen Jahren keine neuen Rückstellungen gebildet.

Der Effekt auf die Bilanz wäre damit einmalig auf das Jahr der ergebniswirksamen Auflösung der Rückstellungen beschränkt. Für die Folgejahre würden sich Verbesserungen nur insofern ergeben, dass die Zuführungen in Höhe von 23.000 € entfallen.

Bei der Stadt Aachen hatten zwischen Weihnachten und Silvester 2010 44 % der MitarbeiterInnen frei. Die Möglichkeit der Reduzierung der Rückstellungen beschränkt sich damit auf die verbleibenden 56 %. Unter Berücksichtigung von voraussichtlich 10 % der MitarbeiterInnen, die Notdienste leisten müssen, ergibt sich eine mögliche Reduzierung der Rückstellungen für Resturlaub und Mehrarbeitsstunden in Höhe von max. 700.000 €. Dieser Betrag würde sich um vorab zusätzlich aufgebaute Mehrarbeitsstunden evtl. reduzieren.

Durch den Fachbereich Finanzsteuerung wurde bestätigt, dass allein die Schließung der Verwaltung an Brückentagen nur geringe Auswirkungen auf die Rückstellungen hat. Die dargestellten Auswirkungen auf die Bilanz wurden ebenfalls bestätigt.

Im Jahr 2008 wurde eine Dienstvereinbarung über die Einführung von Langzeitarbeitskonten abgeschlossen. Ziel war es dabei, im Rahmen einer flexiblen Nutzung der Arbeitszeiten über die jeweilige Regelarbeitszeit hinaus unter Beachtung der gesetzlichen und tariflichen Schutzbestimmungen eingebrachte Arbeitszeiten langfristig anzusammeln und zu späterer Zeit damit zusammenhängende Ausgleichszeiträume abzudecken.

Regelungen, die eine Übertragung von Mehrarbeitsstunden in Folgejahre unterbinden, würden der bestehenden Dienstvereinbarung entgegenstehen.

Zu den Einsparungsmöglichkeiten bei den Gebäudekosten wurden durch das Gebäudemanagement folgende Beträge  für Strom-, Wärme-, Wasser- und Abwasserkosten beispielhaft ermittelt:

Verwaltungsgebäude Lagerhausstraße 851 € / Tag

Verwaltungsgebäude Mozartstraße 523 € / Tag

Verwaltungsgebäude Adalbertsteinweg 190 € / Tag

Übertragen auf alle Verwaltungsgebäude und unter Einbezug der ggf. einzusparenden Reinigungskosten würden sich Ersparnisse bei den Gebäudekosten insgesamt in einer Höhe von ca. 5.000 € / Tag ergeben. Diese Einsparungen beziehen sich allein auf Wintertage. Die Einsparungen zu wärmeren Jahreszeiten wären geringer.

Bezüglich der Reinigungskosten bestehen Verträge mit den Reinigungsunternehmen, die eine bestimmte Zahl von Reinigungstagen im Jahr vorsehen. Diese Verträge müssten bei der Anordnung von Betriebsferien jährlich, abhängig von der Zahl der Arbeitstage zwischen Weihnachten und Neujahr, neu verhandelt werden.

In den einzelnen Gebäuden würden die Einsparungen gegen „Null“ gehen, sofern in diesen Gebäuden Notdienste angeboten werden müssten. Notdienste wären voraussichtlich erforderlich im Bereich der Daseinsvorsorge, des Standesamtes, des Bürgerservices, des Ordnungsdienstes sowie der Gefahrenabwehr.

Neben den bilanziellen Auswirkungen ist bei der Entscheidung über die Anordnung von Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr zu berücksichtigen, dass viele Bürger diese für sie arbeitsfreie Zeit dazu nutzen, Angelegenheiten bei der Stadtverwaltung zu erledigen. Da bei der Anordnung von Betriebsferien lediglich Notdienste angeboten würden, wäre der Service für die Bürger eingeschränkt.

Aus Sicht der MitarbeiterInnen hätten Betriebsferien zur Folge, dass bisher mitunter schwierige Absprachen darüber, wer an diesen Tagen frei nehmen kann, entfallen würden. Andererseits würden die MitarbeiterInnen, die an diesen Tagen arbeiten möchten, gezwungen, frei zu nehmen.

Insgesamt bleibt festzuhalten, dass die Auswirkungen der Anordnung von Betriebsferien auf die Rückstellungen nicht vorhersehbar sind und nur eine einmalige Verbesserung der Bilanz zur Folge hätten.

Alle Maßnahmen im Zusammenhang mit der Anordnung von Betriebsferien oder anderer Regelungen zur Arbeitszeit bedürfen der Zustimmung des Personalrates.

Eine Entscheidung über die Anordnung von Betriebsferien müsste am Anfang eines Jahres getroffen werden, damit für die MitarbeiterInnen und den Arbeitgeber eine vorausschauende Planung möglich ist.

Finanzielle Auswirkungen:

zurzeit nicht zu beziffern